Definition: Lohnabrechnung
Die Lohnabrechnung, auch Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung genannt, ist ein Teilbereich der Lohnbuchhaltung und bietet dem Arbeitnehmer einen Nachweis über die Lohnberechnung seines Arbeitgebers. Diese Transparenz sieht der Gesetzgeber durch § 108 GewO (Gewerbeordnung) vor, er stellt daher gewisse Anforderungen an eine sorgfältige Vorbereitung dieser Dokumente. Auch für Angestellte auf Stundenlohnbasis ist die Ausstellung einer Lohnabrechnung Pflicht.
Der entscheidende Unterschied zwischen Lohn und Gehalt ist, dass Lohn diejenigen Angestellten erhalten, die auf Stundenbasis arbeiten. Dadurch kann das monatliche Einkommen bei ihnen variieren. Gehalt wiederum ist ein festes Einkommen, das keinen monatlichen Veränderungen unterliegt.
Nach § 108 der deutschen Gewerbeordnung gibt es einige Anforderungen an den Arbeitgeber, die er bei der Erstellung der Lohnabrechnung berücksichtigen muss. Schließlich werden einige Abzüge und Lohnnebenkosten anteilig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer übernommen. Diese Summen werden nicht nur an den Mitarbeiter, sondern auch an die Staats- und Krankenkasse ausgezahlt. Der Arbeitnehmer muss nachvollziehen können, in welcher Höhe er sich an diesen Kassen beteiligt und welche Vorteile er dadurch eventuell wirksam machen kann.
Die Gewerbeordnung erwirkt generell einen nachvollziehbaren Schriftverkehr. Unter der erforderten sorgfältigen Vorbereitung von Dokumenten knüpft sich auch der Grundsatz der Transparenz an. Darum werden im weiteren Verlauf dieses Beitrags auch die Bestandteile dargestellt, mit denen der Arbeitnehmer seine Lohnabrechnung nachvollziehbar überprüfen kann.
Oft fragen sich Arbeitnehmer, ob die Lohnabrechnung mit einer Hol- oder mit einer Bringschuld seitens des Arbeitgebers in Verbindung steht. Dass die Gehaltsabrechnung nur persönlich und in Papierform überreicht werden darf, ist zwar ein Gerücht, das Dokument muss jedoch nicht an den Arbeitnehmer versandt werden. In besonderen, aber seltenen Fällen, besteht jedoch auch eine Bringschuld für den Arbeitgeber.
Da keine Bringschuld besteht, gibt es auch keine gesetzlichen Fristen für den Arbeitnehmer. Wann die Lohn- und Gehaltsabrechnung also fällig ist, entscheidet sich nach der individuellen oder tariflich vereinbarten Frist, die mit den Mitarbeitern verhandelt wurde. Darunter können beispielsweise monatliche Lohnabrechnungen zur Online-Einsicht fallen, wenn sich aufgrund von unbestimmten Arbeitszeiten ständig die Summen der Abrechnung unterscheiden werden. Ebenfalls ist es denkbar, dass nur nach bestimmten Perioden oder bei einer Gehaltsänderung durch Boni und Weihnachtsgeld eine Lohnabrechnung ausgehändigt wird.
Für eine sorgfältige und gesetzestreue Lohnabrechnung, die online versandt wird, werden folgende Bestandteile vorausgesetzt:
Die erste Grundlage jeder Berechnung stellt der Bruttolohn dar. Nun werden bestimmte Beträge hinzugefügt oder abgezogen, die zu Zwischensummen führen. Darunter fallen im ersten Schritt
Es bildet sich das beitragspflichtige Arbeitsentgelt als neue Berechnungsgrundlage. Abgezogen werden nun
Der Beitragssatz bezeichnet in der Sozialversicherung den Anteil am Bruttoarbeitsentgelt, der zur sozialen Sicherung an die Sozialversicherung gezahlt wird. Die Beiträge werden grundsätzlich je zur Hälfte durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer entrichtet.
Das Bruttoeinkommen ist der Gesamtbetrag der Einkünfte aus allen Quellen in einem bestimmten Zeitraum. Das Nettoeinkommen ist der Betrag, der nach Abzug von Steuern, anderen Abzügen und Ausgaben übrigbleibt. Die sieben Steuerklassen kurz erklärt:
Zuschläge sind zusätzliche Zahlungen des Arbeitgebers, die für besondere Belastungen gezahlt werden. Diese werden in der Regeln im Arbeitsvertrag festgeschrieben. Dazu zählen unter anderem Überstundenzuschläge, Mehrarbeitszuschläge, Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit. Unter Zulagen versteht man Gelder wie etwa Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld.
Geringfügig Beschäftigte haben ein Arbeitsverhältnis, bei dem das monatliche Entgelt nicht mehr als 450 Euro beträgt. Oftmals ist auch von einem Minijob die Rede. Sie müssen für die Arbeit, die sie leisten, keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherungsbeiträge entrichten. Dementsprechend haben Minijobber jedoch auch keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld. Grundsätzlich gelten Minijobber als Teilzeitbeschäftigte und haben dieselben Rechte wie Vollzeitbeschäftigte, etwa, was den Kündigungsschutz, Mutterschaftsgeld und Entgeltfortzahlungen angeht.
Grundsätzlich beträgt die Höhe des Kurzarbeitergeldes 60 Prozent der Nettoentgeltdifferenz. Bei Arbeitnehmern mit Kinderfreibetrag beträgt die Höhe des Kurzarbeitergeldes 67 Prozent.
Müssen Abrechnungen korrigiert werden, weil der Arbeitgeber zu viel oder zu wenig Lohnsteuer einbehalten hat, könnten rechtliche Konsequenzen drohen. Der Arbeitgeber haftet schließlich nach § 42d des Einkommenssteuergesetzes für eine korrekte Lohnsteuerabrechnung. Wenn die elektronische Bescheinigung jedoch bereits an das Finanzamt übermittelt wurde, ist eine Korrektur nicht mehr möglich. Es folgt ein Verfahren, bei dem das Betriebsstättefinanzamt kontaktiert wird. Nach einer aufwändigen Bürokratie wird das Finanzamt den Arbeitnehmer dann bezüglich Nachforderungen oder Rückzahlungen kontaktieren. Um unangenehme Situation zwischen Angestellten und Unternehmen zu vermeiden, unterstützt eine digitale Gehaltsabrechnung mit Übersichtlichkeit. Dadurch lassen sich Berechnungen nicht nur schneller, sondern auch unter der führenden Hand eines sicheren Systems erstellen.
Sie haben die Möglichkeit, Lohnabrechnungen selbst, zum Beispiel mittels einer Vorlage wie Excel, zu erstellen. Einen einfachen und insbesondere sicheren Weg schlagen Sie ein, indem sie eine Lohnabrechnungssoftware verwenden, die bestenfalls komplett in alle Personalprozesse integriert ist. Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Lohnabrechnung extern durchführen zu lassen. Eine Möglichkeit hierfür sind Steuerberater, wobei hier das Problem ensteht, dass Dokumente generell manuell versendet werden müssen was sowohl den Austausch, als auch das Bescheinigungswesen erschwert. Unser Lohnabrechnungsservice bietet Ihnen hierfür eine echte Alternative. Sie behalten alle Daten immer im Zugriff, während wir sowohl die Berechnung der Löhne als auch das komplette Bescheinigungswesen übernehmen. Hier finden Sie Informationen, wenn Sie die Lohnabrechnung outsourcen möchten.