Lohnabrechnung

Definition: Lohnabrechnung

Was ist eine Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung, auch Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung genannt, ist ein Teilbereich der Lohnbuchhaltung und bietet dem Arbeitnehmer einen Nachweis über die Lohnberechnung seines Arbeitgebers. Diese Transparenz sieht der Gesetzgeber durch § 108 GewO (Gewerbeordnung) vor, er stellt daher gewisse Anforderungen an eine sorgfältige Vorbereitung dieser Dokumente. Auch für Angestellte auf Stundenlohnbasis ist die Ausstellung einer Lohnabrechnung Pflicht.

Unterschied: Lohn und Gehalt

Der entscheidende Unterschied zwischen Lohn und Gehalt ist, dass Lohn diejenigen Angestellten erhalten, die auf Stundenbasis arbeiten. Dadurch kann das monatliche Einkommen bei ihnen variieren. Gehalt wiederum ist ein festes Einkommen, das keinen monatlichen Veränderungen unterliegt. 

Gesetzliche Grundlagen: § 108 der deutschen Gewerbeordnung

Nach § 108 der deutschen Gewerbeordnung gibt es einige Anforderungen an den Arbeitgeber, die er bei der Erstellung der Lohnabrechnung berücksichtigen muss. Schließlich werden einige Abzüge und Lohnnebenkosten anteilig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer übernommen. Diese Summen werden nicht nur an den Mitarbeiter, sondern auch an die Staats- und Krankenkasse ausgezahlt. Der Arbeitnehmer muss nachvollziehen können, in welcher Höhe er sich an diesen Kassen beteiligt und welche Vorteile er dadurch eventuell wirksam machen kann. 

Nachvollziehbarkeit

Die Gewerbeordnung erwirkt generell einen nachvollziehbaren Schriftverkehr. Unter der erforderten sorgfältigen Vorbereitung von Dokumenten knüpft sich auch der Grundsatz der Transparenz an. Darum werden im weiteren Verlauf dieses Beitrags auch die Bestandteile dargestellt, mit denen der Arbeitnehmer seine Lohnabrechnung nachvollziehbar überprüfen kann.

Hol- oder Bringschuld?

Oft fragen sich Arbeitnehmer, ob die Lohnabrechnung mit einer Hol- oder mit einer Bringschuld seitens des Arbeitgebers in Verbindung steht. Dass die Gehaltsabrechnung nur persönlich und in Papierform überreicht werden darf, ist zwar ein Gerücht, das Dokument muss jedoch nicht an den Arbeitnehmer versandt werden. In besonderen, aber seltenen Fällen, besteht jedoch auch eine Bringschuld für den Arbeitgeber. 

Fristvereinbarung

Da keine Bringschuld besteht, gibt es auch keine gesetzlichen Fristen für den Arbeitnehmer. Wann die Lohn- und Gehaltsabrechnung also fällig ist, entscheidet sich nach der individuellen oder tariflich vereinbarten Frist, die mit den Mitarbeitern verhandelt wurde. Darunter können beispielsweise monatliche Lohnabrechnungen zur Online-Einsicht fallen, wenn sich aufgrund von unbestimmten Arbeitszeiten ständig die Summen der Abrechnung unterscheiden werden. Ebenfalls ist es denkbar, dass nur nach bestimmten Perioden oder bei einer Gehaltsänderung durch Boni und Weihnachtsgeld eine Lohnabrechnung ausgehändigt wird.

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Aufbau einer Lohnabrechnung

Für eine sorgfältige und gesetzestreue Lohnabrechnung, die online versandt wird, werden folgende Bestandteile vorausgesetzt:

Kopfzeile mit allgemeinen Daten

• Hier werden die Stammdaten der Vertragspartner des Arbeitsverhältnisses erfasst
• Dazu zählen an erster Stelle die Name und Anschrift des Arbeitgebers 
• Darauf folgt der analoge Datensatz des Arbeitgebers unter Zusatz seines Geburtsdatums, der Versicherungsnummer, Steuer-ID und -klasse
• Außerdem sollte neben dem Abrechnungszeitraum auch der Beginn oder das Ende des Beschäftigungsverhältnisses eingetragen werden
• Wird eine Kirchensteuer erhoben, ist die Konfession des Arbeitnehmers anzugeben.

Hauptteil der Lohnberechnung und -abzüge

Die erste Grundlage jeder Berechnung stellt der Bruttolohn dar. Nun werden bestimmte Beträge hinzugefügt oder abgezogen, die zu Zwischensummen führen. Darunter fallen im ersten Schritt 

• Sachbezüge (+), 
• Vermögenswirksame Leistungen (+) und 
• die betriebliche Altersvorsorge (bAV) (+)
• Es ergibt sich der Gesamtbruttolohn

Sozialversicherungsfreie Beträge der bAV werden nun abgezogen.

Es bildet sich das beitragspflichtige Arbeitsentgelt als neue Berechnungsgrundlage. Abgezogen werden nun

• Steuerfreibeträge (-)
• der steuerfreie Betrag der bAV (-)

Das daraus resultierende steuerpflichtige Arbeitsentgelt wandelt sich nun in den Nettolohn um, indem die folgenden Beiträge berechnet werden:

• Lohnsteuer (-)
• Solidaritätszuschlag der Lohnsteuer (-)
• Kirchensteuer (-)
• Krankenversicherung (-) (Anteil halbiert auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer)
• Pflegeversicherung (-) (Anteil halbiert auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer)
• Beitragszuschlag der Pflegeversicherung (-)
• Arbeitslosenversicherung (-) (Anteil halbiert auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer)

Nachdem der Nettolohn ermittelt wurde, werden der Lohnabrechnung nun noch eventuell bestimmte vereinbarte Beträge mit einkalkuliert. Darunter fallen

• Sachbezüge wie notwendige Ausrüstung und Kleidung (-),
• persönliche Abzüge wie Arbeitgeberdarlehen (-),
• vermögenswirksame Leistungen (-),
• sozialversicherungs- und steuerfreie Aufwandsentschädigungen (+).

Zusammenfassender Schlussteil

• Das nach allen Abzügen und Leistungen auszuzahlende Netto-Entgelt wird im Schlussteil ausgezeichnet
• Darauf folgt die Angabe der Bankverbindung des Zahlungsempfängers, in diesem Fall also der Arbeitnehmer
• Eventuell werden die Rechtsgrundlagen, über die eine Erstellung der Lohnabrechnung erfolgte, genannt

Beitragssätze

Der Beitragssatz bezeichnet in der Sozialversicherung den Anteil am Bruttoarbeitsentgelt, der zur sozialen Sicherung an die Sozialversicherung gezahlt wird. Die Beiträge werden grundsätzlich je zur Hälfte durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer entrichtet.

Brutto und Netto: Lohnsteuerklassen im Überblick

Das Bruttoeinkommen ist der Gesamtbetrag der Einkünfte aus allen Quellen in einem bestimmten Zeitraum. Das Nettoeinkommen ist der Betrag, der nach Abzug von Steuern, anderen Abzügen und Ausgaben übrigbleibt. Die sieben Steuerklassen kurz erklärt:

• Steuerklasse I (1): Sie gilt für Singles – ledige, getrennt lebende oder geschiedene Arbeitnehmer
• Steuerklasse II (2): Etwas weniger Steuern werden hier fällig – und zwar für Alleinerziehende, die Anspruch auf den Entlastungsbetrag (4.008 €, für jedes weitere Kind erhöht sich der Betrag um jeweils 240 € pro Jahr) haben
• Steuerklasse III (3): Für den deutlich besser verdienenden Ehepartner. Der andere Teil des Paars erhält automatisch die Klasse V
• Steuerklasse IV (4): Macht ein Ehepaar nichts, landen beide Eheleute in Steuerklasse IV, die die gleichen Abzüge hat wie Klasse I. Diese Steuerklasse ist zu empfehlen, wenn beide ein ähnliches Einkommen haben
• Steuerklasse IV (4) mit Faktor: Ebenfalls für Ehepaare. Hier wird die monatliche Steuerlast nur etwas „gerechter“ aufgeteilt als in der III/V-Kombination
• Steuerklasse V (5): Sie stellt das Gegenstück zur Klasse III dar. Kommt beim deutlich schlechter verdienenden Ehepartner zur Anwendung
• Steuerklasse VI (6): Die braucht ein Arbeitnehmer, wenn er einen zweiten steuerpflichtigen Job annimmt

Zahlung von Zuschlägen und Zulagen

Zuschläge sind zusätzliche Zahlungen des Arbeitgebers, die für besondere Belastungen gezahlt werden. Diese werden in der Regeln im Arbeitsvertrag festgeschrieben. Dazu zählen unter anderem Überstundenzuschläge, Mehrarbeitszuschläge, Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit.  Unter Zulagen versteht man Gelder wie etwa Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld.

Regelung für geringfügig Beschäftigte

Geringfügig Beschäftigte haben ein Arbeitsverhältnis, bei dem das monatliche Entgelt nicht mehr als 450 Euro beträgt. Oftmals ist auch von einem Minijob die Rede. Sie müssen für die Arbeit, die sie leisten, keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherungsbeiträge entrichten. Dementsprechend haben Minijobber jedoch auch keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld. Grundsätzlich gelten Minijobber als Teilzeitbeschäftigte und haben dieselben Rechte wie Vollzeitbeschäftigte, etwa, was den Kündigungsschutz, Mutterschaftsgeld und Entgeltfortzahlungen angeht.

Kurzarbeit in der Lohnabrechnung

Grundsätzlich beträgt die Höhe des Kurzarbeitergeldes 60 Prozent der Nettoentgeltdifferenz. Bei Arbeitnehmern mit Kinderfreibetrag beträgt die Höhe des Kurzarbeitergeldes 67 Prozent. 

Gefahren einer fehlerhaften Lohnabrechnung

Müssen Abrechnungen korrigiert werden, weil der Arbeitgeber zu viel oder zu wenig Lohnsteuer einbehalten hat, könnten rechtliche Konsequenzen drohen. Der Arbeitgeber haftet schließlich nach § 42d des Einkommenssteuergesetzes für eine korrekte Lohnsteuerabrechnung. Wenn die elektronische Bescheinigung jedoch bereits an das Finanzamt übermittelt wurde, ist eine Korrektur nicht mehr möglich. Es folgt ein Verfahren, bei dem das Betriebsstättefinanzamt kontaktiert wird. Nach einer aufwändigen Bürokratie wird das Finanzamt den Arbeitnehmer dann bezüglich Nachforderungen oder Rückzahlungen kontaktieren. Um unangenehme Situation zwischen Angestellten und Unternehmen zu vermeiden, unterstützt eine digitale Gehaltsabrechnung mit Übersichtlichkeit. Dadurch lassen sich Berechnungen nicht nur schneller, sondern auch unter der führenden Hand eines sicheren Systems erstellen.  

Erstellung

Sie haben die Möglichkeit, Lohn­abrechnungen selbst, zum Beispiel mittels einer Vorlage wie Excel, zu erstellen. Einen einfachen und insbesondere sicheren Weg schlagen Sie ein, indem sie eine Lohnabrechnungssoftware verwenden, die bestenfalls komplett in alle Personal­prozesse integriert ist. Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Lohn­abrechnung extern durchführen zu lassen. Eine Möglichkeit hierfür sind Steuer­berater, wobei hier das Problem ensteht, dass Doku­mente generell manuell versendet werden müssen was sowohl den Austausch, als auch das Be­scheini­gungs­wesen erschwert. Unser Lohn­abrech­nungs­service bietet Ihnen hierfür eine echte Alternative. Sie behalten alle Daten immer im Zugriff, während wir sowohl die Berechnung der Löhne als auch das komplette Be­scheini­gungs­wesen übernehmen. Hier finden Sie Informa­tionen, wenn Sie die Lohnabrechnung outsourcen möchten.