Aufgabengebiet & strategische Zentralisierung
Eine Projektmanagement-Software, kurz PMS, unterstützt Unternehmen bei der Ausarbeitung und Durchführung von Projekten. Je komplexer ein Projekt ist und je mehr Beteiligte an einem Projekt mitarbeiten, umso wertvoller ist die Unterstützung einer Projektmanagement-Software. Die Software zentriert dabei die Projektplanung, das Ressourcenmanagement, das Controlling und die Zeiterfassung. So haben die Projektverantwortlichen immer alles im Blick und können auch komplexe Projekte koordinieren.
Einführung von Projektmanagement-Software
Eine Software ist sinnvoll, wenn ein Unternehmen bereits über ein Projektmanagementsystem verfügt. Das heißt, die Projektmanagement-Prozesse, Befugnisse und Verantwortungen sind definiert. Es gibt standardisierte Methoden als auch Vorlagen, an die sich alle Beteiligten halten. Sobald dieser Grundstock besteht, erleichtert die Einführung einer Projektmanagement-Software das gemeinsame Arbeiten ungemein.
Verschieden Arten der Projektmanagement-Software
Eine Projektmanagement-Software kann unterschiedlich aufgebaut sein und bietet, je nach Ausrichtung, Unterstützung in verschiedenen Bereichen. Das Unternehmen muss selbst entscheiden, wie umfangreich eine Software bei der Projektplanung unterstützt. Sei es nur in der Budgetierung, der Planung oder der Verwaltung. Mittlerweile sind Planung, Ressourcenmanagement und Controlling bei fast jeder Projektmanagement-Software fester Bestandteil. Darüber hinaus bieten viele Anbieter Erweiterungen mit einem enormen Leistungsumfang. Daher lässt sich die Vielfalt an Software für das Projektmanagement folgendermaßen kategorisieren.
Kategorien von Projektmanagement-Software
- Planungs-Software: Es können z. B. Netzpläne, Balkenpläne, Strukturpläne, Anforderungslisten u.v.m. erstellt und verwaltet werden.
- Ressourcenverwaltungs-Software: Hierbei können die vorhandenen Ressourcen, wie Mitarbeiter, Maschinen, Material, usw. zugeordnet und somit eine Auslastung der Ressourcen gefördert werden.
- Controlling-Software: Die Aufwandserfassung als auch die Buchhaltung des Projektbudgets, die Dokumentation des Projektfortschritts, sowie die Termintreue können überwacht und angepasst werden.
- Dokumentenmanagementsysteme: Verwaltung und Archivierung projektrelevanter Dokumente.
- Programme für Mehrprojekttechnik und Projektportfoliomanagement: Darstellung aller unternehmensweiten Projekte und Erstellung eines Projektportfolios.
- Büro- und Telekommunikationssoftware: Einheitliche und standardisierte Verwendung von Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbanken, E-Mail-Programmen, Browser, usw.
Projektmanagement-Tools
Die Produktivität und Effektivität des Teams können mit Projektmanagement-Tools gesteigert werden. Dabei unterstützen Projektmanagement-Tools bei der Planung, Ausführung, Überwachung und der erfolgreichen Abwicklung des Projektes.
Die Projektmanagement-Software erlaubt den Zugriff auf Daten aus der Zeiterfassung, dem Vertragsmanagement, der Finanzbuchhaltung, Faktura, der Kostenrechnung, Bestell- und Angebotswesen, des Reisemanagements, Budgetplanung, Verfolgung von Aufgaben und Meilensteinfortschritten, Arbeitseinteilung und -zuweisung, aber auch der Identifizierung von Risiken und Problemen.
Mit der Projektmanagement-Software können Ziele und Meilensteine am Computer, Tablet oder Smartphone visualisiert werden. Die Projekte können erstellt und mit Beteiligten, Kunden, Lieferanten und Auftragnehmern geteilt werden. So erhalten alle einen Überblick über das Projekt und sind immer auf dem Neusten Stand.
Vorteil Projektmanagement-Software
Da die Komplexität und Vernetzung verschiedener Projekte, sowohl bei privatwirtschaftlichen, als auch bei staatlichen Unternehmen immer mehr zunimmt, wurde spezielle Projektmanagement-Software entwickelt, die genau auf die Bedürfnisse und Anforderungen eines Projektmanagements abgestimmt sind. Ein großer Vorteil einer Projektmanagement-Software besteht darin, dass der gesamte Zyklus eines Projekts abgebildet wird.
So können bereits erste Ideen und Planstudien zusammengefasst werden, inklusive einer Abschätzung der Risiken eines Projekts. Die gesamte Durchführung wird bis zum Endcontrolling dokumentiert und dauerhaft gespeichert. So wird das Projekt nicht nur während der Durchführung abgebildet, sondern kann auch als Beispiel für weitere Projekte dienen. Ohne ein effizientes Softwaretool ist ein Projektmanagement großer und komplexer Vorhaben nicht vorstellbar. Mit der Projektmanagement-Software greifen alle Teilprojekte und Bereiche wie Zahnräder ineinander und Ihr Projekt läuft wie ein Uhrwerk.
Projektmanagement mit eGECKO
Damit auch Ihre Projekte reibungslos ablaufen, vereint die eGECKO mehrere Funktionen in einem ERP für Projektdientsleister und bietet eine umfassende Unterstützung bei der Projektgestaltung und Durchführung. Mit eGECKO kann schon vorab ein Projekt in Teilprojekte und Arbeitspakete strukturiert werden.
Dank voller Integration nutzt eGECKO unterschiedliche Daten aus der Zeiterfassung, dem Vertragsmanagement, der Finanzbuchhaltung, der Faktura, der Kostenrechnung, dem Bestell- und Angebotswesen sowie dem Reisemanagement für ein besonders effektives Projektcontrolling. Mit dem eigenen Kennzahlensystem inklusive macht die Software Sie sogar auf Versäumnisse oder Unregelmäßigkeiten aufmerksam, noch bevor diese gravierende Auswirkungen auf das Projekt nehmen.
