Professionelle Rechnung online erstellen
Um eine Rechnung zu erstellen müssen alle rechtlichen Pflichtangaben korrekt angegeben werden. Wenn eine Rechnung online erstellt wird sind die Pflichtangaben vordefiniert und werden automatisch richtig gesetzt.
Achten Sie bei der online Erstellung einer Rechnung darauf, dass die Umsatzsteuer anhand der geltenden Steuersätze automatisch berechnet wird. Zudem gewährleistet eine online erstellte Rechnung mittels einem Rechnungsprogramm eine lückenlose und fortlaufende Rechnungsnummerierung.
Eigenes Rechnungsdesign
Um sich von anderen abzusetzen hat jedes Unternehmen ein eigenes Corporate Design – ein eigenes Logo, eine bestimmte Schrift oder bestimme Farben, die mit dem Unternehmen in Verbindung gebracht werden. Damit sich diese einprägsamen Komponenten auch bei der Rechnung widerspiegeln, sollte jede Rechnung dem Corporate Design des Unternehmens entsprechen.
Um dies zu gewährleisten ist es wichtig, dass das Rechnungstool nicht nur starre Vorlagen zum Erstellen einer Rechnung vorgibt, sondern diese Vorlagen mit dem eigenen Design vereinbar sind bzw. die einzelnen Elemente bearbeitet werden können, um Logos, Farben oder auch Schriften einzufügen. Um dies nicht bei jeder einzelnen Rechnung aufs Neue zu bearbeiten, ist es wichtig, dass alle Grunddaten automatisch für jede Rechnung, Angebot oder Mahnung eingefügt und bereitgestellt werden.
Online Rechnungen versenden
Wenn eine Rechnung online erstellt wird, kann diese ganz einfach als PDF-Datei per E-Mail versendet werden. Selbstverständlich kann die Rechnung auch heruntergeladen und gegebenenfalls in ausgedruckter Form per Post verschickt werden.
Rechnung erstellen mit der Cloud
Egal, wo Sie gerade sind, mit einer cloudbasierten Lösung können Sie Rechnungen schreiben, wann immer Sie wollen. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Erstellen einer online Rechnung auch von mobilen Endgeräten wie Tablet oder Smartphone möglich ist. Für die Rechnungsstellung wird der stationäre Rechner nicht mehr benötigt.
Achtung: Wenn die Rechnungen im Internet bearbeitet und anschließend in der Cloud gespeichert werden, so dass man von überall Zugriff darauf hat, ist das Thema Datensicherheit enorm wichtig. Achten Sie darauf, dass die Daten in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert werden, denn somit unterliegen Ihre Daten und Rechnungen dem deutschen Recht, welches in Punkto Datenschutz hohe Standards hat.
Verbesserte Zusammenarbeit
Wenn Rechnungen online erstellt werden, erleichtert dies die Zusammenarbeit enorm. Die Rechnung liegt bereits in digitaler Form vor und kann ganz einfach in die bestehende Buchhaltung integriert werden. Meist können mehrere Benutzer bei einem online Rechnungsprogramm hinzugefügt werden. So können die zuständigen Mitarbeiter vernetzt arbeiten und Rechnungen gemeinsam erstellen bzw. einsehen. Dadurch sind alle Benutzer auf dem gleichen Stand und eine Rechnung wird gegebenenfalls nicht doppelt erstellt oder vergessen. Viele online Rechnungsprogramme haben zudem einen integrierten DATEV-Export, so können Sie die entsprechenden Daten und Rechnungen ganz einfach an Ihren Steuerberater übermitteln.
Verschiedene Konzepte
Die Rechnungssoftware-Tools unterscheiden sich in deren Umfang und Konzept. Teilweise können, besonders bei kostenfreien Versionen, lediglich Rechnungen erstellt werden, andere bieten zudem Projektfunktionen an. Hierbei können verschiedene Projekte einem Kunden zugeordnet werden. Die Mitarbeiter buchen Ihre Zeiten direkt auf die einzelnen Projekte. Die Arbeitsstunden werden dann bei der Erstellung der Rechnung berücksichtigt.
Wiederkehrende Rechnungen online erstellen
Nicht jede Rechnung ist einzigartig. Viele Fixbeträge werden monatlich oder in einem bestimmten zeitlichen Turnus in Rechnung gestellt wie die Miete oder ein Abonnement. Mit dem entsprechenden Programm können Sie nicht nur einzelne Rechnung online erstellen, sondern auch wiederkehrende Rechnungen oder Serienrechnungen anlegen. Hierbei muss lediglich festgelegt werden wie oft und wann das Tool automatisch eine Rechnung erstellen soll.
Mit eGECKO nicht nur Rechnungen online erstellen
Rechnungen online zu erstellen ist erst der Anfang. Mit eGECKO können Sie den sämtliche Eingangsrechnungen digitalisieren und auch die Rechnungsfreigabe erfolgt digital und mobil.
