Die eRechnung wird Pflicht

Diese Umstellung betrifft insbesondere mittelständische Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse rechtzeitig an die neuen gesetzlichen Anforderungen anpassen müssen. Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick darüber, was die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bedeutet, wann sie in Kraft tritt, welche Vorteile sie bietet und wie Unternehmen sich am besten darauf vorbereiten können.

Was ist die eRechnung Pflicht?

Eine eRechnung 2025 ist nicht einfach eine per E-Mail versendete PDF-Datei. Sie ist vielmehr eine in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format übermittelte Rechnung, die direkt von ERP-Systemen oder Buchhaltungssoftware verarbeitet werden kann. Das bedeutet, dass die Rechnungsdaten so aufbereitet sind, dass sie automatisch eingelesen und ohne manuelle Eingriffe weiterverarbeitet werden können. Diese Form der Rechnungsstellung ermöglicht eine effiziente und fehlerfreie Abwicklung.

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die seit 2020 in Deutschland für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) gilt. Ab 2025 wird die eRechnung Pflicht auf den B2B-Bereich ausgeweitet, sodass Unternehmen auch untereinander elektronische Rechnungen versenden müssen.

Warum wird die elektronische
Rechnung eingeführt?

Die Einführung der eRechnung Pflicht ist Teil eines umfassenderen Prozesses zur Digitalisierung von Geschäftsabläufen in Europa. Ziele sind unter anderem:

• Reduktion von Papieraufwand: Elektronische Rechnungen ersetzen die bisher gängigen Papier- und PDF-Rechnungen. Das spart Ressourcen und reduziert den ökologischen Fußabdruck.
• Effizienzsteigerung: Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen ist wesentlich schneller und fehlerfreier, da weniger manuelle Schritte erforderlich sind.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Durch standardisierte elektronische Formate können alle Daten einer Rechnung eindeutig zugeordnet und automatisiert geprüft werden.
• Rechtssicherheit: Die elektronische Rechnungsstellung entspricht den Anforderungen der Steuergesetzgebung und stellt sicher, dass alle notwendigen Daten korrekt übermittelt werden.

Wie beeinflusst die eRechnung Pflicht Unternehmen in ihrer Arbeitsweise?

Für viele mittelständische Unternehmen wird die Umstellung auf die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung eine bedeutende Veränderung darstellen. Insbesondere jene Unternehmen, die bisher wenig in digitale Prozesse investiert haben, stehen vor der Herausforderung, ihre bisherigen Abläufe umzustellen. Dennoch bietet die elektronische Rechnung zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben hinausgehen.

Die eRechnung Pflicht bringt nicht nur eine Digitalisierung der Rechnungsstellung mit sich, sondern hat auch Auswirkungen auf die gesamte Finanzbuchhaltung. Ab 2025 wird es für Unternehmen, die noch auf herkömmliche Papierrechnungen setzen, unumgänglich sein, ihre Prozesse zu modernisieren. Finanzbuchhalter spielen dabei eine zentrale Rolle, da sie die neuen Systeme implementieren und die gesetzlichen Anforderungen in den Unternehmensalltag integrieren müssen.

Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es zur elektronischen Rechnung?

Die elektronische Rechnung Pflicht basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die in Deutschland durch das eRechnungsgesetz umgesetzt wurde. Die Pflicht elektronische Rechnung sorgt dafür, dass Unternehmen Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format erstellen und versenden müssen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Seit 2020 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in diesem strukturierten elektronischen Format versendet werden. Das bedeutet, dass einfache PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen nicht mehr ausreichen. Stattdessen müssen die Rechnungen in einem Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden, das von den Empfängersystemen maschinell weiterverarbeitet werden kann.

Ab 2025 wird die eRechnung Pflicht auf den B2B-Bereich ausgedehnt. Dies bedeutet, dass die elektronische Rechnungsstellung Pflicht wird und Unternehmen Rechnungen nun auch untereinander elektronisch austauschen müssen (Elektronischer Rechnungsversand Pflicht). Dabei ist es wichtig, dass die Rechnungen den Anforderungen der Richtlinie entsprechen, um steuerrechtlich gültig zu sein.

Vorteile der verpflichtenden eRechnung

Die Einführung der eRechnung 2025 bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, die über die reine Gesetzeskonformität hinausgehen:

• Effizienzgewinne durch Automatisierung
  Der manuelle Aufwand bei der Rechnungsstellung und -verarbeitung wird durch die eRechnung Pflicht erheblich reduziert. Rechnungen werden direkt aus ERP-Systemen oder Buchhaltungssoftware erstellt und automatisch an den Empfänger übermittelt. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen.
• Fehlerreduktion durch Standardisierung
  Fehler, die bei der manuellen Eingabe von Rechnungsdaten entstehen können, werden durch die elektronische Rechnungsstellung nahezu ausgeschlossen. Standardisierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD gewährleisten eine fehlerfreie Verarbeitung.
• Beschleunigte Bearbeitung
  Elektronische Rechnungen können sofort in den Buchhaltungssystemen des Empfängers erfasst und weiterverarbeitet werden. Dies führt zu kürzeren Bearbeitungszeiten und einer schnelleren Genehmigung und Zahlung der Rechnungen.
• Einhaltung von Compliance und steuerlichen Vorgaben
  Unternehmen, die die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung erfüllen, stellen sicher, dass alle steuerlichen und rechtlichen Anforderungen korrekt umgesetzt werden. Dies minimiert das Risiko von Fehlern oder Beanstandungen durch die Finanzbehörden.
• Umweltfreundlichere Rechnungsstellung
  Die eRechnung Pflicht forciert, dass Unternehmen durch den Verzicht auf Papier und den damit verbundenen Druck und Versand einen Beitrag zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks leisten. Elektronische Rechnungen sparen Ressourcen und sind ein wichtiger Schritt hin zu nachhaltigerem Wirtschaften.

Wenn elektronischer Rechnungsversand Pflicht wird in 2025 – Was müssen Sie tun?

Der folgende Abschnitt geht intensiver auf die Rollen des Rechnungsausstellers und Rechnungsempfängers bei der Umsetzung der eRechnung Pflicht in Unternehmen ein.

Neben den allgemeinen Vorteilen der elektronischen Rechnung gibt es spezifische Anforderungen und Vorteile, die sowohl den Rechnungsaussteller als auch den Rechnungsempfänger betreffen. Beide Parteien tragen Verantwortung im eRechnungsprozess und sollten sich auf die Umstellung gut vorbereiten.

Aufgaben des Rechnungsausstellers:

• Formatanforderungen
  Die Elektronische Rechnungsstellung Pflicht verpflichtet Rechnungsaussteller dazu, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) zu erstellen, das vom Rechnungsempfänger maschinell verarbeitet werden kann. Eine einfache PDF-Rechnung reicht nicht aus, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
• Rechnungsübermittlung
  Die elektronische Rechnung muss über elektronische Kanäle wie E-Mail oder ein EDI-System (Electronic Data Interchange) übermittelt werden. Dabei ist der Rechnungsaussteller verantwortlich dafür, dass die Rechnung korrekt zugestellt wird und den rechtlichen Anforderungen entspricht.
• Rechtliche Vorgaben
  Es ist wichtig, dass alle rechtlich geforderten Angaben auf der Rechnung enthalten sind, z. B. die Steuernummer, das Ausstellungsdatum und die Rechnungsnummer. Fehlerhafte Rechnungen könnten zurückgewiesen oder nicht akzeptiert werden.

Aufgaben des Rechnungsempfängers:

• Softwarekompabilität
  Der Rechnungsempfänger muss sicherstellen, dass seine Buchhaltungssoftware in der Lage ist, elektronische Rechnungen im geforderten Format zu empfangen und zu verarbeiten. Regelmäßige Systemtests und Updates sind notwendig, um eine reibungslose Verarbeitung zu gewährleisten.
• Automatisierte Verarbeitung
  Dank der eRechnung können Rechnungsempfänger ihre Prozesse weitgehend automatisieren. Eingehende Rechnungen werden direkt ins System importiert, geprüft und für die Zahlung freigegeben. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch das Risiko von Fehlern.
• Archivierung
  In Deutschland müssen Rechnungen aktuell (Stand 2024) mindestens 10 Jahre lang digital und revisionssicher archiviert werden. Rechnungsempfänger sind verantwortlich dafür, dass sie ihre GoBD-konformen Archivierungspflichten einhalten, um bei Steuerprüfungen gewappnet zu sein.
• Vermeidung von doppelten Zahlungen
  Durch die elektronische Verarbeitung kann es vorkommen, dass Rechnungen mehrfach übermittelt werden (z. B. per E-Mail und über eine Plattform). Daher sollten klare Prozesse etabliert werden, um doppelte Zahlungen zu vermeiden.

Herausforderungen der Umstellung auf die elektronische Rechnung

Obwohl die Vorteile der eRechnung 2025 überwiegen, gibt es auch einige Herausforderungen, denen sich Unternehmen durch die eRechnung Pflicht stellen müssen:

• Technologische Umstellung
  Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Systeme mit den Anforderungen der elektronischen Rechnung kompatibel sind. Dies kann Investitionen in neue Softwarelösungen oder die Anpassung bestehender Systeme erfordern.
• Schulung der Mitarbeiter
  Da die Umstellung auf elektronische Rechnungen für viele Buchhalter eine Neuerung darstellt, ist es wichtig, entsprechende Schulungen anzubieten.
• Initiale Investitionen
  Die Einführung der elektronischen Rechnung Pflicht bringt anfangs Kosten mit sich, z. B. für Software, IT-Anpassungen und Mitarbeiterschulungen. Langfristig überwiegen jedoch die Einsparungen durch effizientere Abläufe.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So bereiten Sie sich auf die eRechnung Pflicht vor

Wenn die elektronische Rechnung Pflicht wird, sollten mittelständische Unternehmen bereits gut vorbereitet sein. Damit die Umstellung auf die elektronischen Rechnung reibungslos verläuft, sollte Ihr Unternehmen die folgenden Schritte befolgen:

1. Analyse der aktuellen Prozesse
   Mit der Einführung der eRechnung Pflicht sollten Unternehmen genau analysieren, ob ihre bestehenden Prozesse den neuen gesetzlichen Vorgaben entsprechen und wo Anpassungsbedarf besteht. Prüfen Sie, wie Rechnungen derzeit erstellt und verarbeitet werden. Wo gibt es Potenzial für Optimierungen? Welche Systeme und Tools nutzen Sie aktuell?
2. Auswahl geeigneter Software
   Wählen Sie eine passende Softwarelösung, die die Anforderungen der eRechnung Pflicht unterstützt. Lösungen wie eGECKO bieten umfassende Funktionen zur elektronischen Rechnungsstellung und -verarbeitung.
3. Schulung der Mitarbeiter
   Die eRechnung Pflicht führt in vielen Unternehmen zu Neuerungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die neuen Prozesse und Systeme verstehen. Investieren Sie in Schulungen, um den Umgang mit der elektronischen Rechnung und den gesetzlichen Anforderungen zu vermitteln.
4. Sicherstellung der Rechtlichen Compliance
   Vergewissern Sie sich, dass alle Prozesse den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dies betrifft insbesondere die korrekte Strukturierung und Übermittlung der Rechnungsdaten.
5. Durchführung einer Testphase
   Führen Sie eine Testphase durch, bevor Sie vollständig auf die elektronische Rechnung umstellen. So können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.

Fazit: Gehen Sie die Umstellung frühzeitig an!

Die eRechnung Pflicht markiert einen bedeutenden Schritt in der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung. Mittelständische Unternehmen profitieren langfristig von Effizienzgewinnen, reduzierten Fehlerquoten und einer verbesserten Liquidität. Dennoch erfordert die Umstellung Investitionen in Technologie und Schulungen, um sicherzustellen, dass die neuen Anforderungen reibungslos umgesetzt werden. Unternehmen sollten die Umstellung nicht hinauszögern, sondern frühzeitig Maßnahmen ergreifen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und gesetzliche Strafen zu vermeiden.

Sofort anfangen!
Sie möchten Ihr Unternehmen auf die elektronische Rechnung vorbereiten? Weitere Informationen zur eRechnung Pflicht finden Sie auf den Seiten des Bundesministeriums des Innern und für Heimat unter folgendem Link: Was ist eine E-Rechnung? oder in unserem Lexikon unter: Die E-Rechnung