Eine Disziplin der Zahlungsübersicht
Die Kreditorenbuchhaltung ist der Finanzbuchhaltung untergeordnet bzw. ein Teil dieser und widmet sich speziell der Buchführung zwischen dem eigenen Unternehmen und den Kreditoren (z.B. Lieferanten oder externe Anbieter von Dienstleistungen). Dabei widmen sich nicht nur Großunternehmen der Kreditorenbuchhaltung, sondern auch klein und mittelständische Unternehmen profitieren von einer eigenen Buchführung.
Denn die Kreditorenbuchhaltung schafft einen Überblick über offene Posten und Rechnungen, die das Unternehmen noch begleichen muss. Mit einer sauber und übersichtlich geführten Buchhaltung werden somit Mahngebühren vermieden und die Rechnungen fristgerecht beglichen. Eine extra Führung der Kreditorenbuchhaltung kann allerdings sehr aufwendig sein. Um dies zu vermeiden, eignen sich spezielle Programme und Software, denn hier kann die Kreditorenbuchhaltung ohne großen Mehraufwand geführt werden und viele Prozesse werden automatisiert.
Was versteht man unter Kreditoren?
Als Kreditoren werden Lieferanten oder externe Anbieter bezeichnet, die Leistungen für das eigene Unternehmen erbracht haben, und dadurch Verbindlichkeiten für das Unternehmen entstehen. Im übertragenen Sinne gewähren Lieferanten u. a. einen „Kredit“, in Form einer Dienstleistung oder eines Produktes. Daher spricht man von Kreditoren.
Ziel der Kreditorenbuchhaltung
Die Lieferantenbeziehung ist nicht nur für Großunternehmen enorm wichtig, sondern besonders für mittelständische Unternehmen entscheidend. Denn nur mit einer intakten und positiven Lieferantenbeziehung wird der reibungslose Ablauf innerhalb des Unternehmens und in Bezug auf Kunden gewährleistet. Daher arbeitet die Kreditorenbuchhaltung eng mit dem Einkauf zusammen, da die Kreditorenbauchhaltung alle offenen Rechnungen im Blick behält und für die pünktliche Zahlungen verantwortlich ist.
Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung
Die zentrale Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist die Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Diese werden auch Kreditorenrechnungen genannt. Für eine korrekte Bearbeitung sind mehrere Schritte nötig:
Kreditorenstammsatz
Die Kreditoren, die eine regelmäßige oder dauerhafte Geschäftsbeziehung mit dem eigenen Unternehmen pflegen werden in einer Kreditorendatenbank erfasst. Um dies übersichtlich zu gestalten bekommt jeder Kreditor eine eigene Identifikationsnummer, auch Kreditorennummer genannt. Unter dieser Identifikationsnummer werden zudem weitere Informationen über das Unternehmen gespeichert. Hierfür ist ein ERP System (Enterprise Resource Planning) sehr gut geeignet. In diesem System werden alle Ressourcen des Unternehmens verwaltet.
Prüfung der Eingangsrechnung
Um sicher zu gehen, dass alle Eingangsrechnungen korrekt sind muss die Kreditorenbuchhaltung alle Posten der Rechnung auf deren Richtigkeit überprüfen. Hierbei werden die Stückzahlen und Preise kontrolliert und ob die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt. Hierbei ist eine Buchhaltungssoftware von Vorteil. Denn so können alle Bestellungen und Rechnungen einfach per Mausklick geöffnet und verglichen werden. Umständliches suchen in Aktenordnern ist dementsprechend hinfällig.
Elektronische Erfassung der Eingangsrechnung
Wie auch in der Anlagenbuchhaltung oder anderen Buchhaltungen, erleichtert die elektronische Erfassung der Eingangsrechnungen die Buchführung ungemein und spart wertvolle Arbeitszeit. Denn dadurch laufen die weiteren Prozesse weitestgehend automatisiert ab. Um eine übergreifende Bearbeitung und Einsichtnahme zu gewährleisten sind daher Buchhaltungsprogramme sinnvoll.
Im vernetzten Zeitalter geht die Tendenz immer mehr zur digitalen Buchhaltung. Hierbei lassen sich alle Belege und Eingangsrechnungen digitalisieren und sind für alle Mitarbeiter der Buchhaltung, als auch der Geschäftsführung digital abrufbar. Ein besonderes Highlight ist ein digitaler Rechnungseingangsworkflow, der mit vordefinierten Prozessketten eine optimale, automatisierte Zusammenarbeit im Team ermöglicht.
Offene Posten
Die größte Anforderung an die Kreditorenbuchhaltung ist, dass alle offenen Rechnungen möglichst zeitnah beglichen werden. Hierfür müssen die Rechnungen nach Fälligkeit sortiert und verwaltet werden. Durch die Digitalisierung der Rechnungen werden versehentliche Doppelbuchung vermieden. Denn geeignete Programme hinterlegen der Rechnung einen Status und weisen somit daraufhin, ob der Posten noch offen, oder bereits beglichen ist. Nur wenn die Kreditorenbuchhaltung die offenen Posten korrekt verwaltet, kann die Liquidität besser geplant und überprüft werden.
Begleichung der Kreditorenrechnungen
Die Forderungen der Kreditoren müssen durch eine Zahlung beglichen werden. Damit dies termin- und fristgerecht geschieht muss die Kreditorenbuchhaltung die Fälligkeiten im Blick haben. Mit einer geeigneten kaufmännischen Software werden Dauerbuchungen eingerichtet und Zahlungen automatisiert. So werden direkt bei dem Eingang der Rechnung die Zahlungsmodalitäten hinterlegt und die Prozesse laufen digital ab, zum Beispiel per Online-Überweisung. Bei der Wahl eines geeigneten Programmes muss daher darauf geachtet werden, dass Daueraufträge und automatisierte Zahlungen möglich sind.
Archivierung der Kreditorenbuchhaltung
Laut Gesetzgeber müssen alle Rechnungen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Bislang wurden die Rechnungen chronologisch sortiert und in einem Ablagesystem hinterlegt. Dies nimmt allerdings ein Mehrfaches an Raum ein, und eine mögliche Recherche gestaltet sich umständlich. Daher ist die digitale Archivierung ratsam. Eine Buchhaltungssoftware mit integriertem Dokumentenarchiv bietet hierbei viele Vorteile. Allerdings muss darauf geachtet werden, dass die Archivierung GoBD-konform ist und somit der aktuellen Gesetzeslage entspricht.
Vorteile der Kreditorenbuchhaltung
Um die Vorteile der Kreditorenbuchhaltung auszuschöpfen, ist eine regelmäßige Auswertung über offene Posten, Kreditorensaldenlisten oder Kreditorenstammdaten unabdingbar. Mit eGECKO können verschiedene Auswertungen einfach und per Mausklick erstellt werden. Ein umständliches Suchen und Zusammentragen der Daten sind damit hinfällig. Wie das genau aussieht, können Sie in unserem Online-Video zu eGECKO Rechnungswesen entdecken.
