Lohnbuchhaltung im Unternehmen
Erfassen, Abrechnen und Buchen
Als Lohnbuchhaltung wird ein spezielles Teilgebiet der Unternehmensbuchhaltung bezeichnet, das sich mit dem Erfassen, dem Abrechnung und dem Buchen der Arbeitsentgelte befasst. Neben der Erstellung der Gehalts- und Lohnabrechnung sowie Abwicklung von Gehältern und Löhnen im Unternehmen befasst sich die Lohnbuchhaltung mit weiteren Aufgaben, wie zum Beispiel:
- Pflege der Mitarbeiterstammdaten
- Führung der Lohnkonten
- Meldung und Erstellung der Buchungsbelege für die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge
Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung erfüllt die Pflicht des Arbeitgebers zur Erstellung monatlicher Entgeltabrechnungen für alle seine Mitarbeiter.
Auf welchen rechtlichen Grundlagen basiert die Lohnbuchhaltung?
Die wesentlichen rechtlichen Grundlagen sind in folgenden Verordnungen geregelt:
Gewerbeordnung (GewO)
Hier ist im § 108 verankert, dass Arbeitnehmer Anspruch auf die Bescheinigung ihres Entgelts erhalten müssen.
Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV)
In dieser Verordnung werden die Bestandteile, die eine Lohn- und Gehaltsabrechnung obligatorisch beinhalten muss, beschrieben.
Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV)
Die in dieser Verordnung beschriebenen Kriterien geben Unternehmen dazu Orientierung, wie sie Lohnkonten zu führen haben und welche Informationen sie dort erfassen und pflegen müssen.
Lohn und Gehalt - was sind die Unterschiede?
Diese Begriffe werden oft genug synonym verwendet, doch es gibt erhebliche Unterschiede, die in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung beachtet werden müssen:
Lohn
Berechnungsschema: Arbeitsstunden x Stundenlohn = Bruttolohn - Sozialabgaben, Steuern, sonstige Abzüge = Nettolohn
Als Lohn wird eine Entlohnungsform bezeichnet, die regelmäßig vom jeweiligen Stundenlohn und der geleisteten Arbeitszeit abhängt. Aus diesem Grund kommt auch der Begriff Zeitlohn zum Einsatz. Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren demnach einen bestimmten Stundenlohn, der mit den geleisteten Arbeitsstunden multipliziert wird, um den Bruttolohn als Ergebnis zu erhalten. Von diesem werden wiederum die Abgaben wie Lohnsteuern, Sozialabgaben und bei Bedarf andere Abzüge abgeführt.
Aus diesem Berechnungsschema folgt, dass der monatliche Verdienst in Abhängigkeit von der unterschiedlichen Anzahl an Arbeitstagen und daraus folgend auch Arbeitsstunden schwanken kann. Alternativ können aber auch umgesetzte Stückzahlen als Berechnungsgrundlage genutzt werden. Darüber hinaus kommen eventuell Zuschläge zum Tragen, wie beispielsweise Akkordprämien, die Vergütung von Überstunden und/oder Zulagen für Wochenend-, Feiertags- und Nachtarbeit.
Lohn wird in der Regel an Beschäftigte in der Produktion bezahlt.
Gehalt
Berechnungsschema: Bruttogehalt - Sozialabgaben, Steuern, sonstige Abzüge = Nettogehalt
Die Gehaltsbuchhaltung ist im Vergleich deutlich einfacher, denn das Gehalt bleibt immer gleich - und wird somit unabhängig von der Anzahl der Arbeitstage bzw. Arbeitsstunden ausgezahlt. Dafür werden meist eventuell geleistete Überstunden auch nicht vergütet, sondern auf einem Zeitkonto gutgeschrieben. Vom zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinbarten Bruttogehalt werden ebenfalls Lohnsteuern, Sozialabgaben und sonstige Abzüge abgeführt, sodass das Nettogehalt zur Auszahlung kommt.
Gehälter werden meist im kaufmännischen Bereich, in der Administration und an Ingenieure u. ä. bezahlt.
Aufgaben der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
Der allgemein als Lohnbuchhaltung bezeichnete Bereich umfasst selbstverständlich auch die Gehaltsbuchhaltung. Doch die Aufgaben gehen deutlich weiter:
Führen der Lohnkonten und Personalstammdaten
Die Lohnkonten umfassen einerseits die Personenstammdaten, andererseits aber auch andere Informationen wie allgemeine Besteuerungsmerkmale und die Bescheinigung für den Abzug der Lohnsteuer. Die Mitarbeiter der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung müssen darüber hinaus weitere Daten aufzeichnen, wie zum Beispiel
- Zeitraum und Datum der Lohnzahlung sowie
- Arbeitslohn und dessen Zusammensetzung.
Genaue Anleitung gibt § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV). Der jährliche Abschluss der Lohnkonten erfolgt zum Ende eines Geschäftsjahres. Diese Daten müssen an die Agentur für Arbeit, die Sozialversicherungsträger und die Statistikämter gemeldet werden.
An- und Abmeldungen sowie gesetzliche Meldepflichten der Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung hat gesetzliche Meldepflichten zu erfüllen, wie zum Beispiel:
- die Anmeldung zur Lohnsteuer
- die Beitragsnachweise für die Krankenkassen
- die Meldungen nach DEÜV
DEÜV - dabei handelt es sich um die Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung, die die Datenerfassung und -übermittlung an die Sozialversicherungsträger regelt. Diese Daten sind wichtig, damit Kranken- und Pflegekassen, aber auch Renten- und Arbeitslosenversicherung ihre Arbeit korrekt erledigen können. Die Verpflichtung der Arbeitnehmer zur Meldung nach DEÜV dient dazu, die Ansprüche der Arbeitnehmer gegen die Sozialversicherungsträger abzusichern.
Auf dieser Datengrundlage überweist die Lohnbuchhaltung die Abzüge an die Finanzämter und die Sozialversicherungsträger. Sobald ein Arbeitnehmer ausscheidet, übernimmt die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung die Abmeldung - in der Regel zum jeweiligen Monatsende.
Erstellung der Abrechnung
Eine weitere Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist die Abrechnungserstellung: Die ermittelten Gesamtbezüge inklusive aller Abzüge fließt einerseits in die Lohnkonten ein, andererseits in die Entgeltabrechnungen, die die Arbeitnehmer erhalten.
Belegerstellung für Finanzbuchhaltung
Damit die Nettolöhne und -gehälter auch auf den Konten der Beschäftigten ankommen, benötigt die Finanzbuchhaltung entsprechende Buchungsbelege von der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung.
Aufbewahrungsfristen für Unterlagen der Lohnbuchhaltung
Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen richten sich nach der Art der Unterlagen:
- sechs Jahre - Lohnkonten und sämtliche für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen relevanten Bescheinigungen und Belege
- zehn Jahre - für den Jahresabschluss relevante Dokumente wie Buchungsbelege und Lohnjournale
Grundsätzlich sollten sämtliche Daten der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung digital gespeichert werden - und zwar so, dass sie jederzeit während der Aufbewahrungsfrist gelesen werden können. Das Ausdrucken auf Papier ist demnach gar nicht notwendig, zumal es ohnehin eine Verpflichtung zur digitalen Führung für bestimmte Unterlagen in diesem Bereich gibt.
Wichtig: Werden derartige personenbezogene Daten nicht mehr benötigt, sieht die DSGVO vor, dass die betroffenen Personen einen Anspruch auf Löschung haben. Gängig ist eine Karenzzeit nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, um die Daten datenschutzkonform zu bereinigen.
Wer darf die Lohnbuchhaltung erledigen?
Um der großen Verantwortung, die die Lohnbuchhaltung übernimmt, Rechnung tragen zu können, dürfen nur bestimmte Personen diese Arbeiten erledigen. Diese sollten
- eine kaufmännische oder eine steuer- und wirtschaftsberatende Ausbildung erfolgreich abgeschlossen oder eine adäquate Vorbildung nachweisen können und
- wenigstens drei Jahre mit wenigstens 16 Wochenstunden praktische Erfahrungen auf diesem Gebiet erworben haben.
Dabei gilt eine Vorbildung als gleichwertig, wenn Beschäftigte beispielsweise eine dreijährige Ausbildung zum Finanzanwärter oder genossenschaftlichen Verbandsprüfer mit einer Prüfung zum Steuerinspektor beendet haben. Personen, die eine höhere Qualifikation wie eine bestandene Prüfung zum Bilanzbuchhalter oder ein abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium absolviert haben, sind geprüften Fach- und Kaufmannsgehilfen gleichgestellt. Im Zweifelsfall gibt das zuständige Finanzamt zu den beruflichen Voraussetzungen Auskunft.
Die Kosten einer Lohnbuchhaltung - lohnt sich die interne im Vergleich zur externen Lohnbuchhaltung?
Unternehmen können einerseits selbst eine Fachkraft für die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung beschäftigen oder diese Leistungen an einen spezialisierten externen Dienstleister outsourcen. Naturgemäß hängt es von der Größe des Unternehmens und der Anzahl der abzurechnenden Beschäftigten ab, welche Variante sich unter dem Strich besser rechnet. Für die einfache externe Lohnbuchhaltung sind folgende Kosten einzuplanen:
- Grundpreis je Arbeitnehmer - von 15 und 20 Euro netto monatlich
- Anlegen und Führen des Lohnkontos je Mitarbeiter - von ,50 bis 5 Euro netto monatlich
- An- und Abmeldungen je Mitarbeiter - rund 10 Euro netto pauschal
- Software-Kosten - von 1,50 bis 3 Euro netto je Lohnabrechnung
Bei zehn Beschäftigten müsste ein Unternehmen also mit Kosten für eine externe Lohnbuchhaltung rechnen, die sich monatlich zwischen 190 und 300 Euro netto bewegen. Die Gebühren für ein professionelles Lohnabrechnungsprogramm dürften niedriger sein.
Es gibt allerdings weitere Aspekte, die bei dieser Entscheidung eine Rolle spielen sollten:
Interne Lohnbuchhaltung
Verfügt ein Unternehmen über die personelle Kapazität, lässt sich die Lohnbuchhaltung von einem kompetenten Mitarbeiter und/oder mit Hilfe einer professionellen Software erledigen. Hierbei ist zu beachten, dass Mitarbeiter durch Urlaubsanspruch oder Krankheit ausfallen können. Unternehmen müssen also Abwägungen treffen, denn den Steuerberater mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu beauftragen, ist noch kostenintensiver.
Externe Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
Die vergleichsweise niedrigen Preise lassen sich umsetzen, weil externe Lohnbüros über eine enorme Expertise verfügen und ausschließlich mit diesem Thema befasst sind. Für Unternehmen bedeutet das, dass die gebuchte Dienstleistung in jedem Fall hochwertig erledigt wird - die Haftung bleibt jedoch beim Arbeitgeber. Im Vergleich zum Steuerberater sind externe Lohnbuchhalter in der Regel preisgünstiger. Allerdings werden interne Daten von einem Dritten verarbeitet - auch dieser Aspekt will gut überlegt sein.
Was versteht man unter vorbereitender Lohnbuchhaltung?
Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung heißt jedoch nicht, dass das Unternehmen damit keine Arbeit mehr hätte: Sämtliche relevanten Daten und Dokumente müssen gesammelt und bearbeitet werden, um sie abschließend dem Lohnbüro zuführen zu können. Das kann also bedeuten, dass auch Personalstammdaten anzulegen und zu ändern, Stundenzettel zu führen, Arbeitszeiten zu erfassen, Fehlzeiten zu dokumentieren und fehlende Unterlagen zu besorgen sind. Ausgesprochen wichtig ist die reibungslose und pünktliche Datenübermittlung an den Dienstleister - sonst kann dieser seine wichtige Arbeit nicht erledigen.
Welche Betriebsprüfungen werden im Lohnbereich durchgeführt?
Folgende Schwerpunkte können Gegenstand einer Betriebsprüfung sein:
Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger
Gegenstand dieser Prüfungen sind die Meldungen und die abgeführten Beiträge zu den verschiedenen Sozialversicherungen.
Lohnsteuer- und Lohnaußenprüfung durch das Finanzamt
In diesem Fall wird die korrekte Einbehaltung und Überweisung der Lohnsteuer überprüft.
Betriebsprüfung Unfallversicherung durch den Rentenversicherungsträger
Diese Prüfung befasst sich mit der Anmeldung, Beitragsberechnung und -überweisung zur gesetzlichen Unfallversicherung.
Umsatzsteuersonderprüfung durch das Finanzamt
Schwerpunkt dieser Sonderprüfung ist die korrekte Gewährung geldwerter Vorteile und Sachzuwendungen.
Konsequenzen bei inkorrekter Lohnbuchhaltung
Fehler in der Lohnbuchhaltung ziehen vielfältige Konsequenzen nach sich: Einerseits erhalten Mitarbeiter eventuell falsche Auszahlungen, die innerhalb von drei Monaten korrigiert werden müssen - mit enormem Aufwand. Andererseits kann es zu Fristüberschreitungen kommen, die vor allem vom Finanzamt mit Geld- und im Wiederholungsfall sogar mit Freiheitsstrafen geahndet wird. Sollte eine Betriebsprüfung bei den Berechnungen Fehler entdecken, werden Beträge geschätzt und Bußgelder verhängt - und das wird für Unternehmen in der Regel teuer.
Fazit: Die Lohnbuchhaltung
Große Verantwortung intelligent meistern
Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil eines Unternehmens - und zwar sowohl im internen Rechnungswesen als auch im Bereich HR. Umso wichtiger ist es, die verantwortungsvollen Aufgaben kompetent und intelligent zu lösen. Ob dabei ein externer Dienstleister die optimale Lösung oder das Unternehmen eigenständig agiert, hängt immer von den konkreten Voraussetzungen ab. Fakt ist jedoch, dass eine professionelle Lohnabrechnungssoftware effektiv unterstützt: Die Abrechnung erfolgt dann weitgehend automatisiert, sodass sinnvolle Prozesse etabliert werden können und das Fehlerrisiko gesenkt wird. Angesichts der drastischen Konsequenzen fehlerhafter Abrechnung liegt dies im Interesse des Unternehmens.
