Definition
Was ist Workflow Management?
Um den Begriff Workflow Management zu beschreiben, muss zunächst geklärt werden, was ein Workflow eigentlich ist:
Dabei handelt es sich um eine bestimmte Arbeitsfolge oder einen Arbeitsablauf, also die zeitliche und räumliche Reihenfolge mehrerer funktional, technisch und physikalisch zusammengehörender Einzeltätigkeiten an einem Arbeitsplatz. Diese sind oft genug wiederholbar, müssen nicht unbedingt nacheinander, sondern können eventuell parallel und von mehreren Beschäftigten oder Arbeitsgruppen absolviert werden. Um einen solchen Workflow auszulösen bzw. abzuschließen, werden bestimmte Ereignisse festgelegt. Zusammen genommen ergeben diese Arbeitsschritte den Geschäftsprozess. Wird dieser automatisiert, sind folgende Punkte zu definieren: Wann werden welche Abläufe wie, von wem und mit welcher Technik ausgeführt?
Es lässt sich also zusammenfassen:
- Ein Geschäftsprozess stellt die Abfolge von Arbeitsschritten dar, fokussiert sich aber in erster Linie auf betriebswirtschaftliche Fragen. Hier dreht es sich um die strategische Frage, was zu tun ist.
- Ein Workflow beschreibt vielmehr die Arbeitsschritte technisch detailliert.
Daraus leiten sich die wichtigsten Eckpunkte für ein Workflow Management, das die Entwicklung optimaler Arbeitsabläufe zum Ziel hat, ab:
- Koordinieren und Steuern von Arbeitsabläufen
- daraus folgend größere Transparenz von Workflows und Eröffnung von Optimierungs- und Vereinfachungspotenzial
- Einbeziehung aller am Prozess Beteiligten und IT-Unterstützung bei der Automatisierung
Was ist ein Workflow Management System?
Bei einer Workflow Management Software handelt es sich um ein Programm, das das Workflow Management unterstützt. Ein solches Workflow Tool besteht im Wesentlichen aus folgenden Komponenten:
- Analyse Im ersten Schritt wird der Status Quo erhoben, also der Geschäftsprozess anhand der verschiedenen Arbeitsschritte, Zuständigkeiten und zur Umsetzung notwendigen technischen Hilfsmittel erfasst.
- Modellierung Der nächste Schritt ist richtungsweisend: Die Geschäftsprozesse sind nun zu modellieren, also die in Verbindung stehenden Arbeitsschritte inklusive der jeweiligen Abhängigkeiten exakt zu beschreiben. Darüber hinaus sind die Regeln für diese einzelnen Schritte ebenso zu definieren wie die Zuständigkeiten, zielführende Unterlagen und unterstützende IT-Systeme.
- Steuerung Die Steuerung der Workflows funktioniert mit Hilfe der Parallelisierung und Sequentialisierung der Arbeitsabläufe. Für jeden einzelnen Ablauf wird ein Anfang, ein Ablauf und ein Ende definiert. Jeder Vorgang hängt dabei vom Ergebnis des vorangegangenen ab.
- Protokollierung Jeder Workflow liefert eine Fülle an Informationen und Daten, die für Statistiken und Reportings herangezogen, aber auch weiterverarbeitet werden können. Wichtig: Ineffizienzen und potenzielle Engpässe lassen sich so gezielt aufdecken.
Ein Workflow Management System kann demnach die Prozesstransparenz verbessern, die konsistente Bearbeitung der Vorgänge sichern und die Durchlaufzeiten reduzieren.
Warum ist Workflow Management wichtig?
Unternehmen können also mit einem professionellen Workflow Tool einige Vorteile realisieren, denn es unterstützt dabei, den Ablauf selbst komplexer Vorgänge zu vereinfachen und zu automatisieren. Neben der möglichen Zeiteinsparung und Kostensenkung profitieren Unternehmen mit einer Workflow Management Software von
- der optimalen Koordination aller am Prozess Beteiligten,
- dem Vermeiden von Redundanzen und Fehlern,
- dem kontinuierlichen Controlling aller Workflows sowie
- eine höhere Transparenz und verbesserte Effizienz.
Letztendlich ermöglicht diese die zentrale Steuerung von komplexen Aufgaben, aber auch die Standardisierung einzelner Prozesse sowie die Automatisierung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen. Damit verbunden ist ein besseres Verständnis zur Organisation und des Optimierungspotenzials von Abläufen. Aus diesem Grund zählt das Workflow Management zu einer der wichtigsten Disziplinen im Management, die nicht als zeitlich befristetes Projekt, sondern als kontinuierliche Managementaufgabe angegangen werden sollte.
Wo liegt der Unterschied zwischen Workflow Management und Business Process Management (BPM)?
Prozess und Workflow - oft genug kommt es bei diesen Begriffen zu Verwechslungen, umso wichtiger ist hier eine klare Grenze:
- Das Workflow Management fokussiert sich auf detaillierte Analyse und Optimierung von einzelnen Arbeitsabläufen, um diese gezielt zu koordinieren und effizienter zu organisieren. Somit ist ein Workflow als Teil des Business Process Managements zu verstehen.
- Im Gegensatz dazu umschreibt ein Geschäftsprozess - allgemein als Prozess bezeichnet - die zeitliche und logische Folge von auszuführenden Aufgaben oder Arbeitsschritten, die zu einer vordefinierten Leistung führen und eine bestimmte Bedeutung für das Unternehmensziel haben. Dementsprechend befasst sich das Business Process Management mit
- der Prozessentwicklung,
- deren system- und personenübergreifender Umsetzung sowie
- deren Optimierung.
Fazit: Workflow Management
Workflow Management - Transparenz und Effizienz in komplexen Geschäftsprozessen
Die Automatisierung von Arbeitsschritten und -abläufen ermöglicht die Einsparung von Zeit und damit Geld. Doch dazu ist zunächst eine Standardisierung notwendig, die wiederum auf einer detaillierten Analyse der untereinander abhängigen und teilweise auf verschiedene Beschäftigte bzw. Teams oder Abteilungen aufgeteilten, spezialisierten Einzeltätigkeiten basiert. Ein Workflow Management befasst sich explizit mit diesen Arbeitsabläufen, koordiniert und steuert diese, bezieht dabei alle am Ablauf Beteiligten mit ein und sorgt so für Transparenz und Effizienz. Um sämtliche Aspekte zentral managen zu können, empfiehlt sich ein professionelles Workflow Tool, das auch bei komplexen Abläufen einen optimalen Überblick schafft und Optimierungspotenzial deutlich macht - genau davon wird die Zukunftsfähigkeit in Unternehmen künftig abhängen.
