Workflow Management - erfolgsentscheidende Managementaufgabe

Definition

Was ist Workflow Management?

Um den Begriff Workflow Management zu beschreiben, muss zunächst geklärt werden, was ein Workflow eigentlich ist:

Dabei handelt es sich um eine bestimmte Arbeits­folge oder einen Arbeits­ablauf, also die zeitliche und räumliche Reihen­folge mehrerer funktional, technisch und physikalisch zusammen­gehörender Einzel­tätigkeiten an einem Arbeits­platz. Diese sind oft genug wieder­holbar, müssen nicht unbedingt nach­einander, sondern können eventuell parallel und von mehreren Beschäftigten oder Arbeits­gruppen absolviert werden. Um einen solchen Work­flow aus­zulösen bzw. abzu­schließen, werden bestimmte Ereignisse fest­gelegt. Zusammen genommen ergeben diese Arbeits­schritte den Geschäfts­prozess. Wird dieser auto­matisiert, sind folgende Punkte zu definieren: Wann werden welche Ab­läufe wie, von wem und mit welcher Technik ausgeführt?

Es lässt sich also zusammenfassen:

• Ein Geschäftsprozess stellt die Abfolge von Arbeits­schritten dar, fokussiert sich aber in erster Linie auf betriebs­wirtschaftliche Fragen. Hier dreht es sich um die strategische Frage, was zu tun ist.
• Ein Workflow beschreibt vielmehr die Arbeits­schritte technisch detailliert.

Daraus leiten sich die wichtigsten Eckpunkte für ein Workflow Management, das die Entwicklung optimaler Arbeits­abläufe zum Ziel hat, ab:

• Koordinieren und Steuern von Arbeits­abläufen
• daraus folgend größere Transparenz von Workflows und Eröffnung von Optimierungs- und Vereinfachungspotenzial
• Einbeziehung aller am Prozess Beteiligten und IT-Unterstützung bei der Automatisierung

Was ist ein Workflow Management System?

Bei einer Workflow Management Software handelt es sich um ein Programm, das das Workflow Management unterstützt. Ein solches Workflow Tool besteht im Wesentlichen aus folgenden Komponenten:

1. Analyse Im ersten Schritt wird der Status Quo erhoben, also der Geschäfts­prozess anhand der verschiedenen Arbeits­schritte, Zuständig­keiten und zur Umsetzung not­wendigen technischen Hilfsmittel erfasst.
2. Modellierung Der nächste Schritt ist richtungs­weisend: Die Geschäfts­prozesse sind nun zu modellieren, also die in Verbindung stehenden Arbeits­schritte inklusive der jeweiligen Abhängig­keiten exakt zu beschreiben. Darüber hinaus sind die Regeln für diese einzelnen Schritte ebenso zu definieren wie die Zuständig­keiten, zielführende Unter­lagen und unter­stützende IT-Systeme.
3. Steuerung Die Steuerung der Workflows funktioniert mit Hilfe der Parallelisierung und Sequentialisierung der Arbeits­abläufe. Für jeden einzelnen Ablauf wird ein Anfang, ein Ablauf und ein Ende definiert. Jeder Vorgang hängt dabei vom Ergebnis des vorangegangenen ab.
4. Protokollierung Jeder Workflow liefert eine Fülle an Informationen und Daten, die für Statistiken und Reportings herangezogen, aber auch weiter­verarbeitet werden können. Wichtig: Ineffizienzen und potenzielle Eng­pässe lassen sich so gezielt aufdecken.

Ein Workflow Management System kann demnach die Prozess­transparenz verbessern, die konsistente Be­arbeitung der Vorgänge sichern und die Durch­laufzeiten reduzieren.

Warum ist Workflow Management wichtig?

Unternehmen können also mit einem professionellen Work­flow Tool einige Vorteile realisieren, denn es unterstützt dabei, den Ablauf selbst komplexer Vorgänge zu vereinfachen und zu auto­matisieren. Neben der möglichen Zeitein­sparung und Kosten­senkung profitieren Unter­nehmen mit einer Workflow Management Software von

• der optimalen Koordination aller am Prozess Beteiligten,
• dem Vermeiden von Redundanzen und Fehlern,
• dem kontinuierlichen Controlling aller Workflows sowie
• eine höhere Transparenz und verbesserte Effizienz.

Letztendlich ermöglicht diese die zentrale Steuerung von komplexen Aufgaben, aber auch die Standardi­sierung einzelner Prozesse sowie die Auto­matisierung von wiederkehrenden Arbeits­abläufen. Damit verbunden ist ein besseres Verständnis zur Organisation und des Optimierungs­potenzials von Abläufen. Aus diesem Grund zählt das Workflow Management zu einer der wichtigsten Disziplinen im Management, die nicht als zeitlich befristetes Projekt, sondern als kontinuierliche Management­aufgabe angegangen werden sollte.

Wo liegt der Unterschied zwischen Workflow Management und Business Process Management (BPM)?

Prozess und Workflow - oft genug kommt es bei diesen Begriffen zu Verwechslungen, umso wichtiger ist hier eine klare Grenze:

• Das Workflow Management fokussiert sich auf detaillierte Analyse und Optimierung von einzelnen Arbeits­abläufen, um diese gezielt zu koordinieren und effizienter zu organisieren. Somit ist ein Work­flow als Teil des Business Process Managements zu verstehen.
• Im Gegensatz dazu um­schreibt ein Geschäfts­prozess - allgemein als Prozess bezeichnet - die zeitliche und logische Folge von auszu­führenden Aufgaben oder Arbeits­schritten, die zu einer vordefinierten Leistung führen und eine bestimmte Bedeutung für das Unter­nehmens­ziel haben. Dement­sprechend befasst sich das Business Process Management mit
  • der Prozessentwicklung,
  • deren system- und personen­über­greifender Umsetzung sowie
  • deren Optimierung.

Fazit: Workflow Management

Workflow Management - Transparenz und Effizienz in komplexen Geschäftsprozessen

Die Automatisierung von Arbeits­schritten und -abläufen ermöglicht die Ein­sparung von Zeit und damit Geld. Doch dazu ist zunächst eine Standardisierung not­wendig, die wiederum auf einer detaillierten Analyse der unter­einander abhängigen und teil­weise auf verschiedene Beschäftigte bzw. Teams oder Abteilungen aufgeteilten, spezialisierten Einzel­tätigkeiten basiert. Ein Workflow Management befasst sich explizit mit diesen Arbeits­abläufen, koordiniert und steuert diese, bezieht dabei alle am Ablauf Beteiligten mit ein und sorgt so für Trans­parenz und Effizienz. Um sämtliche Aspekte zentral managen zu können, empfiehlt sich ein professionelles Workflow Tool, das auch bei komplexen Abläufen einen optimalen Überblick schafft und Optimierungs­potenzial deutlich macht - genau davon wird die Zukunfts­fähigkeit in Unternehmen künftig abhängen.