Unkompliziert Eingangsrechnungen digitalisieren
eGECKO bietet verschiedene Möglichkeiten, mit denen sich Eingangsrechnungen digitalisieren lassen:
- XRechnungen
- Papierrechnungen via Scan
- PDF Rechnungen
- ZUGFeRD Rechnung
Eingangsrechnungen digitalisieren und Zeit gewinnen
Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen und -gutschriften sorgt für transparente Prozesse und verschlankt die täglichen Kernaufgaben im Rechnungswesen. Der digitale Rechnungseingangworkflow ist selbstverständlich auf individuelle Anforderungen flexibel anpassbar.
eGECKO bietet verschiedene Möglichkeiten, mit denen sich Eingangsrechnungen digitalisieren lassen:
Das Rechnungseingangsbuch sorgt für vollständig transparente und sichere Prüfprozesse. Hier werden alle Rechnungseingänge erfasst, vordefinierte Prüfungs- und Freigabeaufgaben ausgelöst und dem jeweiligen Bearbeiter zugeordnet. Die Rechnungseingangsworkflows sind individualisierbar und können beliebige Prüf- und Freigabestrategien beinhalten.
Ihre Eingangsrechnungen lassen sich mittels einfachen Workflows digital archivieren. Beispielsweise lassen sich Dateien per Drag & Drop oder Import und unter Belegbezug ablegen. Die Verknüpfung von Angebot, Lieferschein und Rechnung sorgt für zusätzliche Übersichtlichkeit im Archiv.
Auch externe DMS lassen sich in Kombination mit dem digitalen Rechnungseingangsworkflow von eGECKO kombinieren.
Besonders elegant gestaltet sich die Digitalisierung von Eingangsrechnungen mittels OCR Erkennung. Hiermit lassen sich Eingangsrechnungen automatisch einlesen und schneller erfassen. Der Clou mit eGECKO: Neben der umsatzsteuerkonformen Vollständigkeitsprüfung erkennt das System selbstlernend Fehler, wodurch die Erfassung immer genauer erfolgt. .
eGECKO sorgt für Durchgängigkeit im gesamten Unternehmen. Manuelle Prozesse werden zu digitalen Workflows, wodurch Ihre Mitarbeiter von mühseliger Routine befreit werden und effektiver zusammenarbeiten können als je zuvor.
Durchgängig digtale Workflows im Rechnungswesen müssen kein Traum bleiben. Mit eGECKO läuft die Buchhaltung reibungslos und präzise.
Ein digitaler Rechnungseingang spielt seine Vorteile voll aus, wenn auch nachgelagerte Prozesse durchgängig abgebildet werden. Wie ein durchgängig digitales Rechnungswesen aussieht und welche Möglichkeiten sich für Sie daraus ergeben, erfahren Sie in unserem Demovideo.
Eingehende Rechnungen müssen erfasst und bearbeitet werden – manuell kostet das nicht nur Zeit, sondern eröffnet auch das Risiko, dass sich Fehler einschleichen. Deutlich effizienter und letztendlich auch kostengünstiger ist ein digitaler Rechnungseingang: Die Eingangsrechnungen werden nicht nur digital registriert, sondern mit Hilfe einer Belegerkennung entsprechend zugeordnet. Diese elektronische Rechnungsverwaltung ist als wichtiger Schritt hin zum papierlosen Büro schon lange auf dem Vormarsch.
Sie erleichtert nämlich einerseits die Belegbuchung erheblich. Gleichzeitig können alle relevanten Mitarbeiter flexibel Zugriff auf die Dokumente, sodass sich die Daten leicht teilen und intern kommunizieren lassen. Sollte es Rückfragen geben, lassen sich diese schnell und unkompliziert beantworten. Im Gegensatz dazu müssen Papierrechnungen nämlich zunächst gesammelt, abgestempelt und an für die Freigabe zuständige Person übergeben werden. Das heißt, die Buchhaltung muss auf den Rücklauf warten bevor sie die notwendigen Informationen zuordnen, die Buchung erledigen und den Beleg manuell ablegen kann. Insbesondere bei kurzfristigen Zahlungszielen kann dieses lange Hin und Her problematisch werden – ein Skonto für zügiges Bezahlen wird unrealistisch.
Und noch eine Besonderheit: Wenn Unternehmen ihre Eingangsrechnungen digitalisieren, lassen sich die Dateien inklusive der dazugehörigen Vorgangsdaten revisionssicher archivieren. Damit wird eine Recherche ebenso leichter wie das Einhalten der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.
Um die Effekte, die ein digitaler Rechnungseingang mit sich bringt, effektiv ausnutzen zu können, ist nur ein ganz simpler Ablauf einzuhalten:
Angesichts der Sensibilität und Relevanz der im digitalen Rechnungsmanagement verwendeten Daten ist der Schutz vor Datenverlust von existenzieller Bedeutung. Mit regelmäßigen Backups ist hier ebenso wirkungsvoll entgegenzuwirken mit einem intelligenten Daten- und Zugriffsschutz, der Unbefugten die Einsicht, die Bearbeitung und damit den Datenmissbrauch verweigert. Darüber hinaus sollte ein digitales Rechnungsmanagement die Änderungshistorie unveränderbar festhalten, sodass sich jeder Schritt exakt nachvollziehen lässt.
Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen variieren je nach Staat:
Wichtig: DSGVO-Richtlinien beachten
Enthalten die archivierten Belege personenbezogene Daten, müssen die entsprechenden Regeln der DSGVO eingehalten werden.
Die Möglichkeiten zur Digitalisierung von Eingangsrechnungen sind vielfältig. Wenn alle Vorschriften beachtet werden, bieten sich folgende Optionen an:
Welche der Varianten auch zum Einsatz kommt: Wichtig ist, dass einerseits ein revisionssicheres Datei-Format genutzt wird und andererseits die erzeugten Daten intelligent verwaltet werden. Nur so lassen sich die Vorteile, die ein digitaler Rechnungseingang eröffnet, tatsächlich richtig ausschöpfen.