E Rechnung Software

E-Rechnungen erstellen und versenden: Technische Anforderungen im Überblick

Um eine gesetzeskonforme E Rechnung zu erstellen, ist der Einsatz geeigneter Software unerlässlich. Denn nur spezialisierte Programme oder integrierte Lösungen in ERP Systemen ermöglichen die Ausgabe strukturierter Rechnungsdaten, die den rechtlichen und formalen Vorgaben entsprechen. Eine manuelle Erstellung ist in der Praxis weder realistisch noch zulässig – zu komplex sind die Anforderungen an Format, Datenstruktur und Übertragungswege.

Moderne E Rechnungssoftware führt den Nutzer durch den gesamten Prozess – von der Eingabe der Rechnungsinhalte bis zur Validierung und Übergabe an das Empfangssystem des Kunden. Die Programme sorgen automatisch dafür, dass alle Pflichtfelder gemäß EN 16931 korrekt befüllt sind, und exportieren die Daten im passenden Format – in der Regel als XML Datei.

Zudem unterstützen viele Anwendungen auch die sichere Übertragung der fertigen Rechnung, zum Beispiel über zertifizierte Netzwerke oder direkte Schnittstellen zu Kundenportalen.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Nicht jede digital versandte Rechnung erfüllt automatisch die Anforderungen an eine E-Rechnung. Der Begriff „elektronische Rechnung“ ist klar geregelt – und die Unterscheidung zu klassischen Formaten wie der PDF-Rechnung ist wesentlich für die rechtssichere Rechnungsstellung im B2B Bereich.

Eine E-Rechnung im Sinne der aktuellen Gesetzgebung ist ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format muss den Vorgaben der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Nur dann lässt sich die Rechnung elektronisch empfangen, automatisch verarbeiten und in bestehende Systeme integrieren – ganz ohne Medienbruch.

In Deutschland sind vor allem zwei Standards für E-Rechnungsformate anerkannt:

• XRechnung: Der offizielle Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
• ZUGFeRD-Format: Kombiniert eine visuell lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten und eignet sich besonders für den hybriden Rechnungsversand.

Beide Formate erfüllen die Anforderungen der Norm EN 16931 und ermöglichen eine digitale, medienbruchfreie Verarbeitung mit einem E-Rechnungsprogramm. Unternehmen, die auf der Suche nach einem passenden System für E-Rechnungen sind, sollten daher darauf achten, dass ihre Lösung diese Formate unterstützt und nicht nur optisch ansprechende PDFs erzeugt.

Die wichtigsten Merkmale einer E-Rechnung sind:

• Sie wird in einem maschinenlesbaren XML-Format erzeugt, nicht als bloße Bild- oder Textdatei.
• Sie enthält alle Pflichtangaben einer klassischen Rechnung – aber in strukturierter Form.
• Sie kann automatisiert eingelesen und weiterverarbeitet werden (z. B. in einer Buchhaltungssoftware oder einem ERP System).

Demgegenüber ist eine einfache PDF-Datei zwar digital, aber nicht strukturiert, und erlaubt keine automatisierte Verwendung der enthaltenen Rechnungsdaten.

Integration in bestehende Prozesse

Ein entscheidender Faktor ist die Verbindung zu bestehenden Systemen im Unternehmen. Eine E Rechnungs-funktion kann beispielsweise als Add-on in bestehende Softwarelösungen integriert sein oder Teil einer vollumfänglichen Buchhaltungssoftware. Wichtig ist, dass sich die Lösung nahtlos in den täglichen Arbeitsablauf einfügt – etwa durch automatische Übergabe der Daten an die Buchhaltung, das Controlling oder die Archivierung.

Auch die Möglichkeit, E Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten zu können, ist essenziell. Nur wenn beide Seiten – Sender und Empfänger – technisch gut aufgestellt sind, können die Vorteile digitaler Rechnungsprozesse vollständig ausgeschöpft werden.

Die Einführung einer passenden Software ist somit der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung der E Rechnungs-pflicht. Unternehmen, die sich frühzeitig mit den technischen Abläufen und der Auswahl geeigneter Programme befassen, schaffen die Basis für zuverlässige, effiziente und zukunftssichere Abläufe in der Rechnungsstellung.

E-Rechnungssoftware: Welche Anforderungen sollte sie erfüllen?

Die Auswahl einer passenden E Rechnungssoftware entscheidet darüber, ob digitale Rechnungsprozesse effizient, sicher und gesetzeskonform ablaufen. Da Unternehmen unterschiedliche Voraussetzungen und Systemlandschaften mitbringen, sollte die gewählte Lösung mehr können, als nur Rechnungen im XML Format ausgeben.

Eine leistungsfähige Software deckt nicht nur den rechtlichen Rahmen ab, sondern lässt sich auch flexibel in bestehende Abläufe integrieren – mit möglichst geringem Schulungsaufwand und hohem Automatisierungsgrad.

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Anforderungen, auf die Sie bei der Auswahl achten sollten:

1. Kompatibilität mit gesetzlichen Vorgaben

Eine E Rechnungssoftware muss die Anforderungen der Norm EN 16931 zuverlässig umsetzen. Ebenso wichtig ist die Unterstützung nationaler Standards wie XRechnung, die in Deutschland für viele Geschäftsprozesse verbindlich ist. Unternehmen sollten außerdem prüfen, ob die Lösung so flexibel ist, dass sie auch zukünftige Änderungen – etwa durch neue Vorschriften im B2B Bereich – problemlos abbilden kann.

2. Formatvielfalt & Standardkonformität

Die Software sollte nicht nur ein Format unterstützen, sondern idealerweise mehrere. Dazu gehört das ZUGFeRD-Format, das strukturierte Daten und visuelle Darstellung kombiniert, ebenso wie die reine XRechnung. Auch die Möglichkeit, eine PDF-Datei mit eingebettetem XML Code zu exportieren, kann je nach Anwendungsfall sinnvoll sein – etwa für hybride Rechnungsprozesse oder Archivierungszwecke.

3. Benutzerfreundlichkeit

Gerade im täglichen Einsatz ist eine intuitive Bedienoberfläche ein zentraler Erfolgsfaktor. Die Software sollte eine klare Struktur bieten, die Nutzer ohne umfangreiche Schulung schnell verstehen. Je weniger Schulungsaufwand notwendig ist, desto schneller kann das System produktiv eingesetzt werden – und desto geringer ist die Belastung für Ihre Mitarbeitenden.

4. Schnittstellen & Integration

E Rechnungen entstehen nicht isoliert, sondern im Zusammenspiel mit bestehenden Systemen. Daher ist die Anbindung an ERP Systeme oder vorhandene Buchhaltungssoftware essenziell. Eine gute Lösung erlaubt den Import und Export von Rechnungsdaten über standardisierte Schnittstellen – idealerweise bidirektional und automatisiert. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.

5. Skalierbarkeit & Flexibilität

Ob Freiberufler, wachsendes Unternehmen oder etablierter Mittelständler: Die Software sollte sich an unterschiedliche Organisationsgrößen anpassen lassen. Sinnvoll ist ein modularer Aufbau mit Add-ons und Erweiterungen, die je nach Bedarf ergänzt werden können. So wächst die Lösung mit den Anforderungen – ohne dass ein kompletter Systemwechsel notwendig wird.

6. Datensicherheit & rechtssichere Archivierung

Die Verarbeitung von Rechnungsdaten unterliegt strengen Datenschutzvorgaben. Daher muss die Software eine DSGVO-konforme Verarbeitung gewährleisten, inklusive Zugriffsschutz und Benutzerrollen. Ebenso wichtig ist die sichere Archivierung – idealerweise revisionssicher und manipulationsgeschützt. Auch Verschlüsselungstechnologien für die Übertragung sensibler Daten sollten zum Standard gehören.

7. Preis-Leistungs-Verhältnis

Die Kosten einer E Rechnungssoftware sind wichtig – aber sie sollten im Verhältnis zum gebotenen Funktionsumfang und zur langfristigen Nutzung stehen. Entscheidend ist nicht nur der Einstiegspreis, sondern auch die Kosten für Wartung, Updates und Support. Wer hier nur auf kurzfristige Einsparungen achtet, riskiert Einschränkungen bei Sicherheit, Effizienz oder Anpassungsfähigkeit.

8. Support, Updates & Zukunftssicherheit

Technologie entwickelt sich weiter – und gesetzliche Anforderungen tun das ebenso. Eine zuverlässige Softwarelösung sollte regelmäßig gepflegt und weiterentwickelt werden. Fragen Sie nach dem Update-Rhythmus, nach dem Umfang der Wartung und danach, wie gesetzliche Änderungen berücksichtigt werden. Auch die Erreichbarkeit des Supports und transparente Kommunikationswege sind zentrale Qualitätsmerkmale eines Anbieters.

Die Wahl der richtigen E Rechnungssoftware erfordert einen klaren Blick auf Funktionen, Zukunftssicherheit und Integrationsfähigkeit. Wer diese Kriterien systematisch prüft, schafft die Grundlage für digitale Rechnungsprozesse, die nicht nur gesetzeskonform, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll sind.

Cloud- oder Desktop-Lösung? Ein kurzer Vergleich

Bei der Wahl einer geeigneten E Rechnungssoftware stellt sich oft die Frage: Cloud oder Desktop? Beide Varianten bieten spezifische Vorteile – je nach Unternehmensgröße, IT-Infrastruktur und Sicherheitsanforderungen. Ein genauer Blick auf die Unterschiede hilft bei der Entscheidung für die passende Lösung.

Cloud-Lösungen: Flexibel und ortsunabhängig

Cloudbasierte Programme werden über den Browser aufgerufen und benötigen keine lokale Installation. Die Software läuft auf Servern des Anbieters, Updates erfolgen automatisch, und auch der Support ist meist direkt integriert. Besonders für Unternehmen mit dezentralen Teams oder mobilen Arbeitsmodellen bietet die Cloud klare Vorteile:

• Zugriff von überall – ideal für Homeoffice oder mehrere Standorte
• Automatische Updates und Wartung – immer auf dem aktuellen Stand
• Skalierbarkeit – flexibel anpassbar an neue Anforderungen oder Nutzerzahlen
• Keine eigene Server-Infrastruktur notwendig

Ein möglicher Nachteil kann der höhere Anspruch an die Datensicherheit sein. Unternehmen sollten prüfen, ob die Lösung DSGVO-konform ist, welche Rechenzentren genutzt werden und wie der Anbieter mit sensiblen Informationen umgeht.

Desktop-Lösungen: Lokal installiert, unabhängig vom Internet

Desktop-Programme werden direkt auf den Rechnern im Unternehmen installiert. Sie eignen sich besonders für Unternehmen, die sensible Rechnungsdaten nicht über externe Server verarbeiten möchten oder aus Compliance-Gründen auf lokale Speicherung setzen:

• Hohe Kontrolle über Daten und Zugriffsrechte
• Unabhängigkeit von Internetverbindung oder externen Diensten
• Oft leistungsstark bei komplexen Anforderungen oder großen Datenmengen

Allerdings ist der Wartungsaufwand höher: Updates müssen manuell installiert werden, und die IT-Abteilung ist für Betrieb und Datensicherung zuständig. Auch die Integration in andere Systeme kann aufwendiger sein, wenn keine offenen Schnittstellen vorhanden sind.

Was passt zu welchem Unternehmen?

Die Wahl zwischen Cloud- und Desktop-Lösung hängt stark von den individuellen Rahmenbedingungen ab. Es gibt keine pauschale Empfehlung, denn jede Unternehmensstruktur bringt eigene Anforderungen mit – sei es in Bezug auf IT-Ressourcen, Datenschutz, Mobilität oder Skalierbarkeit. Deshalb lohnt es sich, nicht nur kurzfristige Kriterien wie Anschaffungskosten zu betrachten, sondern auch langfristige Aspekte wie Wartungsaufwand, Flexibilität und Integrationsfähigkeit.

Ein durchdachter Abgleich mit den eigenen Prozessen schafft die Basis für eine Entscheidung, die nicht nur technisch passt, sondern auch zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens.

Allgemein gilt:

• Cloudlösungen eignen sich besonders für kleine bis mittelständische Unternehmen mit dynamischen Prozessen, geringer eigener IT-Infrastruktur oder dem Wunsch nach flexibler Skalierbarkeit.
• Desktop-Lösungen sind oft die erste Wahl für Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen, interner IT-Kompetenz oder komplexer Systemlandschaft.

Ob Cloud oder Desktop – entscheidend ist, dass die Lösung zu den technischen, organisatorischen und strategischen Rahmenbedingungen des Unternehmens passt. Ein sorgfältiger Vergleich der Möglichkeiten hilft dabei, nicht nur aktuelle, sondern auch zukünftige Anforderungen abzudecken.