Qualifikationsmatrix

Warum sollten Sie auf eine Qualifikations­matrix setzen?

Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihre Abteilungen zu produktiven Lernstationen verdichten. Oft bleiben Synergien zwischen diesen ungenutzt. Dabei ist der Wissensaustausch zwischen Mitarbeitern die günstigste Form der Weiterbildung. Aber Achtung, es geht nicht um Flurfunk, sondern um strategische Koordination von Wissen. Diese nämlich wird von einer Qualifikationsmatrix begünstigt.

Koordinieren lässt sich das Skill-Management nur, wenn die Basis geschaffen ist. Zur fundierten Qualfikationsmatrix gehören neben den einzelnen Mitarbeitern zugeordneten Skills auch die derzeitigen Skill-Niveaus und die angeforderte Qualifikation.

Grundlegende Inhalte einer Qualifikations­matrix (Skills)

Für eine präzisere Datenlage lassen sich Qualifikationen der Mitarbeiter priorisieren. Dazu werden zunächst tätigkeitsbezogene Schlüssel-Skills oder Soft-Skills festgelegt – Ein Anforderungsprofil nach aktuellen Projektzielen ist dabei natürlich auch möglich und durchaus zu empfehlen. Kalkulieren Sie dabei ein, dass die Datenerhebung über mehrere Monate laufen muss, damit Sie die Qualifikationen in der Matrix fundiert zusammengetragen können. Eine einmalige Momentaufnahme ist nicht immer aussagekräftig und verwässert das eigentliche Skill-Abbild Ihres Unternehmens. Als Unternehmen haben Sie auch zum Ziel, die Fortschritte der Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum zu messen. Diese sind zwar qualitativ zu bewerten, aber quantitativ und fortlaufend zu erheben.

Ist die Skill-Matrix einmal aufgesetzt, können Sie damit beginnen, die Mitarbeiter strategisch nach Ihrem Qualifikationsniveau miteinander zu vernetzen. Die Lernkurve wird sich dadurch automatisch begradigen und Lerneinheiten verwalten sich im besten Fall selbst.

Wie können Sie die Qualifikations­matrix richtig lenken?

Die Skill-Matrix lenken Sie bereits ab der eben vorgeschlagenen Datenplanung. Bestimmen Sie ein Team, das aufgrund von Berechtigungen Einsicht in die Skill-Lage gewinnen kann und die Mitarbeiter schon zu Beginn der Erhebung zum anschließenden Weiterbilden und Wissensaustausch animiert. Festlegen sollte das Team dabei, bis zu welchem Grad der Skill dann feiner zerteilt werden muss. Für Programmierer beispielsweise steht neben der Programmiersprache dann auch die Bedienung einer Library (Verzeichnis) im Vordergrund.

Maßnahmen für aktive Kompetenz­matrix entwickeln und einplanen

Sobald Sie die Grundlagen für Ihre Qualifiaktionsmatrix bestimmt haben, geht es nun darum den Wissensaustausch kontrolliert zu sichern. Zur Aktivierung der Kompetenzmatrix geben Sie Raum für Schulungen, Meetings aus Eigeninitiative und Akademien. Bestimmen Sie, wie viel Zeit Ihnen die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter wert ist und legen Sie Regeln für den Austausch fest.  Natürlich kann nicht jedes Know-How mit internem Wissen perfektioniert werden. Manchmal könnten auch externe Wissensvermittler notwendig sein. Die dafür erforderlichen Kosten lassen sich mit der Qualifikationsmatrix dennoch sehr transparent belegen.

Legen Sie nun unbedingt fest, welche Ziele die einzelnen Mitarbeiter eigentlich zu erreichen haben. Geht es beispielsweise darum, einen Mitarbeiter auf eine höhere Position vorzubereiten, sollte dies auf jeden Fall sichtbar in der Matrix sein.

Erfolg von Maß­nahmen und Skill-Fort­schritt bewerten

Dabei kommt es zum Beispiel auf wiederkehrende Reviews an. Ihre Mitarbeiter sollen die Möglichkeit bekommen, sich zu Ihrem Skill-Programm zu äußern und Ihren Fortschritt anzugeben. Beziehen Sie die Meinung Ihrer Mitarbeiter fokussiert mit ein. Wenn Sie ein Bildungsangebot für Ihr Personal aufstellen, ist es in erster Linie für dessen Erfolg wichtig, dass es gerne akzeptiert wird – Aus Ernst darf hier gerne etwas Spaß werden, so lernt es sich leichter, Ihre Mitarbeiter atmen zwischen produktiven Phasen auf und sammeln Erkenntnisse, welche sie direkt anwenden können.

Die Qualifikations­matrix richtig ausrichten

Wie sollten die Skill-Profile auf­gebaut sein?

Je nachdem was für die Qualifikation erforderlich ist und welches Niveau in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann, hat ein Skill-Profil verschiedene Stufen. Diese können in der einfachsten Ausführung aus den folgenden Abschnitten einen Fortschritt angeben (die Visualisierung der Qualifikationsmatrix unterscheidet sich natürlich je nach Skillmanagement Software).

• Keine Skills vorhanden (Fortschrittsfeld ist leer oder rot)
• Grundwissen (Skillfeld weißt auf Vorbereitung für Advanced-Level hin)
• Skills können teilweise im Geschäftsalltag eingesetzt werden
• Skill-Level sorgt dafür, allen Tätigkeiten im Geschäftsalltag gerecht zu werden
• Skill-Level ist maximiert und Mitarbeiter kann zur Wissensweitergabe eingesetzt werden

Für welche Mit­arbeiter-Gruppen gilt die Skill-Matrix?

Grundsätzlich ist die Qualifikationsmatrix für die gesamte Reichweite Ihrer personellen Struktur von Relevanz. Unterteilen Sie jedoch nach bestimmten Ebenen. Denn eine Führungskraft einer Abteilung muss vielleicht dieselben Grundlagen beherrschen, aber die Führungskompetenz unterliegt einer anderen Matrix als die Kompetenzen der Untergebenen. Für Quereinsteiger könnte diese Differenzierung womöglich auch Vorteile mit sich bringen, da sie dadurch gesondert geschult werden können und schneller Defizite aufarbeiten würden.

Integration einer Soft­ware für die Qualifikations­matrix

Ein Programm zur Verwaltung Ihrer Kompetenzen, sogenannte Skillmanagement-Software, erfüllt die Anforderungen an eine Qualifikationsmatrix. Mit Ihr lassen sich in wenigen Stunden vollständige Skill-Profile und Matrix-Abschnitte visualisieren. Achten Sie darauf, dass Sie nützliche Exportfunktionen nutzen. Die Matrix der Mitarbeiter-Kompetenzen muss ständig in den Köpfen Ihres Unternehmens bleiben und sichtbar werden. Mit einem Export für ein Reporting, lässt sie sich für Meetings einsetzen. Sie können auch Fortschritte in einer Kanban-Tafel abbilden, diese ausdrucken und in die Teamräume hängen, sofern es sich nicht um sensible Skills Ihrer Mitarbeiter handelt.

• Mithilfe einer ganzheitlichen Lösung zur Unternehmensverwaltung setzen Sie auf Software, die nicht nur Skills verwalten kann, sondern alle Personalangelegenheiten im Unternehmen verinnerlicht.
• Anbieter von Komplettlösungen bieten eine hohe Kompatibilität zwischen den Modulen für die Personalverwaltung bis hin zum Controlling und zur Finanzbuchhaltung.
• Von Vorteil ist die Software-Synergie, wenn ein Modul zur Personalzeiterfassung direkt mit dem verbuchten Aufwand rechnet. Diese Daten lassen sich dann zum Beispiel auch für die Skill-Matrix einsetzen.
• Dabei teilen sich die Daten einen gemeinsamen Server, sie müssen also nicht redundant angelegt werden.