Dokumentenmanagementsysteme erobern den Mittelstand
„Wo ist die Akte zu Vorgang XY? Ich benötige dringend alle Informationen und zwar jetzt!“ Wer bereits längere Zeit im Berufsleben steht, kennt Sätze wie diesen nur zu gut. Doch selbst heute ist die digitale Archivierung noch nicht flächendeckend im Mittelstand angekommen. Während sich Großkonzerne schon längst vom mühseligen Aktenanlegen und -archivieren verabschiedet haben, wägen mittelständische Unternehmen noch unsicher Vor- und Nachteile ab. Doch gerade der ambitionierte Mittelständler sollte nicht länger auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem verzichten, denn die papierlose Archivierung verschafft große Zeitvorteile und vereinfacht die Zusammenarbeit. Wir zeigen Ihnen, worauf es bei Dokumentenmanagementsystemen ankommt.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Unter einem Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS – versteht man die datenbankgestützte digitale Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Ziel eines Dokumentenmanagementsystems ist es, papiergebundene Schriftstücke abzuschaffen und ein papierloses Büro zu ermöglichen. Hierfür kommt spezielle DMS Software zum Einsatz, welche die zentrale Erfassung, das Management und die Aufbewahrung von Dokumenten aus allen Kommunikationskanälen umfasst.
Eine solche Softwarelösung muss sich dabei nicht nur auf geschäftsbezogene Dokumente beziehen. Ein sogenanntes Enterprise Content Management System (ECM) gilt als großer Bruder der Dokumentenmanagementsysteme und kann zu einer höheren Effizienz im Unternehmen führen, wenn es sich bei den Informationen nicht nur um Dokumente handelt und diese über viele verschiedene Schnittstellen in den Informationsbestand des Unternehmens einfluten.
Was sind die Voraussetzungen für ein DMS-System?
Vor einiger Zeit waren Dokumentenmanagementsysteme tatsächlich eher Großkonzernen vorbehalten. Doch einst kostenintensive Anforderungen an die Infrastruktur hinsichtlich Speicherplatz und Servern sind heute wesentlich kostengünstiger und somit auch in mittelständischen Unternehmen realisierbar.
Was kann ein Dokumentenmanagementsystem im Mittelstand leisten?
Die Vorteile eines DMS sind vielseitig und selbst Anbieter von Open Source-Software können grundlegende DMS-Funktionen abbilden. Bei der Auswahl einer Lösung ist jedoch Vorsicht geboten, denn hinsichtlich der zunehmenden Flut an Informationen und Daten sowie neuer gesetzlicher Bestimmungen zum elektronischen Versand von Daten, genügen Basisfunktionen nicht länger. Achten Sie bei DMS-Systemen auf folgende Funktionen.
Revisionssicherheit
Ein Dokumentenmanagementsystem muss alle Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Dokumenten in elektrischer Form sowie den Datenzugriff gemäß GoBD abdecken. Sowohl bei eingescanntem Papier als auch beim Empfang elektronischer Dokumente muss es nachweisbar sein, dass das Dokument in Ihrem DMS das Original ist.
Unkomplizierte Ablage
Die digitale Ablage in ein Dokumentenmanagement sollte komfortabel und ohne Fachkenntnisse möglich sein. Achten Sie darauf, dass das DMS verschiedene Möglichkeiten zur Dokumentenspeicherung bereithält, sodass verschiedene Dokumente verarbeitet werden können. Hilfreich sind auch Verknüpfungsoptionen für die Dokumente innerhalb eines Vorgangs.
Komfortable Such- und Zugriffsmöglichkeiten
Die Zeiten, in denen wertvolle Arbeitszeit im Archiv verschenkt wurde, sind dank Servern, E-Mail-Postfächern, lokalen Festplatten oder Cloud-Speicherung glücklicherweise vorbei. Doch aufgrund der großen Menge an Daten ist es dennoch zeitintensiv, wenn man beispielsweise eine E-Mail aus dem Vorjahr suchen muss. Ein DMS sollte daher Suchfunktionen enthalten, die einen schnellen Zugriff auf jedes Dokument ermöglichen sowie eine logische Verschlagwortung innerhalb der Dokumente.
Verbesserte Zusammenarbeit
Ein großer Nachteil von Dokumenten in Papierform lag darin, dass diese für parallele Teamarbeit dupliziert werden mussten. Bei digital archivierten Dokumenten ist dies nicht notwendig. Einmal gespeichert können digitale Dokumente einem bestimmten Personenkreis, zum Beispiel einem Projektteam, freigegeben werden. Das Team kann nun ortsunabhängig mit dem gleichen Datenmaterial effektiv zusammenarbeiten.
Prozessautomatisierung
Die Archivierung von Dokumenten kann mit einem DMS voll- oder teilautomatisiert erfolgen. Ein digitaler Rechnungseingangsworkflow ist hierfür ein gutes Beispiel. Ein vollautomatisierter Eingang via OCR-Erkennung ist genauso möglich, wie eine halbautomatische Verwaltung mittels Rechnungsimport.
