Rechnungsprogramm

Den Aufwand der Fakturierung minimieren

Ein großer Bestandteil des Büroalltages in Mittelständischen Unternehmen ist die Rechnungsstellung. Oft werden hierfür starre Vorlagen genutzt, oder die Rechnung in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel erstellt.

Dies ist für Freiberufler und Kleinunternehmen noch umsetzbar, je größer das Unternehmen jedoch ist, umso wichtiger ist der Einsatz von geeigneten Rechnungsprogrammen. Denn diese geben eine Übersicht über erstellte und noch offene Rechnungen und unterstützen den ambitionierten Mittelstand bei der täglichen Büroarbeit.

Vorteile eines Rechnungsprogramms

Ein Rechnungsprogramm soll Ihnen die Arbeit erleichtern. Mit einer solchen Software können Rechnungen schnell, unkompliziert und standardisiert erstellt werden. Zudem werden mit einem Rechnungsprogramm formale Fehler vermieden, denn es unterstützt alle ordnungsgemäßen Pflichtangaben, wie z. B. Rechnungsnummer oder Steuernummer.

Um der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen nachzukommen, verfügen Rechnungsprogramme über Archivierungsmöglichkeiten. Die Rechnungen müssen daher nicht einzeln ausgedruckt und abgeheftet werden. Ein Rechnungsprogramm gibt zudem eine Übersicht über alle gestellten Rechnungen, Zahlungseingänge oder noch offenen Posten.

Funktionen eines Rechnungsprogramms

Neben dem eigentlichen Schreiben von Rechnungen, bietet ein Rechnungsprogramm die Möglichkeit, Angebote oder ggf. Mahnungen zu erstellen. Zudem sollte ein gutes Rechnungsprogramm noch weitere Funktionen bieten:

Rechnung

Gemäß dem Umsatzsteuergesetz § 14 UstG verfasst das Rechnungsprogramm für jede Rechnung ein eigenständiges Dokument. Die gesetzlich erforderlichen Pflichtangaben werden dabei standardisiert ausgegeben. Ein digitaler Rechnungseingangsworkflow integriert Rechnungen und Belege automatisch oder via Rechnungsimport. Das Rechnungsprogramm erkennt die Eingangsdokumente und verarbeitet diese vollautomatisch weiter. Nach Prüfung und Freigabe der Rechnung wird diese GoBD-konform archiviert.

Angebote

Durch ein Rechnungsprogramm können Angebote vereinfacht erstellt werden. Diese können gegebenenfalls mit einem Klick in Rechnungen umgewandelt werden.

Belege

Moderne Rechnungsprogramme bieten die Möglichkeit, Belege einfach mittels Scans zu erfassen und gesetzeskonform zu archivieren. Dazu wird unter anderem die sogenannte OCR-Technologie verwendet (Optical Character Recognition).

Speicherung von Dokumenten

Ein professionelles Rechnungsprogramm entspricht bei der Speicherung von Dokumenten den gesetzlichen Vorgaben der GoB und GoBD. Das bedeutet, dass Dokumente revisionssicher hinterlegt bzw. archiviert werden.

Finanzen

Durch die chronologische Auflistung von aktuellen und vergangenen Umsätzen gibt ein Rechnungsprogramm einen zuverlässigen Finanzüberblick.

Onlinebanking

Rechnungsprogramme verfügen über eine Verbindung mit dem Unternehmenskonto. So können Kontobewegungen aufgezeigt und Zahlungen getätigt werden.

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Das Programm zieht die Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen ab und ermittelt dadurch den Unternehmensgewinn. Diese Daten werden entweder in das amtliche Formular der Steuererklärung übertragen oder mit einer eigenen ELSTER Schnittstelle direkt an das Finanzamt übermittelt.

Schnittstellen

Neben der Schnittstelle mit dem Finanzamt verfügen einige Rechnungsprogramme über eine DATEV Schnittstelle, um die Kommunikation mit dem Steuerberater zu erleichtern. Zudem besteht die Möglichkeit, Rechnungen oder ähnliche Dokumente direkt an den Kunden zu übermitteln. Diese werden direkt per Mail an den Kunden verschickt.

Gesetzliche Anforderungen an ein Rechnungsprogramm

Professionelle Rechnungsprogramme berücksichtigen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenschutz (GoBD). Hierfür müssen Rechnungsprogramme bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

• Rechnungen o.ä. dürfen nicht auf Grundlage einer Vorlage ausgegeben werden, sondern jedes Dokument muss eigens erstellt werden.
• Alle Dokumente müssen vollständig, lückenlos und übersichtlich vorliegen, damit sachverständige Dritte die Ordnung der Dokumente nachvollziehen können.
• Alle Geschäftsvorgänge müssen einzeln erfasst und abgespeichert sein.
• Es muss gewährleistet sein, dass eine Rechnung im Nachhinein nicht geändert oder manipuliert werden kann.
• Die archivierten Dokumente müssen gegen Diebstahl geschützt werden.

Das sollten Sie bei einem Rechnungsprogramm beachten

Um langfristig eine optimale Lösung für das eigene Unternehmen zu finden, sollten bei der Auswahl des Rechnungsprogramms einige Punkte beachtet werden:

• Das Rechnungsprogramm sollte Schnittstellen zu verschiedenen Systemen wie ELSTER oder DATEV bieten. Ebenso empfehlenswert ist eine Schnittstelle zu einem nachgelagerten Buchhaltungssystem.
• Damit das Rechnungsprogramm die Arbeit erleichtert und Zeit einspart, sollte dieses eine intuitive Benutzerführung aufweisen. Die Anwendungen sollten dabei schnell und einfach erlernbar sein.
• Unternehmen sind oftmals im Wandel. Damit das Rechnungsprogramm mithalten kann, sollte es erweiterungsfähig sein.
• Der Datenschutz spielt auch bei einem Rechnungsprogramm eine zentrale Rolle. Da viele Rechnungsprogramme als Online-Versionen verfügbar sind, sollte besonderes Augenmerk auf den Datenschutz gelegt werden. Bei einem Dokumentenarchiv ist daher eine GoBD-konforme Archivierung enorm wichtig.
• Sobald das Rechnungsprogramm zur Datenarchivierung genutzt wird, ist es dringend notwendig, dass regelmäßig Backups erstellt werden und die Daten jederzeit wiederhergestellt werden können. Achten Sie daher auf eine Backup- und Recovery-Option.

Zukunftssicheres Rechnungswesen

Damit das Rechnungsprogramm auch zukünftig die Arbeit erleichtert und Zeit einspart, können Sie schon jetzt von umfangreichen Funktionen profitieren. Mit eGECKO sind Sie immer mobil und können mit den mobilen Applikationen Rechnungen unterwegs freigeben, einsehen und prüfen. Zudem profitieren Sie von kontinuierlichen technischen Weiterentwicklungen und regelmäßigen Updates. Als vollintegrierte Buchhaltungssoftware kann eGECKO Ihr komplettes Rechnungswesen optimieren.