Aufgabenmanagement

Die Bedeutung des Aufgaben­managements

Welcher Projektmanager hat es nicht schon einmal selbst erlebt? Wieder knallt es, entweder im Team oder mit dem Kunden, weil Fristen nicht eingehalten wurden und das Produkt nicht zum Test bereit steht. Dabei lassen sich solche Probleme relativ einfach vermeiden. Eine gute Planung zahlt sich immer aus, ist aber nur die halbe Miete der Projektbewältigung. 

Das Aufgabenmanagement macht mindestens ein Drittel jedes Projekts aus und ist dabei doch vollkommen unabhängig vom Projektalltag. Wie das zu verstehen ist? Dazu wird zunächst festgelegt, wobei es sich bei einem guten Aufgabenmanagement handelt. Außerdem erklärt sich im Folgenden, wie diese Prozesse im eigenen Unternehmen mithilfe von Aufgabenmanagement-Tools auf den effizienten Industriestandard befördert werden.

Aufgaben­management ist nicht gleich Projekt­management

Das Aufgabenmanagement wird oft synonym mit der Aufgabenverwaltung verwendet. Das ist an sich nicht falsch, birgt aber die Gefahr, die Agilität der Managementtätigkeit abzuerkennen und sich auf die sture Ressourcensteuerung des Begriffs „Verwaltung“ zu verkrampfen. Management bedeutet nämlich, dass ein Verantwortlicher oder das gesamte Team auf Planungshindernisse und erfolgsbedrohende Risiken reagiert. 

• Aufgaben werden nicht nur angeleitet und der Projekterfolg kontrolliert. Reine Aufgabenverwaltung bedeutet demnach nicht, dass ein Projekt wirklich effizient abläuft. 
• Denn wichtige Bestandteile des Aufgabenmanagements sind zumal das Risiko- und Eskalationsmanagement.
• Das Aufgabenmanagement fokussiert sich außerdem als permanenter Prozess auf die generelle Aufgabenbewältigung im Unternehmen. Dazu müssen Aufgaben nicht an ein Projekt gebunden sein.

Voraussetzungen eines jeden Aufgaben­managements

Damit Aufgaben überhaupt zu einem Ziel führen und deren Priorität abgewägt werden kann, sollte der Verantwortliche einige Vorbereitungen treffen. Dazu gehört:

Die Aufgaben nach­voll­ziehbar machen

Aufgaben werden klar definiert. Eine Formulierung und deren Dokumentation erleichtert die Bearbeitung, da die Aufgabenstellung jederzeit aufgerufen, wiederverwendet und von Dritten nachvollzogen werden kann. Durch eine Operationalisierung sollten die wesentlichen Ziele der Aufgabe deutlich werden.

Übersichtlichkeit von Prozessen

Damit das Aufgabenmanagement an jeder Stelle eine Möglichkeit für angemessene und zeitkritische Entscheidungen bietet, muss der Status eines Prozesses ersichtlich werden. Dazu werden Prozesse beispielsweise nach Checkpoints, also Meilensteinen der Aufgabe, sortiert und/oder der Aufgabe ein Prozentsatz hinzugefügt.

Terminierung und Priorisierung

Aufgaben sollten immer in einem realistischen Zeitmaß zu bewältigen sein. Sind die Zeit-Aufgaben-Blöcke sinnvoll angelegt und stimmen die Zeitschätzungen mit dem tatsächlichen Pensum überein, lassen sich Prioritäten in der Aufgabenverteilung bestimmen.

Die Infrastruktur der Aufgaben­planung

Die Wege zwischen und innerhalb der Aufgaben sollten so verknüpft werden, dass Teilprozesse möglichst ressourcenschonend bleiben. Das bedeutet dann zum Beispiel, dass bestimmte Aufgaben gleichzeitig ablaufen können und die Kapazitäten gut aus- und nicht überlastet sind. Außerdem sollte der Kommunikationsfluss in einem Projekt so definiert sein, dass sich Mitarbeiter nicht alleine gelassen fühlen und jederzeit eine helfende Instanz erreichen können, die sich für ihn zuständig fühlt.

Zum Aufgaben­management gehört Struktur

Da es unterschiedliche Modelle des Aufgabenmanagements gibt, zeichnen sich diese durch eine grobe oder feine Agilität aus. Projektleiter können unter festgesetzten Spielräumen entweder konkret oder flexibel auf Risiken reagieren. Je nachdem unter welchen Limits (Fristen, Budget, Kapazitäten) das Projekt gestemmt werden muss, ergeben sich auch andere Empfehlungen für das entsprechende Modell. Neben den drei folgenden Modellen gibt es noch zahlreiche weitere Möglichkeiten, des strukturierten Aufgabenmanagements. Diese drei Methoden werden jedoch in vielen Branchen relativ häufig in der Form eingesetzt.

Das Wasserfall-Modell

Das „Waterfall Model“ sieht eine strikt lineare Reihenfolge der Aufgaben vor, nach der diese nacheinander abgeschlossen werden. Jede Aufgabe bedingt also den Abschluss der vorigen. 

• Ein Nachteil ist darum die geringe Flexibilität und dass der Verlauf absolut klar vorgegeben wird. Aufgaben müssen aussagekräftig definiert und unumstößlich priorisiert werden.
• Parallel verlaufende Aufgaben müssen in einer übergeordneten Aufgabe zusammengefasst und wirklich synchron abgeschlossen werden. 
• Für große Projekte mit engen Fristen ist diese Vorgehensweise dennoch ein äußerst effizientes Modell des Aufgabenmanagements. 
• Software bringt ein Stück weit Flexibilität und Übersichtlichkeit in dieses Verfahren. Sie bietet Funktionen, über die Statistiken exportiert und über die Waterfall-Charts in Visualisierungen dargestellt werden können.

Die Scrum-Methode

Scrum ist Teil der agilen Aufgabenverwaltung. Im Fokus steht die eigenverantwortliche Organisation kleiner Teams. Da jedes Teammitglied selbstständig für das Management ihrer Aufgaben verantwortlich ist, werden zur höheren Erfolgskontrolle sogenannte Sprints, also sehr kurze Planungsphasen vorgeschrieben.

• Ein Nachteil gegenüber dem flexiblen Reaktionsvermögen ist die homogene Verteilung von fachlichen und sozialen Kompetenzen innerhalb des Teams. 
• Ist ein Mitarbeiter in dieser Methode des Aufgabenmanagements kein Teamplayer oder mangelt es ihm im Vergleich zu seinen Kollegen an Know-How, könnten diese Voraussetzungen den Erfolg des Sprints bedrohen.
• Mithilfe von Aufgabenmanagement-Tools können die Sprints vom übergeordneten Projektmanager jederzeit in einer Übersicht kontrolliert werden.

Das Kanban-Modell

Dieses Modell zielt darauf ab, die Priorisierung von Aufgaben zu unterstützen. Zeitkritische Aspekte spielen bei der Kanban-Methode eine untergeordnete Rolle. Es geht vielmehr darum, den Mitarbeitern beispielsweise durch farbliche Markierungen auf die wirklich wichtigen Aufgaben hinzuweisen, wenn Prioritäten sich schnell ändern. 

• Die daraus resultierenden Kanbantafeln bilden nun Entwicklungsstadien ab.
• Sogenannte Kanbankarten fassen nun die jeweiligen Aufgaben des Arbeitsprozesses zusammen und werden in Checkpoints unterteilt.
• Darunter können sich Checkpoints wie „In Planung“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ befinden.
• Eine Software zum Aufgabenmanagement bietet in diesem Prozess eine besonders hohe Flexibilität, da Prioritäten in einer Übersicht erfasst werden. 
• Entscheidungen für eine Neuausrichtung der Aufgabenpriorität lassen sich erreichen, ohne dass laufende Aufgaben abgebrochen werden müssen.
• Eine Visualisierung über ein Aufgabenmanagement-Tool macht die Anordnung jedem Fachbereich leicht verständlich.

Ursprung des strukturierten Aufgaben­managements

In der Regel beruft sich vor allem die Softwareentwicklung auf fein differenzierte Ausformungen dieser Methoden, die dann exakt auf das jeweilige Projekt abgestimmt werden. Da diese Branche seit ihrem Entstehen entweder mit extrem strengen Zielvorgaben oder gestauchten Fristeinheiten (Sprints) zu kämpfen hat, finden viele geläufige Methoden des Aufgabenmanagements ihren Ursprung bei den großen Denkern der IT-Szene. Eine Software zum Aufgabenmanagement ist daher auch immer an der Philosophie dieser Managementpioniere ausgerichtet.

Integration einer Software zum Aufgaben­management

Um ein Tool oder eine App zu integrieren, die den Geist der erfolgreichen Managementikonen in die Prozessführung bringt, sollten bestimmte Entscheidungen getroffen sein. Zunächst steht die Auswahl für verschiedene Einzellösungen, die Schnittstellen für eine Projektmanagement-Software mitbringen. Dem gegenüber bietet sich eine komplette Projektcontrolling Software an.

• Anbieter solcher Tools für das Aufgabenmanagement überzeugen in der Regel mit dem Vorteil, dass die Komplettlösung regelmäßig aktualisiert wird und sich an die spezifischen Herausforderungen des Unternehmens angepasst werden können. 
• Das alles funktioniert dann ohne Sorge um Kompatibilitätsprobleme. Bei Einzellösungen könnten die Schnittstellen nach einer Aktualisierung beispielsweise für Probleme sorgen und ein Umstieg auf ein neues Programm wäre erforderlich. 
• Es ist wichtig, gemeinsam mit dem Team über die Einführung einer solchen Lösung zu sprechen. Schließlich sollten alle Beteiligten mit der Entscheidung zufrieden sein.