Das Urlaubsgeld:
Richtig aufgesetzt & korrekt abgerechnet
Beim Urlaubsgeld handelt es sich dem Grundsatz nach um eine freiwillige Sonderzahlung, die Arbeitgeber ihren Beschäftigten zur Finanzierung des Urlaubs zusätzlich zu ihrem Arbeitsentgelt bezahlen. Urlaubsgeld verbessert nicht nur die Motivation, sondern fördert auch die Mitarbeiterbindung, die angesichts des Fachkräftemangels immer bedeutender wird. Diese Sondervergütung ist auch als 13. Monatsgehalt, Urlaubsgratifikation oder zusätzliches Urlaubsgeld bekannt. Der Auszahlungstermin kann individuell und vollkommen unabhängig vom tatsächlichen Urlaub festgelegt werden.
Darüber hinaus gibt es unterschiedliche Gestaltungsmöglichkeiten:
- Urlaubsgeld mit Entgeltcharakter: Diese Sonderzahlung lässt sich als 13. Gehalt gestalten, das für erbrachte Arbeitsleistungen gewährt wird.
- Urlaubsgeld als Gratifikation: Wird diese Sonderzahlung vertraglich vereinbart, soll sie einerseits die Betriebstreue und andererseits die Arbeitsleistung honorieren.
Achtung: Urlaubsgeld ist nicht Urlaubsentgelt
Als Urlaubsentgelt wird die Lohn- und Gehaltsfortzahlung für die Urlaubstage bezeichnet, auf die Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch haben. Im § 11 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) sind die Grundsätze zur Berechnung des Urlaubsentgeltes klar geregelt.
Im Gegensatz dazu stellt das Urlaubsgeld grundsätzlich eine ebenso freiwillige Sonderzahlung durch den Arbeitgeber dar, wie das beim Weihnachtsgeld der Fall ist. Da es keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld gibt, kann das Unternehmen frei entscheiden, ob und wann es diese Sonderzahlung leistet und wie hoch dieser Zuschuss ausfallen soll.
Allerdings kann ein Anspruch auf Urlaubsgeld vertraglich vereinbart sein oder entstehen. Die Voraussetzungen sind:
der Tarifvertrag
Sobald Arbeitgeber und Arbeitnehmer tarifgebunden sind, gelten die Rechte und Pflichten beider Parteien aus den definierenden Regeln des jeweiligen Tarifvertrages - auch in Bezug auf das Urlaubsgeld.
eine Betriebsvereinbarung
Einigen sich Arbeitgeber und Betriebsrat auf eine Betriebsvereinbarung, sind dort die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien und der Arbeitnehmer definiert - und zwar verbindlich.
der Arbeitsvertrag
Auch im privatrechtlichen Vertrag zwischen Unternehmen und Beschäftigten geschlossenen Arbeitsverträgen kann der Anspruch auf Urlaubsgeld verbindlich geregelt sein.
die Zusage des Arbeitgebers
Unternehmen können ihrer Belegschaft die Sonderzahlung für den Urlaub freiwillig zusagen. Damit bleiben sie flexibel, denn eine solche Zusage lässt sich jährlich neu erteilen, sodass Arbeitgeber die aktuelle Geschäftslage berücksichtigen können.
der sogenannten Gleichbehandlungsgrundsatz
Sobald sämtliche Beschäftigten eines Unternehmens Urlaubsgeld erhalten, darf der Arbeitgeber einzelne Beschäftigte oder Mitarbeitergruppen nicht davon ausschließen.
betriebliche Übung
Zahlt das Unternehmen drei Jahre hintereinander in gleicher Höhe und vor allem ohne Vorbehalt, erwächst aus dieser betrieblichen Übung ebenfalls ein künftiger Anspruch auf Urlaubsgeld. Aus einer freiwilligen Leistung wird somit eine Pflicht.
Berechnung und Höhe des Urlaubsgeldes
Dem Grundsatz nach gibt es keine Festlegungen zur Berechnung des Urlaubsgeldes, sodass die Umsetzung sehr unterschiedlich ausfällt. Maßgebliche Berechnungsgrundlage ist eine eventuelle vertragliche Vereinbarung, wie zum Beispiel der Tarif- oder Arbeitsvertrag. Unternehmen können verschiedene Möglichkeiten zur Berechnung nutzen:
- ein Pauschalbetrag je Kalenderjahr
- ein Festbetrag je Urlaubstag
- ein prozentualer Zuschlag zum Urlaubsentgelt
Wichtige Faktoren für die Berechnung des Urlaubsgeldes sind neben der Frage, ob wöchentlich oder monatlich der Lohn gezahlt wird, die wöchentliche Arbeitszeit und die Anzahl der Monate, die der Beschäftigte im Jahr für den Arbeitgeber tätig ist. Sollte er nämlich nicht das ganze Jahr beschäftigt worden sein, muss das Unternehmen auch nur ein anteiliges Urlaubsgeld bezahlen.
Schon diese Vielfalt an Möglichkeiten erklärt, dass die tatsächliche Höhe der in Tarifverträgen vereinbarten Sonderzahlungen abhängig von der Branche sehr unterschiedlich ausfallen kann: Die Spanne reicht aktuell von 180 bis 2.627 Euro für Beschäftigte mit mittlerer Vergütung, ohne dass dabei Zulagen oder Zuschläge berücksichtigt worden wären - so eine aktuelle Auswertung des WSI Tarifarchivs, das 22 Tarifbranchen einbezieht. Nach wie vor ist das Urlaubsgeld vieler Branchen in den alten Bundesländern noch deutlich höher als in den neuen. Einige Branchen setzen aber auf Gleichbehandlung, wie beispielsweise die Versicherungsbranche, das Gebäudereinigungshandwerk und die chemische Industrie.
Vor allem die Branchen, die sich für ein prozentual auf das Urlaubsentgelt ausgerichtetes Urlaubsgeld entschieden haben, konnten die Sonderzahlung deutlich im Zuge der Tariferhöhungen anpassen. Hier liegt wiederum das in den neuen Bundesländern angesiedelte Bauhauptgewerbe vorn, denn mit 5,8 Prozent Erhöhung konnte es sogar die 5,2 Prozent des brandenburgischen Einzelhandels übertreffen. So nach und nach werden die Unterschiede also kleiner.
Die Auszahlung des Urlaubsgeldes
Auch in diesem Punkt gibt es keine verbindlichen Regeln, der Zeitpunkt der Auszahlung kann also vollkommen unterschiedlich festgelegt werden. In vielen Fällen zahlen Unternehmen das Urlaubsgeld jedoch gemeinsam mit dem Lohn für Juni oder Juli aus, andere Arbeitgeber verbinden die freiwillige Zuwendung mit der Auszahlung des gesetzlich vorgesehenen Urlaubsentgelts.
Sonderfälle in Bezug auf das Urlaubsgeld
Die Behandlung von Sonderfällen wie Elternzeit, Krankheit und Kündigung in Bezug auf das Urlaubsgeld hängt davon ab, mit welchem Zweck die Sondervergütung verbunden ist:
Wird die Sonderzahlung mit Entgeltcharakter vereinbart, soll die bereits erbrachte Arbeitsleistung zusätzlich vergütet werden. Ein ausscheidender Mitarbeiter hat somit auch einen anteiligen Anspruch. Im Gegensatz dazu kann ein Urlaubsgeld mit Gratifikationscharakter daran geknüpft sein, dass ein Mitarbeiter zu einem bestimmten Stichtag noch im Unternehmen aktiv ist - schließlich soll die Betriebstreue belohnt werden. Wurden die verschiedenen Zielsetzungen gemischt, dann greifen die Regelungen für Sonderzahlungen mit Entgeltcharakter.
Ebenso muss bei Krankheit und Elternzeit nach dem Zweck der Sonderzahlung differenziert werden:
- Urlaubsgeld mit Entgeltcharakter darf reduziert werden, sobald der Beschäftigte nicht gearbeitet hat
- Urlaubsgeld mit Gratifikationscharakter muss in voller Höhe ausgezahlt werden - unabhängig davon, ob der Beschäftigte gearbeitet hat oder nicht.
- Gratifikationen mit gemischtem Charakter dürfen nur dann gekürzt werden, wenn eine solche Anpassung vertraglich ausdrücklich festgelegt ist.
Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung
De facto gehört das Urlaubsgeld zum Arbeitslohn - und der ist steuerpflichtig. Sollte die Zahlung einmalig erfolgen, wird sie als sonstiger Bezug versteuert. Diese Regelung greift auch dann, wenn das Urlaubsgeld aufgeteilt über das Jahr für jeden beanspruchten Urlaubstag gewährt wird. Wie immer gibt es jedoch eine Ausnahme: Sollte das Urlaubsgeld regelmäßig als monatlicher Zuschlag ausgezahlt werden, dann wird es auch steuerlich als laufender Arbeitslohn behandelt.
Sozialversicherungsbeiträge müssen dem Grundsatz nach bis zur Höhe der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen (BBG) berechnet und abgeführt werden. Daraus folgt: Auch Urlaubsgeld als Einmalzahlung muss entsprechend berücksichtigt werden. Sollte ein Arbeitnehmer ohnehin ein Gehalt beziehen, das über die BBG hinausgeht, fallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge an. Bewegt sich sein Arbeitsentgelt unterhalb der BBG, werden auch Beiträge auf das Urlaubsgeld erhoben.
Fazit: Urlaubsgeld als Sonderzahlung
Überlegt konzipieren und korrekt abrechnen
Der Gedanke, den Arbeitnehmern den wichtigen Urlaub mit einer Sondervergütung zu finanzieren, ist ausgesprochen positiv. Doch schon bei der Gestaltung des Urlaubsgeldes sind die Konsequenzen gut zu bedenken - insbesondere für die Lohnabrechnung. Die Auswirkungen in Bezug auf die Steuern hängen nicht zuletzt von der Zielsetzung, der Höhe und dem Auszahlungsturnus ab. An dieser Stelle kann eine professionelle Lohnsoftware nicht nur für korrekte Ergebnisse sorgen, sondern übernimmt im Optimalfall die komplette Abrechnung.
