Digitale Strategien für die Projektplanung
Damit Projekte reibungslos ablaufen, ist eine gründliche Projektplanung enorm wichtig. Die Planung ist Teil der Vorbereitungsphase eines Projektes, in welcher strategische Entscheidungen getroffen werden. Die Projektplanungssoftware unterstützt die Planung, indem sie alle wichtigen Informationen, wie Budgetplanung, Ressourcenverwaltung und Dokumente zentriert und mit nur wenigen Klicks zur Verfügung stellt.
Methodischer Fokus mit Projektplanungssoftware
Vor Beginn eines Projektes ist es enorm wichtig, die Durchführung eines Projektes so gründlich wie möglich vorzubereiten und ein konkretes Projektziel festzusetzten. Gravierende Fehler in der Planungsphase können im weiteren Verlauf kaum noch, oder nur mit hohem Mehraufwand, korrigiert werden. Die Projektplanungssoftware unterstützt den gesamten Prozess, damit Fehler vermieden werden.
Mit Hilfe einer Projektplanungssoftware kann ein Projekt bereits vorab in Teilprojekte und Arbeitspakete untergliedert werden. Eine Strukturierung erleichtert die Planung enorm. Die Projektplanungssoftware hilft sowohl bei der Strukturierung, als auch bei der graphischen Darstellung. Alle Teilprojekte und Arbeitspakete sind in der Projektplanungssoftware vereint und können sowohl einzeln, als auch im Gesamten betrachtet werden.
Elemente der Projektplanungssoftware
Nicht nur die Strukturierung eines Projektes ist für dessen Durchführung enorm wichtig, auch die Planung verschiedener Elemente beeinflussen die Projektplanung. Diese Elemente sollten daher in einer Projektplanungssoftware vereint werden:
Aufgabenplanung
Wie bereits oben beschrieben, ist die Aufgabenplanung zentraler Bestandteil der Projektplanung. Mit einer Projektplanungssoftware kann das Projekt in Teilprojekte und Arbeitspakete untergliedert werden. Um den Projektplan noch übersichtlicher zu gestalten, können zusammengehörige Vorgänge in Sammelvorgänge zusammengefasst werden.
Zeitplanung
Um ein Projekt besser zu planen, sollten zeitliche Rahmen definiert werden. Einzelne Vorgänge werden in eine zeitliche Reihenfolge gebracht und Termine, Meilensteine und Deadlines werden in der Projektplanungssoftware vermerkt. Der zeitliche Ablauf eines Programms kann z. B. mit einem Gantt-Diagramm visualisiert werden.
Ressourcenplanung
Bevor der Projektmanager an die Feinplanung geht, ermöglicht die globale Ressourcenplanung eine Übersicht aller zur Verfügung stehender Ressourcen. Das können Mitarbeiter, Maschinen, Räume, Software u.v.m. sein. Die Ressourcen sollten nach Möglichkeit ausgelastet, aber nicht mehrfach angefordert sein. Die Projektplanungssoftware zeigt auch weitere Kalendertermine auf, bei welcher Ressourcen benötigt werden. Eine überschneidende und mehrfach angestoßene Planung kann dadurch vermieden werden.
Budgetplanung
Nicht nur Zeit und Ressourcen müssen sinnvoll geplant werden, sondern auch die zu erwarteten Einnahmen und Ausgaben eines Projektes. Hierfür muss eine Aufwandsschätzung für die einzelnen Teilprojekte erstellt werden. Mit Hilfe der Projektplanungssoftware kann die dazugehörige Personalkostenplanung ebenfalls erstellt werden.
Kommunikationsplanung
Wenn mehrere Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt sind, ist es enorm wichtig, dass alle Beteiligten aktuelle Informationen bezüglich des laufenden Projektes haben. Mit einer Projektplanungssoftware wird der Kommunikationsfluss automatisiert. Mit Hilfe der Software können Sie konfigurieren, wann und wie Projektbeteiligte informiert werden sollen, z. B. bei zeitlichen oder aufgabenspezifischen Änderungen.
Unterstützung der Projektplanungssoftware
Während der Durchführung eines Projektes kommt es immer wieder zu Planänderungen, sei es durch unvorhergesehene äußere Einflüsse, oder durch zeitliche Verschiebungen. Doch gerade bei komplexen Projekten kann eine Änderung viele weitere Anpassungen nach sich ziehen. Ohne eine Projektplanungssoftware kann ein Projektleiter hierbei leicht den Überblick verlieren. Die Software unterstützt sowohl den Projektleiter als auch alle Beteiligten oder externe Partner bei allen angegebenen Teilaufgaben der Projektplanung.
Projektplanung leicht gemacht – mit eGECKO
Damit ein Projekt bereits gut durchdacht und feingliedrig geplant werden kann, ist eine Projektplanungssoftware mehr als sinnvoll. Mit unserer Projektcontrolling Software stehen alle Daten und Informationen aus Ihrem Hauptsystem zur Planung zur Verfügung, sei es Zeiterfassung, Vertragsmanagement, Finanzbuchhaltung, Faktura und viele weitere Bereiche. Als ERP für Projektdienstleister integriert eGECKO sämtliche Anforderungen an das Projektgeschäft.
Können diese Informationen einfach in die Planung mit eingebunden werden, verbessert es zudem die Qualität der Arbeitsergebnisse. Transparente Abläufe und durchdachte Strukturierung eines Projektes kommen somit allen Beteiligten zu Gute und verbessern die Zusammenarbeit mit Kunden und letztlich die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens.
