Die Digitalisierung der Gehaltsabrechnung
Die Art und Weise, wie Lohndokumente bereitgestellt werden, hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Während früher die Gehaltsabrechnung in Papierform ausgestellt und per Post oder über die Personalabteilung verteilt wurde, setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Lösungen, die einen schnellen und sicheren Abruf ermöglichen.
Ein zentrales Element dieser Entwicklung ist der Wechsel zu Online-Portalen, in denen Mitarbeitende ihre Gehaltsdokumente und steuerlich relevante Unterlagen selbstständig abrufen können. Solche Plattformen erleichtern die Übermittlung von Dokumenten mit Bezug auf die Lohnabrechnung und ermöglichen eine effizientere Verwaltung.
Neben der klassischen Zustellung über eine E-Mail-Adresse bieten viele Unternehmen Portale an, in denen sich Mitarbeiter nach einer Erstregistrierung einloggen können. Nach dem ersten Anmelden können sie jederzeit auf Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und andere Dokumente zugreifen.
Mit der eGECKO Lohnabrechnungssoftware im Softwarepaket eGECKO Personalwesen bieten wir eine ganzheitliche Lösung, die den gesamten Prozess der Lohnabrechnung optimiert – von der Erstellung über die Übermittlung bis hin zum sicheren Abruf durch die Belegschaft. So unterstützen wir mittelständische Unternehmen dabei, ihre HR-Prozesse zu digitalisieren und langfristig zu verbessern.
Warum Unternehmen auf digitale Lösungen setzen
Die digitale Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich, insbesondere für mittelständische Unternehmen, die auf effiziente Prozesse angewiesen sind:
- Effizienzsteigerung: Die manuelle Erstellung, der Druck und der Versand von Lohnzetteln entfallen, was den administrativen Aufwand für die Personalabteilung erheblich verringert.
- Nachhaltigkeit: Durch den Verzicht auf Papierform wird der Ressourcenverbrauch gesenkt. Digitale Lösungen fördern somit die Umweltfreundlichkeit.
- Kostensenkung: Weniger Papier, weniger Druckkosten und geringerer logistischer Aufwand führen zu einer direkten Reduktion der laufenden Kosten.
- Flexibilität für Mitarbeitende: Durch den Abruf über ein Portal oder per E-Mail können Arbeitnehmer ihre Lohnabrechnungen jederzeit einsehen, archivieren und bei Bedarf herunterladen.
Die Digitalisierung der Lohnbuchhaltung sorgt für eine effizientere Zusammenarbeit zwischen Arbeitgebern und der Belegschaft und ermöglicht eine sichere und moderne Verwaltung von Gehaltsdokumenten.
Herausforderungen bei der digitalen Gehaltsabrechnung
Trotz der vielen Vorteile bringt die Digitalisierung der Lohnabrechnung auch einige Herausforderungen mit sich, die Unternehmen beachten müssen:
- Rechtliche Anforderungen: Die digitale Übermittlung von Gehaltsdokumenten muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Besonders die DSGVO, die Aufbewahrungsfristen in einem Unternehmen und die Verpflichtung zur Bereitstellung der Entgeltabrechnung in einer zugänglichen Form sind zentrale Punkte.
- Akzeptanz in der Belegschaft: Nicht alle Mitarbeitenden sind mit digitalen Lösungen vertraut. Eine rechtzeitige Kommunikation und Unterstützung bei der Anmeldung oder Registrierung sind wichtig.
- IT-Sicherheit: Der Schutz der Daten ist entscheidend. Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Zugang zu den Lohnabrechnungen über sichere Portale oder Verfahren wie smsTAN erfolgt.
- Technische Implementierung: Die Einführung eines neuen Programms erfordert eine gründliche Planung, eine effektive Zusammenarbeit mit IT-Abteilungen und gegebenenfalls Schulungen für die Mitarbeiter.
- Alternative Zustellmethoden: Einige Arbeitnehmer ziehen nach wie vor eine Papierform vor. Arbeitgeber sollten klare Lösungen für hybride Modelle anbieten.
Die Umstellung auf digitale Lohnabrechnungen ist für viele Unternehmen ein wichtiger Schritt. Mit einer strukturierten Umsetzung lassen sich jedoch sowohl die Vorteile nutzen als auch mögliche Nachteile vermeiden.
Rechtliche Rahmenbedingungen für digitale Gehaltsabrechnungen in Deutschland (Stand 2025)
Die Digitalisierung der Lohnabrechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende. Dennoch ist es entscheidend, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen und einzuhalten.
Im Folgenden werden die wichtigsten Aspekte behandelt:
1. Gesetzliche Grundlagen
Gemäß § 108 Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Arbeitnehmern bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Textform erfordert nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, und die auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wurde. Diese Verpflichtung wurde lange Zeit durch die Übergabe von Papierdokumenten erfüllt.
Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 28. Januar 2025 (Az. 9 AZR 48/24) hat klargestellt, dass die Bereitstellung der Gehaltsabrechnung in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach die gesetzlich vorgeschriebene Textform wahrt. Das Gericht entschied, dass Arbeitgeber ihre Pflicht zur Erteilung der Gehaltsabrechnung auch digital erfüllen können, indem sie die Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellen. Ein Anspruch auf eine gedruckte Version besteht demnach nicht.
2. Datenschutz und Datensicherheit
Eine digitale Personalakte muss bei der digitalen Bereitstellung von Lohnabrechnungen die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Dies umfasst:
- Vertraulichkeit: Sicherstellung, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Gehaltsdokumente haben.
- Integrität: Sicherstellung, dass die Daten nicht unbefugt verändert werden können.
- Verfügbarkeit: Gewährleistung, dass die Mitarbeitenden jederzeit auf ihre Lohnabrechnungen zugreifen können.
Technische und organisatorische Maßnahmen, wie die Nutzung von passwortgeschützten Portalen oder verschlüsselten E-Mails, sind hierbei essenziell.
3. Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats
Die Einführung digitaler Lohnabrechnungssysteme unterliegt der Mitbestimmung des Betriebsrats gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Arbeitgeber sollten daher rechtzeitig den Dialog mit ihm suchen, um eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen.
4. Zugänglichkeit für alle Beschäftigten
Arbeitgeber sind verpflichtet, sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden Zugang zu ihren digitalen Gehaltsabrechnungen haben. Für diejenigen, die keinen eigenen Online-Zugang besitzen, muss der Arbeitgeber alternative Möglichkeiten zur Einsichtnahme oder zum Ausdruck der Dokumente im Betrieb bereitstellen.
Die digitale Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen ist in Deutschland rechtlich zulässig und entspricht den gesetzlichen Anforderungen. Unternehmen sollten jedoch sicherstellen, dass sie die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhalten, die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats berücksichtigen und allen Mitarbeitenden einen einfachen Zugang zu ihren Lohnabrechnungen ermöglichen.
Eine sorgfältige Planung und Umsetzung dieser Aspekte trägt dazu bei, die Digitalisierung der Lohnabrechnung erfolgreich und rechtssicher zu gestalten.
Best Practices für eine erfolgreiche Einführung
Die digitale Gehaltsabrechnung bietet zahlreiche Vorteile, doch ihre erfolgreiche Einführung erfordert eine fundierte Strategie. Mit eGECKO Personalwesen profitieren Unternehmen von einer ganzheitlichen Lösung, die nicht nur eine einfache Bereitstellung, sondern auch höchste Sicherheitsstandards gewährleistet.
Damit die Umstellung reibungslos gelingt, sollten folgende Best Practices beachtet werden:
1. Frühzeitige Kommunikation
Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig über die Umstellung. Mit eGECKO erhalten sie eine benutzerfreundliche und sichere Möglichkeit, ihre Lohnabrechnung digital abzurufen.
2. Mitarbeiterfreundliche Lösungen wählen
Die digitale Lohnabrechnung sollte einfach zugänglich sein. Das eGECKO-Portal ermöglicht eine unkomplizierte Anmeldung und stellt sicher, dass alle relevanten Dokumente jederzeit zur Verfügung stehen.
3. Datenschutz und Sicherheit gewährleisten
Dank modernster Verschlüsselungstechnologien und einem geschützten Portal sorgt eGECKO für eine datenschutzkonforme Übermittlung aller Gehaltsdokumente.
4. Betriebsrat einbinden
Die Mitbestimmung spielt eine wichtige Rolle. eGECKO Personalwesen ist flexibel anpassbar und unterstützt eine reibungslose Integration in bestehende Unternehmensprozesse.
5. Support und Hilfestellungen anbieten
Das Team hinter eGECKO bietet umfassenden Support, von der Erstregistrierung bis zur laufenden Nutzung. Die Experten stehen für individuelle Beratungen bereit und begleiten den gesamten Digitalisierungsprozess.
Mit eGECKO setzen Unternehmen auf eine bewährte, sichere und effiziente Lösung, die die Gehaltsabrechnung nachhaltig optimiert.
