Lohnsteuerabzug

Der Lohnsteuerabzug

Arbeitgeberpflicht und -verantwortung

Beim Lohnsteuer­abzug handelt es sich um folgendes Ver­fahren:

• Der Arbeit­geber berechnet die vom jeweiligen Be­schäftigten zu be­zahlende Lohn­steuer - ver­pflichtend.
• Den errechneten Be­trag behält der Arbeit­geber bei der Lohn­aus­zahlung ein und
• führt ihn an das zuständige Finanz­amt ab.

Lohn­steuer fällt generell nur auf die Ein­künfte an, die aus nicht­selbst­ständiger Arbeit generiert werden. Darüber hinaus sind auch Sach­bezüge sowie vom Arbeit­geber ge­währte geldwerte Vor­teile, wie zum Beispiel Essens­gutscheine im Wert von mehr als 50 Euro monatlich oder die Privat­nutzung von Dienst­wagen, zu ver­steuern.

Demnach haben folgende Berufs­gruppen Lohn­steuer zu be­zahlen:

• Arbeit­nehmer
• Auszubildende
• Angestellte
• Beamte

Die Lohn­steuer ist nach § 38 Einkommen­steuer­gesetz (EStG) so konzipiert, dass die monatlichen Zahl­ungen ans Finanz­amt als Vor­aus­zahlungen auf die jährlich fällige Ein­kommen­steuer gelten. Die Höhe des Lohn­steuer­betrages hängt einer­seits vom Arbeits­lohn des Beschäftigten und anderer­seits von der relevanten Steuer­klasse ab.

Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale

Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (kurz: ELStAM) be­einflussen nach § 39 Abs. 4 EStG die Höhe des Lohn- und Kirchen­steuerabzugs je Monat:

• die Steuer­klasse und der Faktor - ge­regelt in § 38 Abs. 1 EStG bzw. § 39 Abs. 1 EStG
• die Anzahl der relevanten Kinder­freibeiträge in den Steuer­klassen I bis IV - geregelt in § 38 Abs. 2 EStG
• Freibetrag bzw. Hinzu­rechnungs­betrag in Lohn­steuerer­mäßigungs­verfahren - geregelt in § 39a EStG
• Beitrag für die private Kranken- und Pflege­pflicht­versicherung für 12 Monate im Rahmen der Vor­sorge­pauschale, sofern der Arbeit­nehmer dies be­antragt - ge­regelt in § 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 EStG
• Geburts­datum
• eventuell zu beantragende Frei­stellung von der Lohn­steuer, sofern die relevante Lohn­steuer unter ein Ab­kommen zur Ver­meidung der Doppel­besteuerung fällt
• die für den Abzug der Kirchen­steuer erforderlichen Merk­male - geregelt in § 39e Abs. 3 Satz 1 EStG)

Sämtliche Daten lassen sich einfach abrufen. Die Unternehmen erhalten sie automatisch - entweder vom Finanzamt oder der zuständigen Meldebehörde.

Anmeldung zur Lohnsteuer ist Pflicht

Der Arbeitgeber ist explizit dazu verpflichtet, seine Arbeit­nehmer mit Beginn des Dienst­verhältnisses beim für das Unter­nehmen zuständigen Finanzamt an­zumelden. Dabei sind folgende Daten zur Ver­fügung zu stellen:

• Steuer-ID-Nummer des neuen Be­schäftigten
• Geburtsdatum und Datum der Auf­nahme des Beschäftigungs­verhältnisses
• Beginn der Gültig­keit von ELStAM für den neuen Be­schäftigten
• Auskunft darüber, ob der Arbeit­nehmer in einem weiteren Arbeits­verhältnis be­schäftigt ist

Genau diese Informationen muss ein neuer Arbeit­nehmer dem relevanten Unter­nehmen bei Ein­tritt zur Ver­fügung stellen. Darüber hinaus muss er an­geben, ob ein nach § 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 EStG fest­gestellter Frei­betrag geltend ge­macht werden soll - und in welcher Höhe.

Sobald alle Daten ab­gerufen sind, müssen die ELStAM in das jeweilige Lohn­konto übernommen und im Rahmen deren Gültig­keit beim Lohn­steuer­abzug für die Dauer des Arbeits­verhältnisses an­gewendet werden. Sind Änderungen not­wendig oder müssen neue Merkmale für den Lohn­steuer­abzug ein­getragen werden, dann ist das Finanz­amt am Wohn­sitz des Arbeit­nehmers dafür zu­ständig.

Wichtig:

Die Änderungen der Merk­male für den Lohn­steuer­abzug für das laufende Kalender­jahr müssen bis zum 30. November des Jahres beim zu­ständigen Finanz­amt be­antragt werden.

Korrekte Berechnung der Lohnsteuer

Als Berechnungs­grundlage dient die elektronische Lohn­steuer­karte, die alle relevanten Daten ent­hält. Dazu zählen u.a.:

• persönliche Angaben zum Arbeit­nehmer
• Identifikationsnummer
• Lohnsteuerklasse
• steuerliche Freibeträge

Darüber hinaus können Arbeit­geber die ein­schlägigen - allgemeinen und besonderen - Lohn­steuer- bzw. Lohn­steuerannäherungs­tabellen nutzen, die sich in Ab­hängigkeit vom Bundes­land und von der Berück­sichtigung der Kirchen­steuer unter­scheiden. Soll der Lohn­steuerabzug präzise berechnet werden, empfiehlt sich das vom Bundes­ministerium für Finanzen (BMF) bereit­gestellte Online-Tool zur Be­rechnung der Lohn- und Ein­kommensteuer.

Die Summe der Abschlags­zahlungen, die als monatlicher Lohn­steuer­abzug abgeführt werden, müssen zum Ende des Kalender­jahres mit den für das Jahres­einkommen fälligen Ein­kommensteuer über­einstimmen - ansonsten wird der Lohn­steuerjahres­ausgleich fällig.

Lohnsteuerjahresausgleich - was ist darunter zu verstehen?

Früher wurde die Einkommen­steuererklärung, die Arbeit­nehmer freiwillig ab­geben können, als Lohn­steuer­jahres­ausgleich bezeichnet - korrekter wäre Antrags­veranlagung. Heute ist darunter eine Korrektur zu verstehen, um den im Laufe des Kalender­jahres erfolgten Lohn­steuer­abzug an die tatsächlich geschuldete Einkommen­steuer anzupassen. Diese Korrektur­rechnung wird in der Regel mit der Lohn­abrechnung für Dezember erledigt.

Arbeit­geber können zum Lohn­steuer­jahres­ausgleich ver­pflichtet sein, sofern mehr als zehn Arbeit­nehmer im Unter­nehmen be­schäftigt sind. Und das aus gutem Grund: Werden nämlich Gehalts­veränderungen durchgeführt oder Sonder­zuwendungen wie Urlaubs- oder Weihnachts­geld gewährt, können sich Ab­weichungen zwischen dem monatlichen Lohn­steuerabzug und fälliger Jahres­steuer ergeben - und die müssen im laufenden Jahr aus­geglichen werden.

Ausnahmen:

Wie immer gibt es auch hier Aus­nahmen von der Regel, sodass der Lohn­steuer­jahres­ausgleich nicht im laufenden Jahr erfolgen darf. Das ist zum Beispiel der Fall, sollten Be­schäftigte

• nicht unbeschränkt steuer­pflichtig sein, da sie über die Hälfte eines Jahres im Aus­land leben,
• nicht das komplette Kalender­jahr im aktuellen Unter­nehmen ge­arbeitet haben,
• ihre Arbeitnehmer­tätigkeit unter­brochen haben,
• einen individuellen Frei­betrag geltend machen oder
• Kurzarbeiter-, Schlecht­wetter- oder Winter­ausfall­geld bezogen haben.

Wichtig:

Arbeit­nehmer können mit einem An­trag ebenfalls den Lohn­steuerjahres­ausgleich aus­schließen.

Lohnsteuerabzug durch Dritte

Beziehen Arbeitnehmer eines Unter­nehmens Ein­nahmen von dritter Seite, können diese ebenso Arbeits­lohn sein - und müssen vom Arbeit­geber ebenso behandelt werden wie eigene Zahl­ungen. Damit greift die Pflicht zum Lohn­steuer­abzug auch dann, wenn die Lohn­zahlung durch Dritte erfolgt.

Diese Abzugs­pflichten können gemäß § 38 Abs.1 Satz 3 EStG nur aus­nahms­weise auf den Dritte über­gehen, wenn die Arbeit­geber­pflichten in Be­zug auf den Lohn­steuerabzug unter Zu­stimmung des für die Betriebs­stätte zu­ständigen Finanz­amts auf die dritte Partei über­tragen werden.

Fazit: Lohnsteuerabzug

Lohnsteuerabzug ist eine Unternehmenspflicht

Bei der Berechnung der Lohn­steuer sind unterschiedliche Merkmale zu berück­sichtigen, die auf der elektronischen Lohn­steuerkarte ge­speichert werden. Sind diese einmal fest­gelegt, können Unter­nehmen sämtliche Lohn­abrechnungen während des Arbeits­ver­hältnisses auf dieser Grund­lage durch­führen - sofern keine Änder­ungen be­antragt werden. Da der Lohn­steuer­abzug als Vor­auszahlung auf die Jahres­steuer gilt, ist hier ein exaktes Vor­gehen ratsam. Umso wichtiger ist ein professionelles Abrechnungs­programm, das jederzeit auf aktuelle Lohn­steuer­tabellen zu­greift - und damit Fehler ver­meiden sowie eine Menge Arbeit er­sparen kann.