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Key Facts zur E-Rechnungspflicht: Alle relevanten Stichtage

Ab 01.01.2025 müssen ALLE Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können!

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2025

2026

2027

2028

Rechnungsstellung
E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung)
Papier
Vorjahresumsatz des Ausstellers max. 800 TEUR
Sonstige elektronische Formate (z.B. PDF)
Wenn Empfänger zustimmt
Wenn Empfänger zustimmt
Wenn Empfänger zustimmt & Vorjahresumsatz des Ausstellers max. 800 TEUR

So einfach kann E-Rechnung sein – mit eGECKO Rechnungswesen

vollumfaengliche-loesung

Vollumfängliche Lösung: Die E-Rechnungsverarbeitung in eGECKO integriert alle gängigen Formate ZUGFeRD und XRechnung in das Rechnungseingangsbuch. Dabei entsteht kein Bruch zwischen „elektronischen“ und „nicht-elektronischen“ Formaten – für durchgängige effizienten Prozess.

nahtlose-integration

Nahtlose Integration: Mit eGECKO haben Sie ab Rechnungseingang volle Kontrolle über ihre Belege - buchen, auswerten, archivieren - alles in einer Anwendung.

Effizienz

Effizienz: Ab Rechnungseingang können Belege verbucht werden. Automatisch erkannte Rechnungen können direkt als vorerfasste offene Posten in die Liquiditätsberechnung einfließen, auch wenn sie sich noch im Prüfungsumlauf befinden. Dies ermöglicht eine lückenlose Prozessverfolgung und beugt Skontoverlusten und Terminüberschreitungen vor.

flexibilitaet

Flexibilität: Jede Branche und jedes Unternehmen hat seine eigenen Vorgehensweisen – und eGECKO passt sich an. Dank individueller Beratung und Anpassung wird die Lösung exakt auf die spezifischen Anforderungen und Abläufe in Ihrem Unternehmen zugeschnitten.

prozess

Prozessoptimierung: Durch anpassbare Workflows lässt sich die Freigabe von Rechnungen in Ihrem Unternehmen automatisieren, sodass Freigabeprozesse flüssiger und schneller ablaufen.

gesetzeskonforme

Gesetzeskonforme Rechnungsverarbeitung: Durch kontinuierliches Weiterentwickeln von eGECKO stellen wir sicher, dass alle rechtlichen Vorgaben erfüllt werden. Mit unserer langjährigen Erfahrung in der E-Rechnungsverarbeitung sind wir Ihr zuverlässiger Kompetenzpartner.

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  • Papierlose Rechnungsprüfung

    Einheitlicher und durchgängiger digitaler Prüfungsprozess für alle Eingangsrechnungen mit eGECKO.

  • KI-gestützte Automatisierung

    Smarte Rechnungserkennung durch die nahtlos integrierte KI-Lösung in eGECKO – verfügbar als Cloud-Service.

  • E-Rechnungspflicht erfüllen

    eGECKO unterstützt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen in Formaten wie PDF, ZUGFeRD, XRechnung sowie QR- und Papier-Rechnungen – zukunftssicher und regelkonform.

  • Sicherer Prüfungs- und Archivierungsprozess

    Digitale Dokumente wie Eingangsrechnungen werden GoBD-konform archiviert – zuverlässig und sicher.

  • Transparenz und Handlungsbedarf

    Mit eGECKO den Bearbeitungsstatus aller Rechnungen jederzeit im Blick behalten und frühzeitig agieren.

  • Einfache und effiziente Freigabeprozesse

    Freigaben sind mit eGECKO intuitiv und schnell umsetzbar – auch für fachfremde Mitarbeitende aus anderen Abteilungen.

  • Vollständiger Finanzüberblick

    eGECKO ermöglicht maximale Transparenz über den Finanzstatus und trägt zur Sicherstellung der Liquidität bei.

Papierlose Rechnungsprüfung
Einheitlicher und durchgängiger digitaler Prüfungsprozess für alle Eingangsrechnungen mit eGECKO.

KI-gestützte Automatisierung
Smarte Rechnungserkennung durch die nahtlos integrierte KI-Lösung in eGECKO – verfügbar als Cloud-Service.

E-Rechnungspflicht erfüllen
eGECKO unterstützt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen in Formaten wie PDF, ZUGFeRD, XRechnung sowie QR- und Papier-Rechnungen – zukunftssicher und regelkonform.

Sicherer Prüfungs- und Archivierungsprozess
Digitale Dokumente wie Eingangsrechnungen werden GoBD-konform archiviert – zuverlässig und sicher.

Transparenz und Handlungsbedarf
Mit eGECKO den Bearbeitungsstatus aller Rechnungen jederzeit im Blick behalten und frühzeitig agieren.

Einfache und effiziente Freigabeprozesse
Freigaben sind mit eGECKO intuitiv und schnell umsetzbar – auch für fachfremde Mitarbeitende aus anderen Abteilungen.

Vollständiger Finanzüberblick
eGECKO ermöglicht maximale Transparenz über den Finanzstatus und trägt zur Sicherstellung der Liquidität bei.

Unkompli­ziert Eingangs­rechnungen digitalisieren

eGECKO bietet verschiedene Möglich­keiten, mit denen sich Eingangs­rechnungen digitalisieren lassen:

  • XRechnungen
  • Papierrechnungen via Scan
  • PDF Rechnungen
  • ZUGFeRD Rechnung
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Rechnungseingangsbuch für eindeutige Aufgabenverteilung

Das Rechnungseingangsbuch sorgt für voll­ständig transparente und sichere Prüf­prozesse. Hier werden alle Rechnung­seingänge erfasst, vordefinierte Prüfungs- und Freigabe­aufgaben ausgelöst und dem jeweiligen Bearbeiter zugeordnet. Die Rechnungs­eingangs­workflows sind individualisierbar und können beliebige Prüf- und Freigabestrategien beinhalten. 

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Sichere Ablage im Archivsystem

Ihre Eingangsrechnungen lassen sich mittels einfachen Workflows digital archivieren. Beispielsweise lassen sich Dateien per Drag & Drop oder Import und unter Belegbezug ablegen. Die Verknüpfung von Angebot, Lieferschein und Rechnung sorgt für zusätzliche Übersichtlichkeit im Archiv. 

Auch externe DMS lassen sich in Kombination mit dem digitalen Rechnungseingangsworkflow von eGECKO kombinieren. 

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OCR Rechnungserkennung

Besonders elegant gestaltet sich die Digi­talisierung von Eingangs­rechnungen mittels OCR Erkennung. Hiermit lassen sich Eingangs­rechnungen auto­matisch einlesen und schneller erfassen. Der Clou mit eGECKO: Neben der umsatz­steuer­kon­formen Voll­ständig­keits­prüfung erkennt das System selbst­lernend Fehler, wodurch die Erfassung immer genauer erfolgt. .

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Alle Abteilungen im Flow: Zum Vorteil für alle

eGECKO sorgt für Durchgängigkeit im gesamten Unternehmen. Manuelle Prozesse werden zu digitalen Workflows, wodurch Ihre Mitarbeiter von mühseliger Routine befreit werden und effektiver zusammenarbeiten können als je zuvor.  

So funktioniert es

E-Rechnungsverarbeitung mit eGECKO: Der komplette Funktionsumfang

Auch im B2B-Bereich bleibt der Anteil an traditionellen PDF- und Papierrechnungen vor allem bei kleineren Lieferanten bis 2028 bestehen. Mit dem vollintegrierten eGECKO Rechnungseingangsbuch sind Sie auf alle Formate vorbereitet: ZUGFeRD, XRechnung, PDF oder Papierscan – eGECKO ermöglicht Ihnen den Empfang, die Kontierung und die Buchung sämtlicher Belege in den gängigen Formaten aus einer Anwendung.

Vollintegriertes Rechnungseingangsbuch

Bei eingehenden E-Rechnungen profitieren Sie von den Vorteilen der Digitalisierung: eGECKO liest sämtliche elektronisch verarbeitbaren Daten automatisch aus und füllt die Buchungsmaske vor. Bekannte Kreditoren werden erkannt, und durch individuell definierbare Regeln lassen sich passende Sachkonten oder Freigabeworkflows bereits vorselektieren.

Prüfroutinen

Neben standardisierten Plausibilitätsprüfungen der Belegdaten bietet das Interne Kontrollsystem von eGECKO die Möglichkeit, sowohl vordefinierte als auch unternehmensspezifische Prüfroutinen zu definieren. Damit stellen Sie sicher, dass alle Buchungsbelege korrekt und vollständig verarbeitet wurden.

Rechtskonforme Archivierung

Alle eingehenden Belege werden direkt ab dem Zeitpunkt des Rechnungseingangs rechtskonform archiviert. Das eGECKO Archiv erfüllt sämtliche gesetzlichen Anforderungen und entspricht den GoBD- und DSGVO-Standards.

Faktura

Auch in der Rechnungsstellung ist die E-Rechnungspflicht vollständig integriert gelöst. E-Rechnungsformate lassen sich mit eGECKO Faktura direkt an Ihre Geschäftspartner versenden, wobei das Format – ZUGFeRD oder XRechnung – individuell am Personenkonto des Debitors festgelegt werden kann. Für eine reibungslose Abwicklung werden ausgestellte Rechnungen automatisch GoBD-konform archiviert.

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Jetzt ausprobieren

Jetzt Produktdemo starten und
E-Rechnungseingangsprozess mit eGECKO kennenlernen

Erleben Sie, wie einfach der Rechnungseingangsprozess für E-Rechnungen mit eGECKO funktioniert. Starten Sie jetzt Ihre geführte Tour durch unsere digitale Lösung – Schritt für Schritt zur effizienten Rechnungsverarbeitung.

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In einem persönlichen Beratungsgespräch finden wir gemeinsam eine Lösung, die optimal auf Ihre Heraus­forde­rungen abgestimmt ist.

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  • Tiefgehende Bedarfsanalyse
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Rechnungs­wesensoftware mit digitalem Rechnungs­eingang

Ein digitaler Rechnungs­eingang spielt seine Vorteile voll aus, wenn auch nach­ge­lagerte Prozesse durch­gängig ab­gebil­det werden. Wie ein durch­gängig digitales Rechnungs­wesen aussieht und welche Mög­lichkeiten sich für Sie daraus ergeben, erfahren Sie in unserem Demo­video. 

Antworten auf die wichtigsten Fragen im Überblick

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung, einer Bilddatei oder einer PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt, elektronisch empfangen sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
Damit sorgt die E-Rechnung für durchgehend digitale Verarbeitung von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein, eine PDF-Rechnung gilt nicht automatisch als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Definitionen zur elektronischen Rechnungsstellung. Eine echte E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das maschinelle Verarbeitung und automatisches Auslesen der Daten ermöglicht, wie beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF-Rechnung ist eine Darstellung einer Rechnung, die nicht maschinenlesbar ist und daher nicht den Anforderungen an eine E-Rechnung entspricht, die eine automatisierte Verarbeitung unterstützt.

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die gesetzliche Anforderung der E-Rechnungspflicht verlangt von Unternehmen in Deutschland, ab dem 1. Januar 2025 in der Lage zu sein, im B2B-Sektor E-Rechnungen zu empfangen. Ab dem Jahr 2027 erweitert sich diese Pflicht, und die Unternehmen müssen ebenfalls E-Rechnungen ausstellen können.

Ab wann werden elektronische Rechnungen Pflicht?

Unternehmen müssen ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen (EN-16931) empfangen zu können.
Ab dem 01.01.2027 dürfen nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000€ Rechnungen in Papierform auszustellen. Die E-Rechnungspflicht in der Rechnungsstellung wird ab dem 01.01.2028 für alle Unternehmen im B2B-Bereich Pflicht.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen erstreckt sich auf alle inländischen Unternehmen, die im B2B-Sektor tätig sind – unabhängig von ihrer Größe. Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) müssen mittelfristig in der Lage sein, E-Rechnungen zu versenden und zu empfangen.

Welche Vorteile hat die E-Rechnung für Rechnungssteller?

Die E-Rechnung bietet Rechnungsstellern mehrere Vorteile: 

Kosteneinsparungen: Die E-Rechnung eliminiert viele der Kosten, die mit dem traditionellen Rechnungsprozess verbunden sind, wie Druck, Porto und manuelle Verarbeitung. Auch der digitale Verarbeitungsprozess, der bei Versandt von PDF-Rechnungen entsteht, wird minimiert.

Schnellere Zahlungseingänge: Elektronische Rechnungen können schneller versendet und verarbeitet werden, was oft zu schnelleren Zahlungseingängen führt. 

Geringere Fehlerquote: Automatisierte Prozesse reduzieren die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler bei der Rechnungserstellung und -verarbeitung. 

Verbesserte Nachverfolgbarkeit: E-Rechnungen können leichter nachverfolgt werden, was eine bessere Überwachung des Zahlungsstatus ermöglicht. 

Umweltfreundlichkeit: Elektronische Rechnungsverarbeitung ist papierlos, was zu einem geringeren ökologischen Fußabdruck führt. 

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: E-Rechnungen erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf die Archivierung und Zugänglichkeit von Belegen.

Welche Vorteile hat die E-Rechnung für Rechnungsempfänger?

Effizienzsteigerung: Die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen beschleunigt den gesamten Rechnungsbearbeitungsprozess, von der Erfassung bis zur Zahlung.

Kostenreduktion: Durch die digitale Bearbeitung werden Kosten gespart, die sonst für manuelle Eingriffe, Verwaltung und Archivierung anfallen würden. 

Verbesserte Genauigkeit: Die automatisierte Datenübertragung verringert das Risiko von Eingabefehlern, die bei manueller Verarbeitung auftreten können. 

Schnellerer Zugriff auf Daten: Digitale Rechnungen können leicht gesucht, abgerufen und verwaltet werden, was den Zugriff auf finanzielle Daten und deren Analyse verbessert. 

Bessere Compliance: E-Rechnungen erleichtern die Einhaltung von gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen, insbesondere hinsichtlich der Archivierung und Auditierbarkeit. 

Ökologische Nachhaltigkeit: Durch den Verzicht auf Papier tragen E-Rechnungen zur Reduzierung des Papierverbrauchs und somit zum Umweltschutz bei.

Gibt es Übergangsregelungen bei der Einführung der E-Rechnungspflicht?

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Für das Erstellen und Verschicken solcher Rechnungen gibt es jedoch Übergangsfristen:

Bis Ende 2026 können für Rechnungsvorgänge, die zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 stattfinden, weiterhin Rechnungen in Papierform oder als unstrukturierte elektronische Dokumente genutzt werden – vorausgesetzt, der Empfänger stimmt dem zu. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen dann ausschließlich E-Rechnungen ausstellen und versenden. 

Unternehmen mit einem Umsatz von maximal 800.000 Euro im Jahr 2026 erhalten eine verlängerte Frist. Sie müssen erst ab dem 1. Januar 2028 auf E-Rechnungen umstellen. Ihre Übergangszeit endet entsprechend am 31. Dezember 2027.