E-Rechnung

Mit der E-Rechnungspflicht für öffentliche Auftraggeber ist ein erster Schritt in Richtung eines einheitlichen elektronischen Rechnungsstandards getan worden. 2025 soll die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich folgen, wofür der Bund das Umsatzsteuergesetz geändert hat. Damit wird die Beschäftigung mit E-Invoicing für viele unausweichlich. Dabei stellt sich zunächst einmal die Frage, was eine E-Rechnung überhaupt ist. Reicht es, eine Papierrechnung zu digitalisieren, um eine E-Rechnung zu erhalten? Solche und weitere Fragen sollen in diesem Artikel behandelt werden. Da die E-Rechnung bereits auf eine längere Entwicklungsphase zurückblickt, sollen ihre Hintergründe und technischen Aspekte schrittweise erläutert werden. Genauer stehen folgende Punkte auf der Agenda:

• Zunächst ist zu klären, was eine E-Rechnung ist und woher das Konzept stammt.

• Der Standard XRechnung und später das Format ZUGFeRD werden vorgestellt.

• Außerdem sind Papier-, PDF- und E‑Rechnung miteinander zu vergleichen. Die Unterschiede werden herausgestellt und die Vorteile der E-Rechnung beleuchtet.

• Abschließend wird die Einführung der E-Rechnungspflicht 2025 im B2B-Bereich einer gründlichen Betrachtung unterzogen.

Was ist eine E-Rechnung?

Wenn die automatisierte Verarbeitung zu den Vorteilen der E-Rechnung gehören soll, dann müssen dafür einheitliche Richtlinien geschaffen werden. Für öffentliche Auftraggeber ist eine E-Rechnungspflicht eingeführt worden, die in der E-Rechnungsverordnung oder kurz E-Rech-V geregelt wird. So sind ab November 2020 alle Rechnungssteller verpflichtet, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zu übermitteln. Davon ausgenommen sind u.a. Direktaufträge, wenn sie einen Auftragswert von 1.000 € netto nicht überschreiten.

Was unter einer E-Rechnung zu verstehen ist, erklärt die E-Rech-V. Werfen wir dazu einen kurzen Blick in § 2: Zur Rechnung erfahren wir allgemein, dass unter sie alle Dokumente fallen, mit denen Leistungen abgerechnet werden. Gemeint sind alle möglichen Varianten und so auch die klassische Papierrechnung. Dagegen werden an die elektronische Rechnung weitere Anforderungen gestellt. Sie soll in einem „strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“ sein. Eine entsprechend erstellte und versendete Rechnung, die ausgedruckt worden ist, kann somit nicht in ihrer vorliegenden Papierform als E-Rechnung bezeichnet werden, und zwar ungeachtet ihrer Grundlage. Ebenfalls keine E-Rechnung ist ein empfangener Papierausdruck, der digitalisiert worden ist. Schließlich fand keine elektronische Übermittlung statt. Im zweiten Absatz des erwähnten Paragraphen finden sich außerdem weitere Vorgaben zum Format. So muss ein Dokument eine „automatische und elektronische Verarbeitung“ ermöglichen, wenn es eine E-Rechnung sein soll.

Ein strukturiertes elektronisches Format soll dafür sorgen, dass Rechnungsdaten in einer festgelegten, maschinenlesbaren Struktur vorliegen, die es IT-Systemen erlaubt, die Daten ohne manuelle Eingaben zu verarbeiten. Das bedeutet, dass die Informationen einer Rechnung wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Steuerinformationen in einem Format vorliegen, das speziell dafür entwickelt wurde, von Softwarelösungen gelesen und verarbeitet zu werden.

Wie eine E-Rechnung zu erstellen ist, behandelt die europäische Norm EN-16931. Sie enthält das Datenmodell und die Mindestanforderungen für ihre Struktur.

Die europäische Norm für die E-Rechnung: EN-16931

Mit der erwähnten E‑Rechnungsverordnung und dem E-Rechnungsgesetz kommt der Bund seiner Pflicht nach, die EU-Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht umzusetzen. Am 16. April 2014 veröffentlicht, enthält sie wesentliche Vorgaben, wie die E-Rechnung umzusetzen ist.

Zur Richtlinie ließ die Europäische Kommission die europäische Norm EN-16931 erarbeiten. Enthalten sind darin Vorgaben für die Erstellung von E-Rechnungen, die für öffentliche Auftraggeber verpflichtend sind. Die Norm soll dafür sorgen, dass elektronische Rechnungen innerhalb der Europäischen Union nach einem einheitlichen Standard erstellt, übermittelt und verarbeitet werden können.

Die Hauptbestandteile einer E-Rechnung sind in einem semantischen Datenmodell festgelegt worden, das für sich genommen syntaxneutral ist. Bekanntlich befasst sich die Semantik mit der Bedeutung von Zeichen. Das semantische Datenmodell behandelt die Bedeutung der inhaltlichen Bestandteile einer E-Rechnung, also wie bestimmte Datenfelder interpretiert werden sollen. Welche Informationen eine E-Rechnung enthalten muss, ist im Modell ebenfalls festgehalten. Es geht um Einträge wie die Auftragsreferenz, Lieferungsdetails, Anweisungen zur Ausführung der Zahlung sowie die Umsatzsteueraufschlüsselung. Als gemeinsame Grundlage soll das semantische Datenmodell sicherstellen, dass sie immer einheitlich verstanden werden. Diese Einträge und weitere - Business Terms - gehören zu den Kernelementen, die immer enthalten sein müssen. Das sieht jedenfalls die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung vor.

Eine weitere Vorgabe besteht darin, XML als Datenformat zu verwenden für den elektronischen Rechnungsaustausch, da es eine automatisierte Verarbeitung erlaubt. Darüber hinaus sind passend zum semantischen Modell Syntaxen benannt worden, die öffentliche Auftraggeber empfangen und verarbeiten können müssen. Bei einer E-Rechnung ist die Syntax auf ihre Struktur gerichtet, also wie die im Modell vorgegebenen Daten innerhalb des Dokuments organisiert und angeordnet werden müssen. Als zulässig für E-Rechnungen werden die Syntaxen UN/CEFACT CII und UBL in der Version 2.1 ausgewiesen. Sie gewährleisten, dass elektronische Rechnungen einheitlich strukturiert und maschinenlesbar sind.

Hintergrund: Die EU-Richtlinie 2014/55/EU greift die zunehmenden Bemühungen der EU-Mitgliedsstaaten auf, die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen zu etablieren. So führten sie zu einem Anstieg der Komplexität und Kosten speziell bei grenzüberschreitendem Rechnungsverkehr, da unterschiedliche Normen entwickelt und verwendet wurden.

Die Syntaxen UN/CEFACT CII und UBL

Zwar fällt hier UBL nur im Kontext der E-Rechnung, jedoch kann sie eine Vielzahl von Geschäftsdokumenten abbilden. Die Universal Business Language ist von OASIS, einem globalen Konsortium, entwickelt worden. Sie verwendet die Sprache XML, um die Struktur einer breiten Palette von Geschäftsdokumenten zu definieren, die entlang der gesamten Lieferkette verwendet werden und stellt eine Sammlung von standardisierten Dokumentvorlagen bereit.

Ebenfalls auf XML beruht UN/CEFACT CII. Dahinter steht eine Organisation der Vereinten Nationen, die Standards und Empfehlungen entwickelt und so auch die branchenübergreifende Rechnung - Cross Industry Invoice (CII). Damit stellt sie eine umfassende Rechnungsvorlage bereit, die verschiedene Sektoren und Warentypen abdeckt. Durch ein standardisiertes Modell mit allen möglichen Informationen wird eine flexible Struktur für unterschiedliche Rechnungsanforderungen bereitgestellt.

Diese beiden Syntaxen unterscheiden sich voneinander, auch wenn beide auf XML basieren. Dennoch besteht keine Gefahr, dass die Inhalte der E-Rechnung, so wie sie nach der europäische Norm EN-16931 aufgefasst wird, unterschiedlich interpretiert werden. Schließlich soll für ihre Umsetzung ein einheitliches semantisches Datenmodell zugrunde gelegt werden. Die Syntaxen besorgen den Aufbau des Dokuments, während das semantische Modell die Inhalte einheitlich festlegt.

Deutsche Umsetzung der Norm EN-16931: die XRechnung

Die europäische Norm EN-16931 gibt zwar einen einheitlichen Rahmen für die Ausgestaltung der E-Rechnung vor, bietet aber auch nationale Spielräume für die rechtliche und technische Umsetzung. Sie besteht aus einem Pflichtteil, der für eine einheitliche Grundlage sorgt, erlaubt jedoch auch Anpassungen des semantischen Datenmodells an nationale Erfordernisse. So kann jedes Mitgliedsland der EU eine Core Invoice Usage Specification - kurz CIUS - erarbeiten. Wenn wir zurück auf Deutschland blicken, liegt uns mit dem Standard XRechnung nichts anderes als eine solche „Kernrechnungs|anwendungs|spezifikation“ vor. Neben der Umwandlung optionaler Felder in verpflichtende, können neue Geschäftsregeln - Business Rules - zu bereits erfassten Informationselementen einbezogen werden.

Durch den Standard XRechnung wird die EU-Norm um spezifische nationale Geschäftsregeln ergänzt. Er erlaubt öffentlichen Auftraggebern notwendige Angaben zu fordern, die laut EU-Norm optional sind und somit eine automatisierte Bearbeitung der Rechnung. Verdeutlichen lässt sich das am Beispiel der Käuferreferenz, deren Angabe der Norm zufolge nicht verpflichtend ist. Dagegen ist sie gemäß deutschem Recht eine Pflichtangabe. In einer XRechnung ist die Käuferreferenz immer mit der sogenannten Leitweg-ID anzugeben, und zwar im Feld „BT-10“.

Geht es um branchenspezifische Anforderungen, so kann die CIUS an ihre Grenzen stoßen. Für Abhilfe sollen Erweiterungen - Extensions - sorgen, die zusätzliche Spezifizierungen zum semantischen Datenmodell bereitstellen sollen. Mit ihnen können etwa neue Informationselemente hinzugefügt und die Bedeutung von Feldern erweitert werden. In Deutschland ist die „Extension XRechnung“ vorgelegt worden. Mit ihren Erweiterungen ist sie für das Baugewerbe von besonderer Relevanz. Die Extension XRechnung soll nur dann zum Einsatz kommen, wenn die XRechnung nicht alle erforderlichen Angaben erfassen kann.

Indem die XRechnung ein Datensatz im XML-Format ist, erfüllt sie eine Bedingung der Norm EN-16931. Außerdem ist die XRechnung in den Syntaxen UBL und UN/CEFACT CII darstellbar. Beide müssen öffentliche Auftraggeber empfangen und verarbeiten können, während sich Rechnungsstellende nur an eine der beiden halten müssen. Im Unterschied zur CIUS muss eine Extension in mindestens einer der beiden Syntaxen abbildbar sein. Indem die Extension XRechnung in UBL vollständig umgesetzt werden kann, erfüllt sie diese Anforderung, auch wenn sie CII noch nicht unterstützt.

Gut zu wissen: Von der Koordinierungsstelle für IT-Standards - kurz KoSIT - erarbeitet, wird die XRechnung von ihr aktualisiert und weiterentwickelt.

Klartext: Papier-, PDF- und E‑Rechnung im Vergleich

Zunächst besteht zwischen Papier- und PDF-Rechnung ein augenscheinlicher Unterschied, denn letztere liegt in einem elektronischen Format vor. Außerdem kann sie elektronisch übermittelt und empfangen sein. Dennoch teilen sich beide eine wichtige Eigenschaft. Bei ihnen handelt es sich um bildhaft repräsentierte Rechnungen und damit stehen sie nicht alleine da. Daneben reihen sich „.tif“, „.jpeg“, „.docx“ und weitere bei den Formaten ein, die nur für eine bildhafte Darstellung der Rechnung taugen.

Während die europäische Norm EN-16931 für eine E-Rechnung voraussetzt, dass sie eine automatische und elektronische Verarbeitung erlauben soll, müssen bei einer PDF-Rechnung die Inhalte manuell oder über Texterkennungssysteme in die Buchführungssoftware übertragen werden. Ähnlich sieht es bei einer Papierrechnung aus, die eingescannt worden ist. Auch hier ist eine manuelle Weiterverarbeitung oder über zusätzliche Systeme erforderlich. Die Tatsache, dass eine PDF-Rechnung elektronisch übermittelt und empfangen worden ist, reicht folglich nicht aus, um sie zu einer E-Rechnung zu machen, auch wenn sie damit eine wichtige Bedingung der Norm erfüllt.

Im Unterschied dazu ermöglicht eine E-Rechnung eine automatische nahtlose Weiterverarbeitung der Daten. Dafür sorgt ihr strukturiertes elektronisches Format, dem ein einheitliches semantisches Datenmodell zugrunde liegt. So werden die Inhalte der Rechnung zweifelsfrei erkannt und zugeordnet. Eine Interpretation der Daten, wie sie bei bildhaft vorliegenden Rechnungen erfolgt, ist nicht nötig. Zum andern liegt die E-Rechnung in einem maschinenlesbaren XML-Format vor, so dass ihre Inhalte einfach eingelesen werden können.

Vorteile der E-Rechnung

Mit der Einführung der elektronischen Rechnung sind eine Reihe von Vorteilen verbunden, die sich in der Beschleunigung von Prozessen, Kostensenkungspotentialen sowie der Ressourcen- und Umweltschonung widerspiegeln. Genauer betrachtet steht die E-Rechnung für:

• Interoperabilität, die sich aus der Norm EN-16931 ergibt, da sie einen einheitlichen Standard vorgibt. Voneinander unabhängige Systeme können so nahtlos zusammenarbeiten und Daten automatisch wie auch eindeutig erkannt, extrahiert sowie weiterverarbeitet werden, und zwar ohne Informationsverluste. Durch den gemeinsamen Standard sollen auch grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der Europäischen Union vereinfacht werden.
• Mehrfachnutzung, indem die E-Rechnung elektronisch vorliegt im Unterschied zu der Papierrechnung.
• Zeitersparnis, da Prozesse verschlankt werden und unnötige Arbeitsschritte wegfallen können. Zum einen reduziert sich der personelle Aufwand, weil eine Digitalisierung nicht notwendig ist, wie sie bei Papierrechnungen vorgenommen wird, und eine Fehlerkorrektur bei der Weiterverarbeitung entfällt, was einem das PDF-Format nicht erspart. Zum andern ist eine schnelle Verfügbarkeit gegeben, da sich der Transportweg erübrigt. Die E-Rechnung ermöglicht eine deutlich geringere Bearbeitungsdauer.
• Kostensenkungspotentiale, die sich aus dem vorherigen Gesichtspunkt ergeben. Darüber hinaus schlagen weitere Einsparungen positiv zu Buche, die im Wegfall von Papier-, Druck-, Kopier- und Portokosten bestehen. Zudem entfällt eine aufwändige Archivierung in Ordnern, die Platz verbraucht.
• Ressourcensparsamkeit und Umweltfreundlichkeit, weil E-Rechnungen den Papierverbrauch senken und lange Transportwege entfallen.

Hybrides Format: ZUGFeRD

Zunächst einmal handelt es sich bei ZUGFeRD um ein eingängiges Kürzel, weckt es doch bildliche Assoziationen, während es ausgeschrieben eine enorme Länge erreicht: „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.“ Darin enthalten ist das Forum - FeRD -, das mit der Entwicklung des Formats betraut worden ist, woran sich auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie unterstützend beteiligte. Speziell nach den Bedürfnissen der Wirtschaft erarbeitet, kann es mit dem Vorteil punkten, eine Sichtkomponente zu bieten.

Maschinelle Lesbarkeit stellt die XRechnung sicher, indem sie im XML-Format vorliegt. ZUGFeRD kann diesen Vorzug in ein PDF-Dokument integrieren. Durch seine Fähigkeit strukturierte Rechnungsdaten in XML in einem PDF einzubinden, wird es als hybrides Datenformat bezeichnet. Bequem lässt sich eine ZUGFeRD-Rechnung mit einem PDF-Viewer anzeigen wie auch ausdrucken. Als PDF versendet, erlaubt sie dem Empfänger eine elektronische oder manuelle Weiterverarbeitung, versucht also mit Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit zu punkten. Er kann sie öffnen und selbst anhand der visuellen Darstellung prüfen, wobei die Abbildung vom XML-Format abweichen kann.

Wie die XRechnung erfüllt das ZUGFeRD-Format die Bedingungen der EN-16931, allerdings erst ab Version 2.0. Von den beiden besprochenen Syntaxen wird von ZUGFeRD bislang nur die Cross Industry Invoice (CII) von UN/CEFACT unterstützt. Die speziellen Anforderungen der Verwaltung werden erst ab Version 2.1.1 berücksichtigt, so dass es für E-Rechnungen an die Bundesverwaltung verwendet werden kann, und zwar alternativ zur XRechnung. Um ein Profil zur XRechnung erweitert, kann ZUGFeRD als XML-Datei verschickt und der entsprechenden Behörde übermittelt werden, verzichtet dabei jedoch auf die Sichtkomponente im PDF-Format. Erwähnenswert ist das Profil Extended, mit dem das ZUGFeRD-Format für bestimmte Branchen erweitert werden kann.

E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich: die Übergangsregelungen ab 2025

Stichtag ist der 1. Januar 2025, ab dem die Pflicht zur E-Rechnung gelten soll. Die Grundlage dafür liefert das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024, das Änderungen am Umsatzsteuergesetz vornimmt. Enthalten ist eine neue Definition der elektronischen Rechnung sowie Übergangsregelungen von 2025 bis einschließlich 2027, um den Umstieg auf E-Rechnungen zu erleichtern. 

Nicht weiter überraschend ist die Auffassung der E-Rechnung in § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Ähnlich zu der E-Rech-V wird darunter eine Rechnung verstanden, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ Dabei ist das strukturierte Format einerseits im Sinne der Richtlinie 2014/55/EU auszulegen. Wir erinnern uns an die Norm EN-16931 und das darin behandelte semantische Datenmodell, dem die beiden Syntaxen UBL und UN/CEFACT CII zur Seite gestellt werden. Andererseits ist eine Abweichung davon erlaubt: Rechnungssteller und -empfänger können ein strukturiertes Format vereinbaren. Jedoch muss die vollständige Überführung aller nach Umsatzsteuergesetz erforderlichen Daten in ein Format möglich sein, wie es die EN-16931 vorsieht, oder das vereinbarte Format muss mit ihr interoperabel sein. Mit letzterem Zusatz wird zumindest eine eindeutige und vollständige Extraktion aller notwendigen Daten gefordert, und zwar dem semantischen Datenmodell der Norm entsprechend interpretiert.

Darüber hinaus unterscheidet der erwähnte Paragraph des Umsatzsteuergesetzes eine elektronische Rechnung von einer sonstigen. Damit sind alle anderen Formate gemeint, welche die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllen: Papier-, PDF-Rechnungen und weitere.

Für die elektronische Rechnungsstellung ist der Standard XRechnung geeignet. Dieselbe Einschätzung trifft das Bundesfinanzministerium für ZUGFeRD ab Version 2.0.1, klammert jedoch die Profile MINIMUM und BASIC-WL davon aus. Laut seinem Schreiben vom 15.10.2024 zur „Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen“ entsprechen beide einem strukturierten elektronischen Format.

Um die Wirtschaft nicht mit einem harten direkten Umstieg zu konfrontieren, werden Ausnahmen eingeräumt, die schrittweise wegfallen. Schauen wir sie uns genauer an.

Übergangsregelungen: 2025 bis einschließlich 2027

Bei der Einführung der E-Rechnungspflicht ist zwischen der Ausstellung und dem Empfang einer E-Rechnung zu unterscheiden. Während für die Ausstellung Übergangsregelungen getroffen wurden, bestehen für den Empfang keine Ausnahmen. In seinem Schreiben vom 15.10.2024 weist das Bundesfinanzministerium darauf hin, dass inländische Unternehmer ab 1. Januar 2025 eine E-Rechnung empfangen können müssen. Der Rechnungssteller kann eine E-Rechnung übermitteln, unabhängig davon, ob der Empfänger damit einverstanden ist oder nicht.

Für die Ausstellung der E-Rechnung schauen wir uns § 14 des Umsatzsteuergesetzes noch einmal an. Zunächst heißt es klar, dass für eine Leistung an einen anderen Unternehmer eine elektronische Rechnung vorzulegen ist, sofern der Leistungsempfänger im Inland ansässig ist oder in einem der in § 1 Absatz 3 genannten Gebiete. Gleichzeitig erlaubt das Wachstumschancengesetz davon abzuweichen, und zwar im § 27 des Umsatzsteuergesetzes. Er wird um den Absatz 38 erweitert und enthält Übergangsregelungen für die E-Rechnungspflicht.

Die erste Einschränkung greift bis einschließlich Dezember 2026. Ihr Gegenstand sind Umsätze, die in die Jahre 2025 und 2026 reinfallen. Sie dürfen bis zum genannten Datum auch auf Papier abgerechnet werden. Alternativ kann ein elektronisches Format verwendet werden, wenn der Empfänger seine Zustimmung erteilt. Damit sind PDF-Rechnungen und weitere gemeint, die nicht in einem für E-Rechnungen geeigneten Format vorliegen.

Danach werden Umsätze im Jahr 2027 behandelt. Von der vorherigen Möglichkeit dürfen nicht mehr alle Unternehmen Gebrauch machen. Nur solche sind angesprochen, deren Vorjahresumsatz nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat. Sie können 2027 auf Papierrechnung und ein sonstiges elektronisches Format mit Zustimmung des Empfängers ausweichen.

Die letzte Einschränkung gilt nicht, wenn die Rechnung in einem elektronischen Format erstellt, das von EN-16931 abweicht, und per EDI-Verfahren übermittelt wird. Definiert wird das Verfahren in Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission der Europäischen Gemeinschaft. Sie geht auf den 19. Oktober 1994 zurück und wird im Wachstumschancengesetz zugrunde gelegt, wobei die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98) beim Einsatz zu berücksichtigen sind. Auch für das EDI-Verfahren ist die Zustimmung des Empfängers einzuholen, das für Umsätze verwendet werden kann, die im Zeitraum 2025 bis Ende 2027 anfallen.

Ab 2028 greift § 14 des Umsatzsteuergesetzes in vollem Umfang und die vorher besprochenen Anforderungen an eine E-Rechnung werden uneingeschränkt verbindlich. Im Schreiben vom 15.10.2024 geht das Bundesfinanzministerium auch auf die Archivierung der E-Rechnung ein. Demnach ist der strukturierte Teil einer E-Rechnung so zu erhalten, dass die maschinelle Auswertung durch die Finanzverwaltung möglich ist. Für die Besteuerung wichtige Zusatzdokumente, etwa Buchungsvermerke im Bildteil einer hybriden Rechnung, sind ebenso zu archivieren.

Fazit: E-Rechnung

E-Rechnung - ein effizienter Standard

Verglichen mit dem anfänglichen Aufwand bei der Einführung überwiegen bei der E-Rechnung vor allem ihre Vorteile. Sie ist ein smarter Standard, der jede Menge Arbeit sparen kann. So entfällt mit ihm nicht nur lästige Kopierarbeit, sondern auch sämtliche mit der Vervielfältigung verbundenen Kosten, wie sie bei einer Papierrechnung üblich sind. Auch die PDF-Rechnung zieht bei der Gegenüberstellung den Kürzeren, weil sie nur zur bildhaften Darstellung einer Rechnung taugt und eine manuelle Weiterverarbeitung erfordert oder den Einsatz zusätzlicher Systeme. Bei den anderen elektronischen Formaten, die lediglich eine Rechnung abbilden, sieht es nicht anders aus. Ohne ein direktes maschinelles Einlesen ihrer Inhalte zu erlauben, kann weiterer Aufwand anfallen. So werden ihre Inhalte beim Einlesen über Zusatzsysteme interpretiert, wobei Fehler möglich sind. Außerdem können Angaben uneindeutig sein und eine Rücksprache erfordern. Bei all diesen Problemen soll die E-Rechnung Abhilfe schaffen.