Digitalisierung in der Personalverwaltung
Die Digitalisierung beeinflusst die verschiedenen Prozesse der Personalverwaltung. So wird zum Beispiel die Lohnabrechnung mit Hilfe eines lokalen Programmes erstellt, die Arbeitszeiterfassung in einer Excel-Tabelle erfasst und die Reisekosten über eine einfache Webapplikation übermittelt. Zum einen erleichtert dies bereits die Verwaltung der Mitarbeiter, zum anderen kann die Nutzung von unterschiedlichen Programmen schnell für Verwirrung führen. Besonders mittelständische Unternehmen setzen daher auf die Nutzung einer vollintegrierten Personalsoftware.
Stammdaten und Personalakte
In der Personalakte werden alle wichtigen Stammdaten dokumentiert und gesammelt. Oftmals sind diese allerdings noch nicht digitalisiert. Dies verlangsamt den Arbeitsalltag der Personalverwaltung, da einzelne Daten umständlich in Akten und Ordnern gesucht und zusammengetragen werden müssen. Mit Hilfe einer digitalen Personalakte wird die zentrale Datenverwaltung ermöglicht. Dadurch sind effiziente Bericht- und Recherchemethoden möglich, ohne umständliches Suchen.
Datenübertragung in der Personalverwaltung
Viele Daten und Dokumente der Personalverwaltung müssen monatlich dem Finanzamt und dem Sozialversicherungsträger zugänglich gemacht werden. Mit geeigneten Schnittstellen werden relevante Informationen per Knopfdruck versendet. Ein umständliches Zusammensuchen, Vervielfältigen und postalisches Verschicken entfällt komplett. So sparen Sie mit einer Lohnabrechnungssoftware bares Geld und Ressourcen.
Rechtssicherheit und Datenschutz
Mitarbeiter in der Personalverwaltung tragen eine hohe Verantwortung, denn sie haben Zugriff auf hochsensible, personenbezogene Daten. Daten wie Name, Anschrift, Lebenslauf, Zeugnisse, Führungszeugnisse, Kontodaten, Einkommensdaten und viele mehr sind im Rahmen der DSGVO von Gesetzeswegen besonders geschützt. So ist es gesetzlich vorgeschrieben, alle persönlichen Daten eines Mitarbeiters zu löschen, sobald dieser das Unternehmen verlässt.
Da bei dem Ausscheiden eines Mitarbeiters verschiedene Dinge zu beachten sind, gerät das Löschen der Daten oftmals in Vergessenheit. Hierfür bieten Hersteller von Personalverwaltungs-Software eine Lösung. Dank eingebauter Funktionen werden die Daten zeitgerecht und automatisch gelöscht.
Auf Grund der sensiblen Daten ist es zudem wichtig, dass die Softwarelösungen eine Datenschutzzertifizierung nach DSGVO vorweisen bzw. eine datenschutzkonforme Cloudanwendung genutzt wird. Daneben ist der Sitz der Server ebenfalls für die Rechtssicherheit entscheidend. Denn in Amerika darf der Staat ohne jede richterliche Verfügung auf die Server zugreifen. Achten Sie daher darauf, dass sich die Server des Softwaredienstleisters auf europäischem Boden befinden.
Vorteile einer Personalverwaltungs-Software
Die Personalverwaltung umfasst mehrere Bereiche, die mit geeigneter Software den Arbeitsalltag unterstützen. Hierfür werden oftmals unterschiedliche Programme verwendet. Um die Vielzahl der Programme zu minimieren ist eine vollintegrierte Komplettlösung ratsam. Unsere Business Software eGECKO integriert sämtliche Personalprozesse. Das entlastet den Arbeitsalltag in der Personalverwaltung ungemein, da auf einen zentralen Datensatz zurückgegriffen wird und die Daten ohne umständliches Suchen zur Verfügung stehen. So ist zum Beispiel die Lohnabrechnung, die Personalkostenplanung, das Bewerbermanagement und die Personalzeiterfassung in der Rundumlösung eGECKO möglich.
Ein weiterer Vorteil ist der modulare Aufbau. So können Sie eGECKO auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden und gegebenenfalls erweitern, ohne neue Softwarelösungen zu implementieren.
