Bald gibt es keine weiteren Updates, keine Anpassungen an neue gesetzliche Regelungen, keine Fehlerbehebungen mehr. Sie machen sich sofort Gedanken, wie es nun weitergehen soll, denn jetzt ist klar – Sie müssen handeln!
Gedanken, die Ihnen wahrscheinlich bereits gekommen sind:
Herausforderungen in der Datenmigration
Was passiert mit den riesigen Datenmengen, die sich über die Jahre angesammelt haben? Eine Migration ist komplex und fehleranfällig. Wie viel Zeit wird dieser Prozess in Anspruch nehmen? Wie minimiert man das Risiko, dass sensible Daten verlorengehen?
Implementierung
Die Einarbeitung der Mitarbeiter und Kollegen in die neuen Abläufe erfordert Zeit. Es werden Schulungen gebraucht und eine Eingewöhnungszeit. Wird es Widerstände geben, die entkräftet werden müssen? Die Prozesse werden vermutlich langsamer ablaufen als gewohnt. Welche Probleme entstehen eventuell im Monats- oder Jahresabschluss? Wer trägt die Verantwortung, wenn etwas schief geht?
Vertrauen
Die alte Software war nicht perfekt, aber sie hat funktioniert. Wird die neue Softwarelösung an die Zuverlässigkeit und Sicherheit der alten anknüpfen können? Wie schnell wird der neue Anbieter bei technischen Problemen reagieren?
Investment
Die Suche einer geeigneten Software, die zu Ihren Anforderungen passt, kostet Zeit und Ressourcen. Die Vorbereitungszeit ist kritisch, aber zwischen den alltäglichen Aufgaben bleibt kaum Zeit für Evaluation und Umsetzung. Welche Anbieter unterstützen bei der Implementierung mehr als andere.
Kosten
Die aktuelle Software ist budgetiert, aber die neue? Außer Lizenzkosten kommen noch Ausgaben für Schulungen und Support hinzu. Sind die neuen Funktionen einen Aufpreis wert? Gibt es versteckte Kosten, die Sie berücksichtigen müssen?
Chancen erkennen
Was, wenn Sie viel investieren – Zeit, Geld, Nerven – und es am Ende doch nicht passt? Es ist verständlich, dass hier Unsicherheiten aufkommen.
Doch kein Grund zur Panik! Sie sollten nicht nur an die Risiken denken, sondern auch an die Chancen, die sich nun bieten. Es gibt Lösungen, die Ihnen neue Möglichkeiten eröffnen. Wie wäre es mit einem echten Neuanfang, der nicht nur Ihre jetzigen Herausforderungen löst, sondern Ihnen auch zukunftssichere Optionen bietet und langfristig Vorteile bringt? Eine modernere, effizientere Software. Manchmal ist es einfach Zeit für etwas Besseres!
Den Neuanfang einfach für etwas Besseres nutzen - 3 Handlungsoptionen, die Sie kennen sollten:
Marktsondierung – Was gibt es Neues?
Nun, da Ihre bisherige Software abgekündigt wurde, bietet sich die perfekte Gelegenheit, den Markt neu zu erkunden. Die Welt der Personalabrechnungssoftware hat sich in den letzten Jahren rasant weiterentwickelt. Beurteilen Sie die verschiedenen Softwarelösungen anhand ihrer Funktionen, Nutzerbewertungen und Kosten, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.Folgende wichtige Punkte sollten Sie bei Ihrem Vergleich mit einbeziehen:
- Der Grad der Automatisierung spart Ihnen Zeit und reduziert Fehler bei der Dokumentenerstellung.
- Die schnelle Umsetzung, auch neuer Regelungen und Gesetze (Gesetzeskonformität), sorgt dafür, dass Sie immer auf der sicheren Seite sind, wenn sich Vorschriften ändern.
- Eine mögliche Integration und offene Schnittstellen schaffen Synergieeffekte mit anderen Unternehmenslösungen.
- Die Datensicherheit ist heute wichtiger denn je und sollte oberste Priorität haben.
Vertrautheit oder Innovation?
Stellen Sie sich die Frage: Wollen Sie bei anderen vertrauten Systemen bleiben oder sich auf eine Software einlassen, die frischen Wind in alle Ihre Prozesse bringt? Den Wechsel in der Personalabrechnungssoftware müssen Sie ohnehin vollziehen. Warum diese Umstellung nicht gleich für weitere Verbesserungen nutzen?
Schauen Sie sich zukunftsorientierte Lösungen für Ihr Unternehmen an und informieren Sie sich auch zu Komplettlösungen, damit Ihr Unternehmen optimal auf die Zukunft vorbereitet ist.
Erfahrungen anderer Unternehmen einholen –
Was machen die anderen?
Bevor Sie sich für eine neue Personalabrechnungssoftware entscheiden, lohnt es sich, nach erfolgreichen Beispielen Ausschau zu halten. Welche Unternehmen in Ihrer Branche haben kürzlich den Wechsel gemeistert? Welche Erfahrungen haben sie dabei gemacht?
Der beste Weg, dies herauszufinden, ist der direkte Austausch:
Sprechen Sie mit Menschen aus Ihrem Netzwerk, die bereits auf eine neue Software umgestellt haben. Erkundigen Sie sich nach den Herausforderungen und Erfolgen des Prozesses. Bedenken Sie auch die Umsetzung branchenspezifischer Anforderungen.
Viele Unternehmen teilen ihre Erfahrungen außerdem auch öffentlich in Referenzen und Anwenderberichten – ein wertvolles Werkzeug, um sich ein klares Bild zu verschaffen. Nutzen Sie die Erfolgsgeschichten anderer Unternehmen, um zu lernen, wie ein Softwarewechsel nicht nur reibungslos funktioniert, sondern auch langfristige Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen mit sich bringt.
Überlegen Sie, ob die Erfolgsgeschichten anderer Unternehmen auf Ihre eigenen Anforderungen übertragbar sind – so können Sie gut vorbereitet in den Softwarewechsel starten.
Outsourcing – Eine kurzfristige Lösung oder eine dauerhafte Option?
Vielleicht denken Sie darüber nach, die Lohnabrechnung auszulagern, um sich mehr auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können. Die Vorteile des Outsourcings der Personalabrechnung liegen auf der Hand:
- Zeitersparnis: Indem Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern, können Sie sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren, ohne sich mit komplexen, zeitintensiven Abrechnungsprozessen befassen zu müssen.
- Kostenreduktion: Outsourcing reduziert die Notwendigkeit für interne Ressourcen, wie Personal, Softwarelizenzen und IT-Infrastruktur, was langfristig Kosten sparen kann.
- Spezialisiertes Fachwissen: Externe Anbieter sind auf die Personalabrechnung spezialisiert und bleiben stets auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen, wie Änderungen bei Steuer- oder Sozialversicherungsvorschriften.
- Minimierung von Fehlern: Durch das Fachwissen des Dienstleisters sinkt das Risiko für fehlerhafte Abrechnungen, die zu rechtlichen Problemen oder Geldstrafen führen könnten.
- Sicherheit vor Ausfällen: Der Ausfall interner Mitarbeiter, z. B. durch Krankheit oder Kündigung, stellt kein Risiko mehr dar, da der externe Dienstleister kontinuierlich die Abrechnung übernimmt.
- Datensicherheit: Viele Dienstleister bieten moderne Sicherheitslösungen wie verschlüsselte Cloud-Systeme, um sensible Daten optimal zu schützen.
Outsourcing an den Steuerberater –
Warum Vorsicht geboten ist!
Es klingt verlockend, die Personalabrechnung an einen Steuerberater auszulagern. Besonders, wenn der Wechsel zu einer neuen Software als komplex und riskant wahrgenommen wird. Doch auch, wenn der Steuerberater auf den ersten Blick nach einer bequemen Lösung klingen mag, die Arbeit abzugeben und sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, birgt es jedoch auch einige Nachteile:
- Transparenzmangel: Bei der Auslagerung an einen Steuerberater verlieren Sie die direkte Übersicht über Ihre Abrechnungsprozesse. Anpassungen erfordern Abstimmungen und kosten wertvolle Zeit.
- Höhere Kosten: Steuerberatergebühren können sich schnell summieren. Eine eigene Softwarelösung ist langfristig kosteneffizienter und amortisiert sich über die Zeit.
- Flexibilitätsarmut: Steuerberater arbeiten nach festen Abläufen. Mit einer eigenen Software sind Sie flexibler und können schnell auf Änderungen reagieren.
- Geringe Prozessintegration: Steuerberater bieten oft nur isolierte Lösungen. Eine integrierte Software schafft Synergien mit anderen Unternehmensprozessen und steigert die Effizienz.
Während Outsourcing an einen Steuerberater kurzfristig helfen kann, geht dabei oft die Transparenz verloren, da der direkte Zugriff auf die Abrechnungsdaten verloren geht – und das zu hohen Kosten.
Wir empfehlen Ihnen, abzuklären, mit welcher Software die Lohnabrechnung extern durchgeführt wird und wie transparent der Abrechnungsprozess erfolgt. Mit unserem eigenen Lohnabrechnungsservice über eGECKO können alle Kunden beispielsweise den Status ihrer Personalabrechnung über ein Dashboard verfolgen.
Wägen Sie das Outsourcing an einen externen Lohndienstleister sorgfältig ab. Wenn Sie langfristig sicher und effizient arbeiten möchten, sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, die Ihnen die Freiheit gibt, flexibel zu bleiben und die Kontrolle über Ihre Prozesse zu behalten.
Fazit
Die Einstellung des Supports für eine langjährige Lohnabrechnungssoftware ist für Lohnbuchhalter kein ungewöhnliches Szenario, aber es bringt erhebliche Herausforderungen mit sich. Die sensible Natur der Lohnabrechnungsdaten, der Zeitdruck, eine neue Lösung zu finden, und der notwendige Einarbeitungsaufwand können für eine angespannte Situation sorgen.
Doch auch wenn der Abschied von der altbekannten Lösung Unsicherheiten hervorruft, bietet er gleichzeitig die Chance auf Neuanfang und Optimierung. Indem Sie den Markt sondieren, Erfahrungen anderer Unternehmen einholen und Ihre Optionen – von Outsourcing bis hin zu einer integrierten Softwarelösung – abwägen, können Sie die Weichen für eine zukunftssichere und effizientere Personalabrechnung stellen.
Ein durchdachter Wechsel ermöglicht es Ihnen, langfristig Kosten zu sparen, flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren und Ihre Prozesse nachhaltig zu verbessern. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um nicht nur das Bestehende zu ersetzen, sondern auch neue Maßstäbe für Ihr Unternehmen zu setzen.
Indem Sie frühzeitig mit der Planung beginnen und auf einen verlässlichen Partner setzen, kann der Übergang reibungsloser und sicherer verlaufen, als es auf den ersten Blick scheint.
