Success Story Barmherzige Brüder

Branche: Sozial & Gesundheit

Über die Barmherzigen Brüder

Der Mensch im Mittelpunkt – das ist die Devise der Barmherzigen Brüder. Die Gemeinnützige Behindertenhilfe GmbH in Reichenbach bietet individuelle Angebote für erwachsene Frauen und Männer mit geistiger und/oder psychischer Erkrankung und Behinderung sowie für Menschen mit Autismus Spektrum (ASS). An verschiedenen Standorten in Bayern werden dabei insgesamt 3000 Menschen begleitet.

Herausforderung: Neue Software musste her

Im Jahr 2017 standen die Barmherzigen Brüder vor einer wichtigen Herausforderung: Mit etwa 1500 Mitarbeitern in Reichenbach und insgesamt 3600 in der gesamten GmbH wurden sie mit der Notwendigkeit konfrontiert, ihre bestehende Lohnabrechnungssoftware zu überdenken.

Wachsende Anforderungen machen effizientere Lösung notwendig

Angesichts der sich verändernden Umstände und wachsenden Anforderungen wurde klar, dass eine robustere, effizientere und benutzerfreundlichere Lösung nötig war. Daher strebten sie an, ein neues System zu finden, das ihren aktuellen und zukünftigen Bedürfnissen besser entsprechen würde und das alte System erfolgreich ersetzen könnte.

Zahlreiche Kriterien mussten erfüllt sein

Auf der Suche nach einer neuen Lösung gab es für die Barmherzigen Brüder branchenspezifische Anforderungen, die eine neue Software erfüllen musste, „etwa die Abbildung des Tarifs „AVR Caritas“ oder die Verwaltung der Zusatzversorgungskasse“, wie Norbert Weber, Leiter Personalverwaltung bei den Barmherzigen Brüdern, erklärt. Besonderen Wert legte das Non-Profit-Unternehmen auch auf ein modernes Design, das den neuesten technologischen Standards entsprechen sollte, sowie auf die Handhabung des Behindertenlohns und die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten und Exportfunktionen nach Excel.

Wenige Monate bis zum Echtbetrieb

eGECKO siegt im Auswahlverfahren

Somit hieß es für die Gemeinnützige Behindertenhilfe GmbH zunächst, sich auf dem breitgefächerten Software-Markt ein Bild von den vielfältigen Möglichkeiten zu machen. Nach einem gründlichen Auswahlverfahren, bei dem verschiedene Software-Anbieter ihre Lösungen vorstellten durften, fiel die Wahl schlussendlich auf die Softwarelösung eGECKO von CSS. Den Grund nennt Norbert Weber: „Die Handhabung des Programms, die problemlose Übernahme von Altdaten aus dem Vorgängersystem LX2000 und das umfangreiche Portfolio von eGECKO haben uns überzeugt.“

Sechs Monate von der Entscheidung bis zum Echtbetrieb

Nach einer Entscheidungsfindungsdauer von etwa sechs Monaten konnte eGECKO am 1. Januar 2018 in Betrieb genommen werden. Die Schulungs- und Einweisungsphase durch CSS erfolgte in kurzer Zeit und gestaffelt in den vier Einrichtungen, beginnend mit der ersten Einrichtung im Herbst 2017 und endend mit der vierten Einrichtung im Juli 2019.

Abbildung verschiedener Tarife überzeugen

eGECKO läuft wie am Schnürchen

Seit der Einführung im Januar 2018 läuft die CSS-Lösung wie am Schnürchen: „eGECKO erwies sich als die Lösung, die unseren spezifischen Anforderungen gerecht wurde, insbesondere bei der Abbildung des Tarifs „AVR Caritas“ und der Verwaltung des Behindertenlohns“, freut sich Norbert Weber und fügt an: „Herausragende Funktionen von eGECKO sind etwa die einfache Ausgabe von Daten per Pivot-Tabelle/Excel sowie die Möglichkeit, sehr einfach Rückrechnungen zu tätigen. Dadurch wird der Arbeitsablauf erheblich erleichtert.“

eGECKO macht Arbeitsalltag leichter

Durch den Einsatz von eGECKO entfällt zudem die Notwendigkeit eines separaten Monatsabschlusses, berichtet Norbert Weber weiter und führt an: „Wir schätzen besonders, wie einfach und effizient unsere Abrechnungsprozesse sind.“ Dazu gehören laut Weber spezielle Funktionen für Abrechnungsexperten und die Möglichkeit, verschiedene Dokumente und Bescheinigungen direkt im PDF-Format zu drucken. Zudem können alle notwendigen Meldungen erstellt werden, einschließlich der Lohnsteuer (LST), Krankenkassen (KK) und Zusatzversorgungskassen (ZVK) sowie Zahlungspakete. „Das DEUEV-Datenpaket ein wichtiges Werkzeug, das alle diese Meldungen ermöglicht.“ Insgesamt 21 User arbeiten bei den Barmherzigen Brüdern mit der eGECKO-Software, mit der drei Mandanten in 24 Abrechnungskreisen geführt werden.

eGECKO hat die Barmherzigen Brüder dabei unterstützt, ihren Arbeitsalltag zu erleichtern und ihre Ressourcen effizienter zu nutzen. Mit den vielfältigen Funktionalitäten und Möglichkeiten der Software hat die Organisation eine Lösung gefunden, die perfekt zu ihren Anforderungen im Non-Profit-Bereich der Gesundheits- und Behindertenhilfe passt. In naher Zukunft werden die Barmherzigen Brüder auch das Bewerbermanagement von eGECKO nutzen, um ihre Prozesse im Personalbereich weiter zu optimieren.

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