Welcher Projektmanager hat es nicht schon einmal selbst erlebt? Wieder knallt es, entweder im Team oder mit dem Kunden, weil Fristen nicht eingehalten wurden und das Produkt nicht zum Test bereit steht. Dabei lassen sich solche Probleme relativ einfach vermeiden. Eine gute Planung zahlt sich immer aus, ist aber nur die halbe Miete der Projektbewältigung.
Das Aufgabenmanagement macht mindestens ein Drittel jedes Projekts aus und ist dabei doch vollkommen unabhängig vom Projektalltag. Wie das zu verstehen ist? Dazu wird zunächst festgelegt, wobei es sich bei einem guten Aufgabenmanagement handelt. Außerdem erklärt sich im Folgenden, wie diese Prozesse im eigenen Unternehmen mithilfe von Aufgabenmanagement-Tools auf den effizienten Industriestandard befördert werden.
Das Aufgabenmanagement wird oft synonym mit der Aufgabenverwaltung verwendet. Das ist an sich nicht falsch, birgt aber die Gefahr, die Agilität der Managementtätigkeit abzuerkennen und sich auf die sture Ressourcensteuerung des Begriffs „Verwaltung“ zu verkrampfen. Management bedeutet nämlich, dass ein Verantwortlicher oder das gesamte Team auf Planungshindernisse und erfolgsbedrohende Risiken reagiert.
Damit Aufgaben überhaupt zu einem Ziel führen und deren Priorität abgewägt werden kann, sollte der Verantwortliche einige Vorbereitungen treffen. Dazu gehört:
Aufgaben werden klar definiert. Eine Formulierung und deren Dokumentation erleichtert die Bearbeitung, da die Aufgabenstellung jederzeit aufgerufen, wiederverwendet und von Dritten nachvollzogen werden kann. Durch eine Operationalisierung sollten die wesentlichen Ziele der Aufgabe deutlich werden.
Damit das Aufgabenmanagement an jeder Stelle eine Möglichkeit für angemessene und zeitkritische Entscheidungen bietet, muss der Status eines Prozesses ersichtlich werden. Dazu werden Prozesse beispielsweise nach Checkpoints, also Meilensteinen der Aufgabe, sortiert und/oder der Aufgabe ein Prozentsatz hinzugefügt.
Aufgaben sollten immer in einem realistischen Zeitmaß zu bewältigen sein. Sind die Zeit-Aufgaben-Blöcke sinnvoll angelegt und stimmen die Zeitschätzungen mit dem tatsächlichen Pensum überein, lassen sich Prioritäten in der Aufgabenverteilung bestimmen.
Die Wege zwischen und innerhalb der Aufgaben sollten so verknüpft werden, dass Teilprozesse möglichst ressourcenschonend bleiben. Das bedeutet dann zum Beispiel, dass bestimmte Aufgaben gleichzeitig ablaufen können und die Kapazitäten gut aus- und nicht überlastet sind. Außerdem sollte der Kommunikationsfluss in einem Projekt so definiert sein, dass sich Mitarbeiter nicht alleine gelassen fühlen und jederzeit eine helfende Instanz erreichen können, die sich für ihn zuständig fühlt.
Da es unterschiedliche Modelle des Aufgabenmanagements gibt, zeichnen sich diese durch eine grobe oder feine Agilität aus. Projektleiter können unter festgesetzten Spielräumen entweder konkret oder flexibel auf Risiken reagieren. Je nachdem unter welchen Limits (Fristen, Budget, Kapazitäten) das Projekt gestemmt werden muss, ergeben sich auch andere Empfehlungen für das entsprechende Modell. Neben den drei folgenden Modellen gibt es noch zahlreiche weitere Möglichkeiten, des strukturierten Aufgabenmanagements. Diese drei Methoden werden jedoch in vielen Branchen relativ häufig in der Form eingesetzt.
Das „Waterfall Model“ sieht eine strikt lineare Reihenfolge der Aufgaben vor, nach der diese nacheinander abgeschlossen werden. Jede Aufgabe bedingt also den Abschluss der vorigen.
Scrum ist Teil der agilen Aufgabenverwaltung. Im Fokus steht die eigenverantwortliche Organisation kleiner Teams. Da jedes Teammitglied selbstständig für das Management ihrer Aufgaben verantwortlich ist, werden zur höheren Erfolgskontrolle sogenannte Sprints, also sehr kurze Planungsphasen vorgeschrieben.
Dieses Modell zielt darauf ab, die Priorisierung von Aufgaben zu unterstützen. Zeitkritische Aspekte spielen bei der Kanban-Methode eine untergeordnete Rolle. Es geht vielmehr darum, den Mitarbeitern beispielsweise durch farbliche Markierungen auf die wirklich wichtigen Aufgaben hinzuweisen, wenn Prioritäten sich schnell ändern.
In der Regel beruft sich vor allem die Softwareentwicklung auf fein differenzierte Ausformungen dieser Methoden, die dann exakt auf das jeweilige Projekt abgestimmt werden. Da diese Branche seit ihrem Entstehen entweder mit extrem strengen Zielvorgaben oder gestauchten Fristeinheiten (Sprints) zu kämpfen hat, finden viele geläufige Methoden des Aufgabenmanagements ihren Ursprung bei den großen Denkern der IT-Szene. Eine Software zum Aufgabenmanagement ist daher auch immer an der Philosophie dieser Managementpioniere ausgerichtet.
Um ein Tool oder eine App zu integrieren, die den Geist der erfolgreichen Managementikonen in die Prozessführung bringt, sollten bestimmte Entscheidungen getroffen sein. Zunächst steht die Auswahl für verschiedene Einzellösungen, die Schnittstellen für eine Projektmanagement-Software mitbringen. Dem gegenüber bietet sich eine komplette Projektcontrolling Software an.