eGECKO SORGT FÜR SICHERHEIT IN KOMPLEXEN STRUKTUREN

Welche hohen Ansprüche der Konzern im Hinblick auf die Effizienz und Leistungsfähigkeit der neuen Software hatte, wird erst deutlich, wenn man die komplexe Struktur des Unternehmens kennt. Denn um die Kunden tagtäglich mit der gewohnten Frische und Qualität zu überzeugen, arbeiten im WASGAU-Konzern verschiedene Unternehmen Hand in Hand: Märkte für den Einzel- und Großhandel, Produktion von Fleisch- und Backwaren sowie Logistik und EDV-Warenwirtschaft bilden in der Summe die WASGAU Produktions & Handels AG. Den Kern der Handelstätigkeit bilden die 75 Super- und Verbrauchermärkte mit Verkaufsflächen zwischen 500 und 3.500 Quadratmetern; dazu betreibt das Unternehmen sechs Cash-und- Carry-Betriebe als Partner für Gastronomie und Großverbraucher. Über 85 Prozent des Umsatzes werden innerhalb dieser Vertriebsschienen erzielt. Darüber hinaus nutzen über 40 selbstständige Einzelhändler die WASGAU AG als Einkaufs- und Dienstleistungszentrale. Und die konzerneigene Metzgerei und Bäckerei versorgen zudem die Märkte und Geschäfte mit Fleisch- und Wurstwaren sowie mit Backwaren und Konditorei-Er-zeugnissen. Der Anteil der Frische-Warengruppen am Gesamtsortiment beträgt hier über 50 Prozent.

Die Entscheidung fiel letztendlich auf die betriebswirtschaftliche Software eGECKO der CSS AG. Und dies nicht nur aufgrund der Überzeugung, dass eGECKO die gestellten Anforderungen erfüllt, sondern auch unter dem Eindruck, so Frank Grüber, "dass sich auf individueller Basis bei Änderungswünschen aufgrund der gleichen Augenhöhe von Nutzer und Anbieter auch Einfluss auf die Gestaltung und Entwicklung nehmen lässt". Gut eineinhalb Jahre hat es von der Entscheidung bis zum Echtbetrieb gedauert, davon entfielen vier Monate auf die Implementierungsphase - für die Schulung durch CSS genügten rund vier Wochen. Seit Mai 2012 arbeiten nun 20 FiBu-User und ca. 110 Workflow-Prüfer täglich mit der bedienerfreundlichen Komplettlösung. Im Einsatz sind die eGECKO-Module Finanzbuchhaltung (inkl. Anlagenbuchhaltung, Faktura, Konzern und Rechnungsprüfung) sowie Controlling und Vertragsmanagement.utzer und Anbieter auf Augenhöhe

Neben dem verständlichen Aufbau und der guten Handhabung der einzelnen Module werden die praktischen Funktionalitäten von den Mitarbeitern besonders geschätzt, sei es der integrierte Konzernabschluss oder der Import von Buchungsbelegen über Excel: Aus unterschiedlichen Abteilungen werden Auswertungen in Tabellenform zur Verfügung gestellt, aus denen sich in einfacher Weise entsprechende Buchungsbelege in Excel erstellen lassen, die mittels Schnittstelle eingelesen und verbucht werden können. Hinzu kommt die Möglichkeit, in der Software auch die E-Bilanz selber erstellen und hierbei auf die bereits von CSS zur Verfügung gestellten Taxonomien zurückgreifen zu können. Sind hierzu Änderungen vonnöten, lassen sich diese wiederum programmgestützt relativ einfach im Auswertungsschema umsetzen.

Die Vorteile liegen auf der Hand: So nutzt beispielsweise die Finanzbuchhaltung intensiv die Möglichkeit, Rechnungen bereits vor der Prüfung zu kontieren und somit den monatlichen Buchungsschluss effizienter zu gestalten. Denn alle notwendigen Arbeiten lassen sich nun unabhängig von den Rechnungsprüfern einteilen und durchführen. Und auch die Rechnungsprüfer profitieren von dem System. Sie können bei Bedarf selbst nach erfolgter Prüfung und Buchung jederzeit Einblick auf die von ihnen geprüften Rechnungen nehmen, was im Vorsystem so nicht möglich war.

Besondere Erleichterung im täglichen Arbeitseinsatz verschafft die vollintegrierte Eingangsrechnungsverarbeitung, womit die täglich anfallende Flut an Rechnungen und Gutschriften aus dem operativen Geschäft schnell und effizient abgewickelt werden kann. Ein manuelles Erfassen der Rechnung ist nicht mehr notwendig und der Freigabe-Workflow kann automatisiert starten. Mehr noch. Zur Sicherung des Vorsteuerabzugs im Prufungsfall erfolgt eine ständige Protokollierung der Rechnungsprufung. Dabei ist eine Vollparametrisierung möglich - so kann im Falle eines nahenden Zahlungsziels per Workflow eine Info-Mail veranlasst werden, um nicht Skonto zu versäumen.