So effizient sind Urlaubsplaner für Mitarbeiter

Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Arbeitsklima

Der Gesetzgeber verlangt seit 2019 eine transparente Führung des Personalzeitmanagements. Dafür stellt sich eine Vielzahl an Software zum Anwesenheits- und Abwesenheitsmanagement. Es sollten jedoch nicht möglichst viele kleine Programme verbunden werden, die nach einer Aktualisierung vermutlich nicht mehr miteinander funktionieren.

Vielmehr kann eine gute Software zur Zeiterfassung auch die Urlaubsplanung sinnvoll unterstützen, obwohl die beiden Bereiche unterschiedliche Herausforderungen mitbringen. Die Urlaubsverwaltung der Mitarbeiter erfordert schließlich ganz eigene Workflows, die, anders als die reine Zeiterfassung, über Freigaben funktionieren. Durch umläufige Tabellen-Dokumente wird dieser Prozess schnell unübersichtlich und gefährdet den Datenschutz.

Nicht nur das Personalwesen benötigt Urlaubspläne

Darüber hinaus müssen Projektmanager wissen, wann Ihre Projektbeteiligten den Urlaub planen, wann sie außer Haus sind und am besten auch warum. Neben der Urlaubsverwaltung des Personalwesens können Controller und Projektmanager damit die Wirtschaftlichkeit ihrer Projekte bewerten.

Sie fragen sich dann beispielsweise, ob Mitarbeiter aufgrund einer Überbelastung während bestimmten Projektphasen häufig krank sind. Mit dem entsprechenden Verständnis können Sie sich für ein schonenderes Arbeitsklima einsetzen. Vielleicht sorgen auch externe Schulungen für eine Vielzahl an Abwesenheiten. Über eine gewisse Transparenz lassen sich dann zum Beispiel Vorschläge für Urlaubssperren bewerten.

Vorteile einer Software zur Urlaubsplanung

Jede Abteilung, die sich von einer sorgfältigen Urlaubsverwaltung abhängig macht, wird durch eine Software zur Urlaubsplanung unterstützt. Alleine auf jeden Mitarbeiter gerechnet, vereinfacht sich der Planungsaufwand und der aktuelle Stand kann jederzeit ohne Dokumentenexport nachvollzogen werden. Das ist für reisende Mitarbeiter oder Arbeitskräfte im Homeoffice besonders praktisch, da diese nicht mal schnell ihren Urlaub mit dem Team besprechen können.

Um ein geordnetes Abwesenheitsmanagement zu sichern, werden Zugriffsbeschränkungen bzw. Berechtigungen verteilt. Soll sich eine flache Hierarchie in der Urlaubsplanung widerspiegeln, können Mitarbeiter ihre Abwesenheiten in der Software vielleicht selbst unter Begründung freischalten. Ist ein Workflow über Freigaben höherer Instanzen angedacht, lässt sich diese Einstellung in der Software festlegen.

Übersichtliches Abwesenheitsmanagement

Für einen effizienten Ablauf sollte eine solche Software mindestens zwei Kernkriterien erfüllen: Sie muss übersichtlich und in jeder Instanz aussagekräftig sein. Dazu bieten sich zum Beispiel Datenansichten über sogenannte Dashboards an, also zusammengefasste Übersichtsseiten. Diese lassen sich in der Regel an den Bedürfnissen der jeweiligen Instanz ausrichten. Die folgenden Funktionen werden dann vom Dashboard aus leicht erreicht.

Funktionen und Zugänglichkeit der Software zur Urlaubsplanung

• Über eine Kalenderansicht, prüfen Mitarbeiter und das Personalwesen den aktuellen Stand. Fristen für den Urlaubsverfall und -übertrag werden über eine Einstellung von der Software berücksichtigt.
• Urlaubsanträge werden über die Software im Kalender gestellt. Nach dem Freigabeworkflow wird der Mitarbeiter automatisch über den Erfolg seiner Urlaubsplanung in Kenntnis gesetzt.
• Neben dem Urlaub werden auch sonstige Abwesenheiten verwaltet. Dazu lassen sich die Felder und Bedingung für jede Abwesenheit individualisieren.
• Überstundensalden und Resturlaubstage lassen sich einfach in die jeweilige Periode übernehmen und bleiben in der Kalenderfunktion angezeigt.
• Statistiken lassen sich für einzelne Mitarbeiter, Abteilungen und Projekte zusammenfassen oder für einen Export vorbereiten.
• Feiertage müssen nicht manuell nachgepflegt werden. Die Software bedient sich an aktualisierten Vorlagen. So können auch betriebseigene Urlaubssperren und Betriebsferien hinterlegt werden.

Integration des digitalen Urlaubsplaners

Der Austausch zwischen den Abteilungen sollte also unter Beachtung des Datenschutzes möglichst fließend und effizient verlaufen. Werden Tabellen-Dokumente der Urlaubsplanung herumgereicht, lassen sich diese Kriterien nur ansatzweise berücksichtigen. Bevor die Urlaubsverwaltung also digitalisiert wird, ist zu beachten, in welchem Ausmaß sie sich an die Systeme der Zeiterfassung und der Ressourcenplanung angliedern sollte. Kleinen Betrieben mit wenigen Instanzen reicht die Urlaubsverwaltung über kostenlose Vorlagen und Tabellen möglicherweise aus.

Digitale Urlaubsplaner für den Mittelstand

Für mittelständische, ambitionierte Unternehmen, sind nachhaltige Lösungen sinnvoller. Dafür kommen zwei verschiedene Modelle in Frage. 

• Zum einen versteht sich darunter eine separate Software mit Schnittstellen für eine flexible Anbindung der bestehenden Planungsprogramme. 
• Aber auch Komplettlösungen, die alle Aufgaben der Personal- und Ressourcenplanung unterstützen, enthalten nicht weniger umfangreiche Funktionen zur Urlaubsverwaltung. 
• Es sind nun keine Schnittstellen nötig und der Anbieter sorgt durch regelmäßige Aktualisierungen für eine Kompatibilität aller Funktionen. Der Softwarepark des Unternehmens muss nicht ständig gewartet werden.
• Über eine App lassen sich die Funktionen des Urlaubsplaners jederzeit aufrufen. Für Instanzen, die viel unterwegs oder im Home-Office sind, ist diese Urlaubsübersicht äußerst praktisch.
• Ist die Lösung webbasiert, lässt sich der Urlaubsplaner online aufrufen und garantiert dem Unternehmen maximale Flexibilität beim Abwesenheitsmanagement.