Die Vereinsbuchhaltung soll zum einem die laufenden Einnahmen und Ausgaben eines Vereines dokumentieren, zum anderen bildet die Buchhaltung die Grundlage für die Einplanung und Steuerung der zukünftigen Finanzen.
Darüber hinaus ist der Vorstand eines Vereines den Mitgliedern gegenüber Rechenschaft schuldig und somit zur Vereinsbuchhaltung verpflichtet. Besonders bei gemeinnützigen Vereinen ist die Vereinsbuchhaltung enorm wichtig, denn eine ordentlich geführte Buchhaltung entscheidet über den Status der Gemeinnützigkeit.
Sobald ein Verein eingetragen wird, wird dieser als juristische Person behandelt und vom Finanzamt als steuerpflichtig angesehen. Daher ist jeder Verein zur Buchhaltung verpflichtet. Oftmals genügt eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Zur doppelten Bilanzierung sind lediglich Vereine verpflichtet, die über eine halbe Million Jahresumsatz oder mehr als 50.000 € Gewinn pro Jahr erwirtschaften.
Wie bei jedem Unternehmen, gelten bei der Vereinsbuchhaltung Normen und Richtlinien zur ordnungsgemäßen Buchführung. Das heißt, die Buchführung muss lückenlos, rechtssicher und verständlich für Dritte sein. Besonders kleine Vereine verlassen sich bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) auf Vorlagen für Tabellenkalkulationsprogramme, z. B. Excel. Dies ist allerdings nicht wirklich rechtskonform. Daher ist auch bei der Erstellung einer EÜR ein GoBd konformes Buchführungsprogramm zu empfehlen. So sind Vereine bei einer Prüfung auf der sicheren Seite.
Den Status der Gemeinnützigkeit erhält ein Verein vom Finanzamt, wenn dieser nicht kommerziell tätig ist und keine Gewinnerzielung zum Ziel hat. Durch die Gemeinnützigkeit entstehen viele Vorteile, wie zum Beispiel Steuerbefreiungen, aber auch Pflichten. Denn um von der Steuer befreit zu werden und gegebenenfalls Fördermittel zu erhalten, muss die Gemeinnützigkeit dokumentiert werden. Dies lässt sich am besten mit der Vereinsbuchhaltung belegen, denn dort werden alle Einnahmen und Ausgaben mit Verwendungszweck aufgeführt.
Vereine, die sich ideellen Zwecken verschrieben haben, sind von der Körperschaftssteuer, der Gewerbesteuer, als auch der Umsatzsteuer befreit. Eine pauschale Befreiung der Umsatzsteuer gibt es allerdings nicht. Nur der wirklich gemeinnützige Teil des Vereines wird dabei befreit. Veranstaltungen mit wirtschaftlichem Interesse oder generell wirtschaftlichen Aktivitäten unterliegen der Umsatzsteuer. Hier ist bereits zu sehen, dass die Vereinsbuchhaltung einige Tücken aufweist.
Der große Vorteil eines gemeinnützigen Vereines ist es, dass er zum Spendenempfang berechtigt ist. Für die Vereinsbuchhaltung ist es dabei wichtig, dass alle Spenden mit einer Spendenbescheinigung (Zuwendungsbestätigung) belegt sind.
Durch den Status der Gemeinnützigkeit ergeben sich viele Vorteile, wie Steuererleichterungen oder Fördermittel für den Verein. Allerdings erschwert dies die ansonsten einfach gehaltene Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Denn das Finanzamt prüft anhand der Vereinsbuchhaltung die Gemeinnützigkeit. Das heißt, dass diese Vereine einer detaillierten Aufzeichnungspflicht unterliegen und zahlreiche zusätzliche Belege und Rechnungen vorweisen müssen. So muss die EÜR bzw. die komplette Buchführung nach steuerrechtlichen Bereichen aufgeteilt werden:
Alle Einnahmen und Ausgaben ausführlich und korrekt zu dokumentieren, ist mitunter mühselig und fehleranfällig. Daher bietet der DATEV-Standardkontenrahmen Nummer 49 ein vielseitig anwendbares Gerüst für Buchungen und ist praktischer Standard im Finanzwesen. Dieser Kontenrahmen ist speziell für gemeinnützige Vereine, eine gemeinnützige GmbH oder eine Stiftung konzipiert. In diesem lassen sich alle Positionen, von den Pausengetränken, bis hin zur Kfz-Steuer für den Vereinsbus, präzise dokumentieren.
Bei der Leitung eines Vereines werden nicht nur an die Vereinsbuchhaltung besondere Anforderungen gestellt. Die Mitglieder- oder Spendenverwaltung kann mitunter sehr aufwendig und zeitraubend sein. Daher unterstützt ein ERP für Vereine und Verbände in sämtlichen Prozessen. Von der Mitgliederverwaltung, über Abrechnungen bis hin zum Kampagnenmanagement und der Vereinsbuchhaltung.
Doch nicht jedes ERP-System ist für Vereine geeignet. Daher ist es dringend notwendig, speziell zugeschnittene und konzipierte Komplettlösungen zu integrieren. Solch eine spezielle Komplettlösung steht Ihnen mit eGECKO bereit. Entdecken Sie ganz einfach die Vorteile der eGECKO Komplettlösung in einer Online-Präsentation und erfahren Sie, wie Sie Ihren Verein noch übersichtlicher und effektiver leiten. Bei weiteren Fragen helfen wir Ihnen zudem mit ausführlichen und kostenlosen Informationen zu der ERP-Komplettlösung für Vereine und Verbände weiter.