Zeitmanagement-Methoden

Die Vorteile des erfolgreichen Zeitmanagements

Ein erfolgreiches Zeitmanagement deutet auf ein hohes Maß an Selbstorganisation hin und reiht sich in die Liste wertvoller Soft Skills ein. Zur Stärkung dieser Fähigkeit wird gern auf Zeitmanagement-Methoden zurückgegriffen mit dem Ziel mehr Kontrolle über die Arbeitszeit zu erlangen, um sie bewusster und zielgerichteter einzusetzen und so schneller überzeugende Ergebnisse zu erhalten. Die Vorteile von erfolgreichem Zeitmanagement liegen jedenfalls auf der Hand und bestehen in

• einer gesteigerten Produktivität, indem Aufgaben zeitsparend und ressourcenschonend erledigt werden;
• einer höheren Zufriedenheit und Motivation, wofür das Gefühl erfolgreich erledigter Aufgaben und die Beibehaltung des Überblicks sorgen;
• der Vermeidung von Stress, Überforderung und eines Burnouts, weil unnötige Arbeitsschritte und Mikromanagement vermieden werden, so dass die psychische Gesundheit gewahrt bleibt;
• einer besseren Work-Life-Balance, da Aufgaben mit weniger Aufwand erledigt werden und sich so eine klare Trennlinie zwischen Arbeit und Freizeit ziehen lässt, was das Wohlbefinden steigert.

Acht einfache Zeitmanagement-Methoden, die funktionieren

Um sich mit Zeitmanagement näher zu beschäftigen, kann auf zahlreiche Ratgeber zurückgegriffen werden, die sich großer Beliebtheit erfreuen. Für den ein oder anderen kommt vielleicht ein Seminar in Frage. Tatsächlich muss der Schritt zu mehr Zeitkontrolle keinen hohen Aufwand bedeuten. Hierzu bietet sich eine Vielzahl von Zeitmanagement-Methoden an, die sich in der Arbeitswelt etabliert haben. Davon sollen acht bewährte genauer vorgestellt werden, die zum Ausprobieren einladen.

Ob nun das Timeboxing, die ALPEN-Methode oder das Pareto-Prinzip – jede Zeitmanagement-Methode hat ihre Stärken. Auch wenn viele Techniken ihre Daseinsberechtigung haben mögen, so kommt es letztlich darauf an, welche am besten in den individuellen Alltag integriert werden können. Deshalb lohnt es sich, verschiedene auszuprobieren, um die Techniken zu identifizieren, die zum individuellen Arbeitstyp passen und das Arbeitsleben bzw. die Praxis bereichern. Bevor die Zeitmanagement-Methoden genauer betrachtet werden, wollen wir uns einen kurzen Überblick verschaffen:

• Die Eisenhower-Methode hilft, Aufgaben nach Dringlichkeit zu priorisieren.
• Mit der Pomodoro-Technik arbeiten Sie fokussiert in 25-Minuten-Intervallen und machen dann eine kurze Pause, um ausgeglichen und konzentriert zu bleiben.
• Die ALPEN-Methode gibt dem Tag eine Struktur und fördert die Prioritätensetzung.
• Klare und erreichbare Ziele lassen sich mit der SMART-Methode setzen.
• Das Timeboxing hilft, Aufgaben zeitlich zu begrenzen.
• Mit der Eat-the-Frog-Methode erledigen Sie die unangenehmsten Aufgaben zuerst.
• Das Pareto-Prinzip schärft den Blick für ausschlaggebende Faktoren.
• Die ABC-Analyse reduziert Komplexität und lenkt den Blick auf das Wesentliche.
• Regelmäßige Pausen und das richtige Tool für To-Do-Listen erhöhen die Produktivität.

Probieren Sie die Methoden doch einfach mal aus, die im Folgenden genauer betrachtet werden.

Eisenhower-Methode: Zeit für das Wesentliche

Nach Dwight D. Eisenhower benannt, dem US-Präsidenten und Alliierten-General, soll das Eisenhower-Prinzip bei der Prioritätensetzung helfen, indem Aufgaben ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit nach eingeordnet werden. Diese beiden Kriterien führen kombiniert zu vier Möglichkeiten. Angenommen, es sind vier Arten von Problemen zu lösen, und zwar vereinfacht als A, B, C und D bezeichnet: So stehen A und B für wichtige Aufgaben, aber nur solche, die in A reinfallen, sind dringend zu erledigen. Unwichtig sind dagegen Probleme des Typs C und D, wobei nur die mit C bezeichneten keinen Aufschub dulden also dringend zu erledigen sind. Aus der Einordnung der Aufgaben lassen sich vier Handlungsempfehlungen ziehen:

• Aufgaben der Kategorie A sind sofort zu erledigen
• B umfasst Probleme, die sich verschieben lassen
• C beinhält Aufgaben, die sich an kompetente Mitarbeiter delegieren lassen
• Nur solche, die zum Typ D gehören, landen im Papierkorb

Wie man daran unschwer erkennt, forciert das Eisenhower-Prinzip die Konzentration auf das Wesentliche. Es legt die Einordnung der Problemarten in vier Quadranten nahe, um für Übersicht zu sorgen, weshalb es manchmal auch als Eisenhower-Matrix bezeichnet wird.

Beispiel: Wenn alles eine hohe Priorität erhält, um eine hohe Qualität sicherzustellen, dann kann man schnell in Mikromanagement verfallen. Nicht jedes Detail muss von einer Führungskraft überprüft sein. Delegieren Sie weniger wichtige Aufgaben an ihre Kollegen, um so Platz für wichtige und nicht aufschiebbare Meetings und Erledigungen zu schaffen. Sortieren Sie Ihre tägliche To-Do-Liste jeden Morgen und fokussieren Sie sich auf Probleme im Quadrant A. Danach können Sie sich den Aufgaben im B-Quadranten widmen.

Übrigens lässt sich die Eisenhower-Methode mit anderen Zeitmanagement-Methoden kombinieren, etwa der Pomodoro-Technik oder dem Timeboxing.

Pomodoro-Technik: Fokussiertes Arbeiten in Intervallen

Als Namensgeber diente ihr eine Küchenuhr in Tomatenform. Die Pomodoro-Technik soll helfen, Kraft zu schöpfen, indem sie für Ausgeglichenheit sorgt. In Intervallen von 25 Minuten zu arbeiten, gefolgt von einer kurzen Pause, hat dieser Methode nach den Vorteil, die Konzentration zu erhöhen und geistiger Erschöpfung vorzubeugen. Der genaue Ablauf lässt sich in fünf Schritten fassen:

1. ist die Aufgabe schriftlich zu fixieren
2. eine Stoppuhr stellen wir auf 25 Minuten ein
3. das Problem wird 25 Minuten lang bearbeitet
4. anschließend steht eine kurze Pause von 5 Minuten an
5. nach vier Intervallen ist eine längere Pause einzuräumen von ca. 15-20 Minuten

Bevor es aber an die Aufgaben geht, steht die Planung an, in der sie ihrer Priorität nach in eine Liste eingetragen werden, die am anstehenden Arbeitstag abzuarbeiten ist. Nachdem eine Aufgabe erledigt ist, kann sie durchgestrichen werden. Das sorgt für regelmäßige Erfolgserlebnisse und Fortschritte werden bewusst und messbar.

Die Pomodoro-Technik schult die Achtsamkeit und fördert die Selbstreflexion. Weitere Vorteile liegen im Timeboxing - der Festlegung eines Zeitfensters für Aufgaben - und so in einer besseren Zeitkontrolle. Schließlich lassen sich auch größere Aufgaben in kleinere aufspalten, um Anfangshemmungen zu mindern. Durch Vorgabe eines Zeitrahmens sollen außerdem Abschweifungen in Nebensächlichkeiten vermieden werden.

Die ALPEN-Methode: Tägliche Aufgaben planen und organisieren

Lothar Seiwert, ihr Urheber, bezeichnete sie als „Wertanalyse der Zeitverwendung.“ Sie eignet sich, um dem gesamten Arbeitstag eine Struktur zu geben. Dabei stehen die Alpen Pate für das Akronym, dessen Buchstaben den Ablauf markieren:

• Aufgaben festhalten
• Länge im Sinne einer Bearbeitungsdauer festlegen
• Pufferzeiten einplanen
• Entscheidungen fällen
• Nachkontrolle durchführen

Am Anfang werden die Aufgaben ohne feste Rangfolge in einer To-do-Liste erfasst und das bereits am Vortag. Anschließend geht es um die Einschätzung der benötigten Zeit, wobei realistische Vorgaben und Erfahrungswerte dabei grundlegend sein sollten. Die Zeitspanne ist als Mindestvorgabe zu verstehen, ohne eine Reserve zu berücksichtigen. Um unerwartete Schwierigkeiten abzufangen, sind Pufferzeiten einzuplanen. Ausreichend Zeit ist Entscheidungen zu widmen, um möglichen Zielkonflikten vorzubeugen und Handlungsalternativen zu berücksichtigen. Beim Setzen von Prioritäten kann zum Beispiel auf die Eisenhower-Methode zurückgegriffen werden. Die gesamte Planung wird im letzten Schritt nachkontrolliert, um Planungsungenauigkeiten aufzudecken und sich zu vergegenwärtigen, welche Ziele erreicht wurden. Unerledigte Aufgaben fließen in die Planung des nächsten Tages ein, die noch am Vortag durchzuführen ist.

Die SMART-Methode: Ziele definieren und erreichen

Peter Drucker, ein Managementforscher und Unternehmensberater aus den USA, ließ sich die Methode einfallen. Es ist ein handliches Werkzeug - ein Kriterienkasten -, um die Qualität von Zielen zu überprüfen. SMART bedeutet ins Deutsche übersetzt clever und ist zugleich ein Akronym. Seine Buchstaben stehen für die Kriterien Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert, die auf Ziele angewandt werden sollen. Genauer erklärt bedeutet das:

1. Es muss sich um spezifische Ziele handeln. Ihre Formulierung muss eindeutig und nachvollziehbar sein.
2. Sie messbar zu machen, dient der Feststellung, wann sie erreicht sind. Dazu kann auf quantitative Faktoren etwa Kennzahlen oder qualitative zurückgegriffen werden wie beispielsweise eine bestimmte optische Erscheinung von Produkten.
3. Um dafür zu sorgen, dass die Ziele ehrgeizig verfolgt werden, sollten sie ausreichend attraktiv für die Beschäftigten sein. Dafür kann ihre Involvierung hilfreich sein, und zwar während die Ziele erarbeitet werden, um ihre Akzeptanz zu steigern. Sehen die Mitarbeiter einen persönlichen Nutzen darin, so kann das für einen Motivationsschub sorgen.
4. Negativ auf die Motivation schlagen sich Ziele nieder, die überfordern. Deshalb sollte es sich um realistische und erreichbare handeln.
5. Letztlich müssen Ziele terminiert sein. Ein Stichtag muss feststehen, an dem gemessen wird, inwieweit sie erreicht worden sind. Gegebenenfalls sind Anpassungen vorzunehmen.

Im Wesentlichen sind gute Ziele der SMART-Methode zufolge klar und deutlich formuliert, umsetzbar und messbar.

Timeboxing: Zeitfenster für Aufgaben festlegen

Diese Methode ruft Erinnerungen an ein bekanntes Parkinsonsches Gesetz wach: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Diesem Phänomen soll durch das Timeboxing Einhalt geboten werden. Um mehr Zeitkontrolle zu erlangen, werden Zeitfenster für Aufgaben definiert. Der daraus entspringende Zeitdruck soll motivierend wirken, die Effizienz steigern und von Nebensächlichkeiten Fernhalten. Dabei ist ein besonnenes und auf Erfahrungswerten beruhendes Vorgehen ratsam. Zu restriktive Zeitfenster erhöhen unnötig den Stress und die Fehleranfälligkeit.

Eat-the-Frog-Methode: Unangenehme Aufgaben zuerst erledigen

Mit der schwersten Aufgabe des Tages anzufangen, kann wahre Wunder bewirken. Für sie steht sinnbildlich der Frosch, der gleich zu Beginn und vor allem anderen verzehrt werden soll. Als Inspirationsquelle für den Namen des Prinzips soll ein Zitat von Mark Twain gedient haben: „Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day." Wenn eine wichtige und schwere Aufgabe mit frischer Energie angegangen und erledigt wird, dann fällt einem ein Stein vom Herzen und der Rest des Tages kann motiviert und erfüllt begangen werden.

Die Eat-the-Frog-Methode hilft, den Kopf frei zu machen für andere Aufgaben. Wer sie regelmäßig anwendet, wird bald bemerken, wie viel effizienter und stressfreier der Arbeitstag verlaufen kann.

Das Pareto-Prinzip: Fokus auf das Entscheidende

Auch als 80-20-Regel bekannt soll das Pareto-Prinzip den Blick für die wesentlichen Aspekte des Erfolgs schulen. und beruht auf den Beobachtungen von Vilfredo Pareto. Dem Prinzip zufolge sollen im Durchschnitt 80 % aller Aufgaben mit einem Aufwand von 20 % erledigt werden können. Wenn die wichtigen Aspekte einer Aufgabe erst erfasst sind, kann sie schneller bewältigt werden als ursprünglich gedacht.

Vor einer unreflektierten Anwendung sei jedoch gewarnt. Man sollte nicht automatisch voraussetzen, dass sich jedes Problem mit der 80-20-Regel angehen lässt. Im Idealfall ist die Anwendbarkeit für den betreffenden Fall belegt. Trotzdem klingt im Prinzip eine wichtige Botschaft an: Den Blick für das Entscheidende nicht zu verlieren.

Ein dogmatisches Festhalten an den Prozentwerten ist nicht notwendig. Manchmal können es 40 % Aufwand sein, die zur Erledigung von 80 % bestimmter Aufgaben benötigt werden. Eine Summe von 100 ist keine zwingende Voraussetzung.

ABC-Analyse: Wichtige Faktoren identifizieren

Gerne in der Betriebswirtschaft eingesetzt, um festzustellen, welche Leistungen entscheidende Umsatzträger des jeweiligen Unternehmens sind, kann sie auf unterschiedliche Problembereiche angewandt werden. „ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars not Pennies“ lautete der Titel des Aufsatzes, in dem sie 1951 von H. Ford Dickie vorgestellt wurde. Er war Manager bei General Electric und gründete seine Überlegungen auf dem Pareto-Prinzip.

Die ABC-Analyse eignet sich zur Ordnung von Daten anhand bestimmter Kriterien. Beispielsweise kann die Fragestellung lauten, wie sich der erwirtschaftete Umsatz anteilsmäßig auf alle Leistungen eines Unternehmens verteilt. Das Ergebnis kann dann in drei Segmente eingeteilt werden - A, B und C - und etwa lauten, dass 20% aller Leistungen für 80% des Umsatzes sorgen. Letztere fallen in den Bereich A. Die Ergebnisse können zur Entscheidung herangezogen werden, auf welche Produktbereiche sich die Anstrengungen konzentrieren sollten. Die ABC-Analyse lässt sich bei der Prozessoptimierung heranziehen, wenn es zum Beispiel darum geht, die arbeitsintensivsten Aufgabenbereiche zu identifizieren.

Wird die ABC-Analyse auf Fragestellungen angewandt, für die belastbare Zahlen fehlen, fällt sie eher intuitiv aus. Ähnlich wie bei der ALPEN-Methode lassen sich mit ihr Aufgaben priorisieren und so der Fokus auf wichtige Produkte und Leistungen lenken. Ein weiterer Vorteil liegt in der Übersichtlichkeit, die durch die Einteilung großer Datenmengen in drei Klassen erreicht wird.

Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement: Fünf praktische Tipps

1. Nutzen Sie digitale Tools für Ihre To-Do-Listen, um Aufgaben effizient zu verwalten.
2. Lernen Sie, unwichtige Tätigkeiten abzulehnen oder zu delegieren – das spart Energie für das Wesentliche.
3. Planen Sie den nächsten Tag am Ende des aktuellen Arbeitstages, um stressfrei zu starten.
4. Bündeln Sie ähnliche Aufgaben, um weniger Zeit mit Kontextwechseln zu verlieren.
5. Und vergessen Sie nicht, Pausen einzulegen, denn sie steigern Ihre Produktivität.

Fazit: Zeitmanagement-Methoden

Zeitmanagement für mehr Produktivität

Ein gelungenes Zeitmanagement ist der Schlüssel zu mehr Produktivität und Wohlbefinden. Mit Methoden wie der Eisenhower-Matrix kann für eine bessere Prioritätensetzung gesorgt werden, wobei auch das Pareto-Prinzip und die ABC-Analyse dabei helfen - mit ihren eigenen Herangehensweisen. Für mehr Zeitkontrolle lässt sich auf das Timeboxing zurückgreifen oder mehr Struktur in den Tag hineinbringen mit der ALPEN-Methode usw. Nicht zuletzt sind regelmäßige Pausen einzuplanen und Aufgaben zu bündeln. Mit diesen Strategien wird der Arbeitsalltag nicht nur produktiver, sondern auch stressfreier.