Was ist eine "Digitale Personalakte"?
Die digitale Personalakte ist die elektronische Version der klassischen Personalakte und enthält alle relevanten HR-Dokumente, die für die Verwaltung von Mitarbeitenden notwendig sind. Diese Datenbasis ersetzt Papierakten durch eine softwaregestützte Lösung, die Personalabteilungen einen strukturierten, sicheren und effizienten Umgang mit Personaldaten ermöglicht.
Wo liegt die digitale Personalakte vor?
Die digitale Personalakte ist in einer HR-Software oder einem Dokumentenmanagement-System (DMS) gespeichert. Je nach Unternehmensstrategie wird sie entweder in einer Cloud-Lösung oder als On-Premise-Installation verwaltet:
Cloud-basierte HR-Software
- Zugriff von überall möglich
- Automatische Updates und Backup-Funktionen
- Hohe Flexibilität bei der Skalierung für wachsende Unternehmen
On-Premise-Systeme
- Speicherung auf firmeneigenen Servern mit vollständiger Datenkontrolle
- Erhöhte Security durch interne IT-Administratoren
- Häufig von Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen genutzt
Durch diese technologische Einbettung ist die digitale Personalakte nicht nur eine Ablage für Dokumente, sondern ein integraler Bestandteil der gesamten Personalverwaltung im Zeitalter der Digitalisierung. Sie optimiert HR-Prozesse, verbessert den Datenschutz und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung, Führungskräften und Mitarbeitenden.
Aufbau und Inhalte der digitalen Personalakte
Die digitale Personalakte ist als Teil in modernen HR-Softwarelösungen oder Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) integriert und ersetzt die klassische Papierform durch eine elektronische, zentral verwaltete Datenstruktur. Unternehmen greifen darauf über Cloud-Lösungen oder interne On-Premise-Systeme zu, je nach individuellen Anforderungen an Datenschutz, Flexibilität und Sicherheit.
Die Akte ist nicht als isolierte Datei zu verstehen, sondern als Bestandteil einer umfassenden HR-Management-Plattform, die mit anderen Unternehmensprozessen verknüpft ist. So kann sie direkt mit Lohnabrechnungssoftware, Zeiterfassungssystemen oder ERP-Lösungen interagieren, um einen durchgängigen digitalen Workflow zu ermöglichen.
Die digitale Personalakte ist dabei in verschiedene Kategorien unterteilt, die sich an den typischen Anforderungen von HR-Abteilungen orientieren:
Die digitale Akte folgt also einer klaren, systematischen Struktur und Vorlagen, die in der Personalarbeit für ein einfaches Management und schnelle Auffindbarkeit von Daten und Unterlagen in Bezug auf die Mitarbeiter sorgen.
Funktionen und Vorteile der digitalen Personalakte
Die digitale Personalakte vereinfacht den Umgang mit Personal-Dokumenten, indem sie papierbasierte Abläufe durch eine zentrale, softwaregestützte Lösung ersetzt. Unternehmen profitieren nicht nur von einer besseren Strukturierung, sondern auch von automatisierten Prozessen, die Zeit sparen und Fehler reduzieren.
Gleichzeitig ermöglicht die digitale Personalakte eine rechtssichere und DSGVO-konforme Speicherung von Personaldaten, wodurch gesetzliche Anforderungen zuverlässig erfüllt werden.
Die zentralen Vorteile sind:
- Zentralisierte Speicherung und ortsunabhängiger Zugriff
Alle Dokumente sind jederzeit digital abrufbar. Besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten oder dezentralen HR-Abteilungen erleichtert dies das Management und die Suche nach relevanten Informationen erheblich. - Automatisierte Workflows für effizientere Personalarbeit
Wiederkehrende Abläufe wie Vertragsverlängerungen oder Urlaubsanträge werden automatisiert, wodurch Bearbeitungszeiten verkürzt und Fehlerquellen minimiert werden. - Revisionssicherheit und gesetzliche Konformität
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden eingehalten, und alle Änderungen oder Zugriffe auf Dokumente sind revisionssicher dokumentiert. Dies stellt sicher, dass Vorgaben wie die DSGVO zuverlässig erfüllt werden. - Individuelle Zugriffsrechte und Datenschutzmaßnahmen
Die Steuerung der Zugriffsrechte stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen können. Verschlüsselung und Sicherheitsfunktionen schützen vor unbefugten Einsichtnahmen. - Digitale Signaturen und rechtsgültige Dokumentation
Dokumente lassen sich direkt digital unterzeichnen, wodurch Scan- und Versandprozesse entfallen und eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet wird. - Schnittstellen zu anderen Systemen
Eine Integration mit Dokumentenmanagement-, ERP- oder Lohnbuchhaltungssystemen sorgt für eine automatische Synchronisation, wodurch doppelte Dateneingaben vermieden werden. - Effizienzsteigerung und Zeitersparnis
Die automatisierte Dokumentenverwaltung reduziert den manuellen Aufwand und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams. - Platz- und Kostenersparnis
Physische Aufbewahrung in Ordnern vor Ort entfällt, was die Kosten für Papier, Druck und Archivierung senkt. - Verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Alle Änderungen und Zugriffe werden protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar bleibt, wer welche Daten bearbeitet hat. - Schnelle Auffindbarkeit von Informationen
Intelligente Such- und Filterfunktionen ermöglichen einen sofortigen Zugriff auf benötigte Dokumente.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und erhöhte Datensicherheit
Automatische Backups, Zugriffskontrollen und Verschlüsselung gewährleisten eine sichere Speicherung sensibler Daten. - Flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten
Personaler und Mitarbeitende können von überall auf relevante Dokumente und Infos zugreifen, was besonders für Unternehmen mit Remote-Arbeitsmodellen von Vorteil ist.
Die digitale Personalakte ist somit ein unverzichtbares Werkzeug für moderne Unternehmen, um ihre personalbezogenen Prozesse effizienter zu gestalten, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und gleichzeitig höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards einzuhalten.
Gesetzliche Grundlagen und Vorgaben für die digitale Personalakte
Die digitale Personalakte unterliegt in Deutschland verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen, die Datenschutz, Rechtskonformität und Effizienz in der Personalverwaltung sicherstellen sollen. Verstöße können nicht nur rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, sondern auch das Vertrauen der Angestellten in den Datenschutz beeinträchtigen.
Apropos Pflichten: Mit dem Wachstumschancengesetz wird auch die E-Rechnungspflicht ab 2025 schrittweise für Unternehmen verbindlich. Lernen Sie hier mehr dazu.Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Die DSGVO und das BDSG regeln den Umgang mit Personaldaten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Datenverarbeitung eine rechtliche Basis gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO hat, etwa zur Vertragserfüllung oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen.
In bestimmten Fällen ist eine freiwillige und informierte Einwilligung der Angestellten erforderlich.
Zudem sind Unternehmen verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um Datensicherheit und Schutz vor unbefugtem Zugriff zu gewährleisten.
Aufbewahrungspflichten und Revisionssicherheit
Bestimmte Personal-Dokumente unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten:
Steuer- und handelsrechtliche Dokumente: Müssen gemäß § 257 HGB und §§ 146, 147 AO sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden.
Revisionssicherheit: Die digitale Archivierung muss revisionssicher, unveränderbar und nachvollziehbar sein, um den GoBD-Anforderungen des Finanzministeriums zu entsprechen.
Diese Vorgaben gewährleisten eine ordnungsgemäße Buchführung und erleichtern behördliche Prüfungen.
Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats
Laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Betriebsrat ein Mitspracherecht bei der Umsetzung einer digitalen Personalakte. Er muss informiert werden und kann Datenschutzbestimmungen überwachen.
Eine frühzeitige Einbindung des Betriebsrats erleichtert die Umsetzung und fördert die Akzeptanz innerhalb des Unternehmens.
Digitale Aufbewahrungspflicht ab 2027
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen bestimmte HR-Dokumente ausschließlich digital archivieren. Dazu gehören Nachweise zur Versicherungspflicht oder -freiheit gemäß § 8 BVV. Eine Übergangsfrist bis Ende 2026 ermöglicht Unternehmen eine schrittweise Umstellung.
Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) ab Juni 2025
Unternehmen müssen sicherstellen, dass digitale HR-Systeme barrierefrei sind. Dies betrifft interne Mitarbeiterportale, Bewerbungsprozesse und Schulungsangebote. Ziel ist es, dass alle Angestellten – unabhängig von möglichen Einschränkungen – uneingeschränkten Zugang zu relevanten Informationen haben.
Zwischenfazit: Digitale Personalakten rechtssicher umsetzen
Die Nutzung einer digitalen Personalakte bieten zahlreiche Vorteile, erfordern jedoch die sorgfältige Beachtung der gesetzlichen Vorgaben. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die Datenschutzbestimmungen, Aufbewahrungspflichten und Mitbestimmungsrechte einhalten, um rechtliche Risiken zu minimieren und eine effiziente sowie rechtskonforme Personalverwaltung zu gewährleisten.
Mit eGECKO, unserer integrierten Unternehmenssoftware, bieten wir eine leistungsstarke Lösung, um diese gesetzlichen Anforderungen effizient und revisionssicher umzusetzen. Unsere digitale Personalakte ermöglicht eine automatische Archivierung aller relevanten Dokumente und stellt sicher, dass sie unveränderbar, vollständig und rechtssicher gespeichert werden.
Implementierung und Einführung der digitalen Personalakte
Die erfolgreiche Einführung einer digitalen Personalakte erfordert eine strategische Planung, um eine reibungslose Integration in bestehende Unternehmensprozesse zu gewährleisten. Neben der Auswahl der passenden HR-Software spielen rechtliche Vorgaben, Datenschutzmaßnahmen und die Akzeptanz der Mitarbeitenden eine entscheidende Rolle.
Durch eine strukturierte Einführung, die schrittweise erfolgt und Mitarbeitende einbindet, kann der Wechsel zur digitalen Personalakte erfolgreich gelingen.
Eine digitale Personalakte optimiert nicht nur das Management von Personaldaten, sondern erleichtert auch andere betriebliche Prozesse – erfahren Sie, welche Vorteile es hat, ein Kassenbuch digital zu führen und welche gesetzlichen Anforderungen dabei gelten.
