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Umsatzsteuerjahreserklärung
Die meisten deutschen Unternehmen sind umsatzsteuerpflichtig und müssen im Laufe eines Steuerjahres regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen. Auch wenn die Umsatzsteuer per se ein durchlaufender Posten ist und keinen Einfluss auf den Gewinn des Unternehmens hat, legt der Fiskus größten Wert auf eine korrekte und pünktliche Abrechnung.
Umsatzsteuerjahreserklärung - was ist das genau?
Im Prinzip handelt es sich um die Abrechnung der im Steuerjahr an das Finanzamt übermittelten Umsatzsteuervoranmeldungen: Die Umsatzsteuerjahreserklärung oder auch Jahresumsatzsteuererklärung gibt dem Finanzamt demnach Auskunft über
- alle Umsatzerlöse im relevanten Steuerjahr,
- die davon abzuziehenden Vorsteuerbeträge und
- die für den Zeitraum bereits geleisteten Umsatzsteuervorauszahlungen.
Die Saldierung dieser Beträge zeigt an, ob der Steuerpflichtige eine Nachzahlung vornehmen muss oder einen Erstattungsanspruch hat.
Wie ist die Umsatzsteuerjahreserklärung einzuordnen?
Die Umsatzsteuer – auch Mehrwertsteuer genannt – wird bereits seit 1968 auf Produkte und Dienstleistungen erhoben. Grundsätzlich gilt aktuell ein Umsatzsteuersatz von 19 Prozent, einige Produktgruppen wie Lebensmittel oder Presseerzeugnisse werden mit den ermäßigten Steuersätzen von sieben oder zehn Prozent belegt. Diese regelmäßig als Verbrauchssteuer bezeichnete Steuer müssen Unternehmen auf verkaufte Waren oder Dienstleistungen aufschlagen und ans Finanzamt abführen. Schlussendlich liegt die Steuerlast beim Verbraucher, für die Unternehmen bleibt sie erfolgsneutral.
Umsatzsteuerpflichtig sind (u. a.)
- von einem Unternehmen im Inland realisierte, entgeltliche sonstige Leistungen und Lieferungen,
- bezogene Waren aus EU-Mitgliedsstaaten im Rahmen des innergemeinschaftlichen Erwerbs sowie
- eingeführte Gegenstände aus Nicht-EU-Ländern.
Empfänger der Umsatzsteuer – und auch der Umsatzsteuerjahreserklärung – ist das Finanzamt, das für den Bezirk zuständig, in dem das jeweilige Unternehmen ganz oder zum überwiegenden Teil betrieben wird.
Welche Unternehmen müssen Umsatzsteuer erheben und abführen?
Auskunft dazu gibt der § 2 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG), nach dem Unternehmerinnen und Unternehmer, die selbstständig einer gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit nachgehen, umsatzsteuerpflichtig sind – und zwar unabhängig von der gewählten Rechtsform. Es ist also unerheblich, ob ein Freiberufler Einnahmen erzielt, ein Gewerbetreibender als Einzelunternehmer auftritt oder eine Firma als GmbH oder AG firmiert. Ausschlaggebend ist die selbstständige Tätigkeit. Ausnahmen von der Umsatzsteuerpflicht gibt es in einigen Branchen, wie beispielsweise Bildung oder Versicherungen, aber auch für kleine Unternehmen.
Besonderheit: Kleinunternehmerregelung
Im § 19 UStG eröffnet der Gesetzgeber Selbstständigen mit relativ geringen Umsätzen eine grundlegende Vereinfachung des komplexen Themas Umsatzsteuer: Diese sogenannten Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuerpflicht befreit, sodass sie in ihren Rechnungen generell die Netto-Beträge ausweisen können. Diese Medaille hat aber zwei Seiten: Im Gegenzug erhalten Kleinunternehmer nämlich auch die für Einkäufe bezahlte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer zurück.
Diese Ausnahmeregelung in puncto Umsatzsteuerpflicht ist an strenge Bedingungen, die im § 19 Abs. 3 UStG beschrieben sind, geknüpft. Um als Kleinunternehmen zu gelten, darf der Gesamtumsatz des Unternehmens
- im vergangenen Kalenderjahr die Grenze von 22.000 Euro und
- im laufenden Kalenderjahr die Grenze von 50.000 Euro voraussichtlich
nicht überschreiten.
Wichtig: Kleingewerbe ist nicht gleich Kleinunternehmen!
Die Begriffe ähneln sich zwar, dürfen aber nicht verwechselt werden: Kleinunternehmer werden per Umsatzsteuerregelung definiert – auch ein Kleingewerbetreibender kann also als Kleinunternehmer gelten, wenn er die für die Umsatzsteuerbefreiung relevanten Umsatzgrößen nicht überschreitet. Die Definition eines Kleingewerbes lautet jedoch: Es handelt sich um ein Unternehmen, das wegen der Art oder des Umfangs der Geschäftstätigkeit als Nicht-Kaufmann gilt.
Damit ist ein entsprechend eingerichteter Geschäftsbetrieb nicht notwendig – und keine Buchführung. Hier reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die auf der Ist-Versteuerung beruht. Sollte der jährliche Umsatz jedoch 600.000 Euro überschreiten oder ein Gewinn von mehr als 60.000 Euro jährlich realisiert werden, greift die Pflicht zur Erstellung einer Bilanz.
Welche Fristen und Vorschriften gelten für die Jahresumsatzsteuererklärung?
Auch die geltenden Pflichten sind im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt:
- Die reguläre Abgabefrist für die Umsatzsteuerjahreserklärung endet am 31.7. des auf das Steuerjahr folgenden Jahres. Allerdings wurde insbesondere in den letzten Jahren die Frist nach hinten verschoben, hier sind immer die aktuellen Regelungen im Blick zu behalten.
- Erstellt ein Steuerberater die Umsatzsteuerjahreserklärung verlängert sich die Frist bis Ende Februar des übernächsten Jahres.
- Die Umsatzsteuervoranmeldung muss spätestens am 10. Tag des auf den Voranmeldungszeitraum folgenden Monats eingereicht werden. Das zuständige Finanzamt teilt in Abhängigkeit von den realisierten Umsätzen mit, ob Unternehmen die monatlich, vierteljährlich oder jährlich voranmelden müssen.
Wichtig: Übermittlung auf elektronische Wege
Sowohl die Umsatzsteuervoranmeldung als auch die Umsatzsteuerjahreserklärung müssen über ELSTER erstellt und an das zuständige Finanzamt übermittelt werden – Papierformulare werden nicht mehr anerkannt. Für die sichere Teilnahme am elektronischen Datenaustausch benötigen Unternehmen ein Zertifikat, das unter www.elster.de beantragt werden kann. Dieses wird als Authentifizierung verwendet, wenn der Steuerpflichtige sich auf dem Portal einloggt.
Was ist in diesem Zusammenhang eine Dauerfristverlängerung?
Die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung kann aufwendig sein, wenn ein Unternehmen zum Beispiel viele kleine Einzelumsätze generiert. Um eine Fristüberschreitung zu vermeiden, lässt sich die Abgabefrist auf Antrag um einen Monat verlängern: Das Unternehmen muss dann also erst am 10. des übernächsten Monats, der auf den Voranmeldungszeitraum folgt, die Umsatzsteuervoranmeldung einreichen.
Für die Dauerfristverlängerung gilt:
- Unternehmen, die die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgeben, müssen eine einmalige Sondervorauszahlung leisten, um die Dauerfristverlängerung genehmigt zu bekommen. Die Höhe der Sonderzahlung richtet sich nach der im Vorjahr bezahlten Umsatzsteuer, ein Elftel davon ist anzusetzen. Bei Startups im ersten Geschäftsjahr werden die Sonderzahlungen geschätzt. Die so erreichte Dauerfristverlängerung muss jährlich neu beantragt werden - ohne Begründung.
- Für Unternehmen mit quartalsweiser Umsatzsteuervoranmeldung reicht ein einmaliger Antrag auf Dauerfristverlängerung aus, eine Sonderzahlung wird nicht erhoben.
- Eine Dauerfristverlängerung hat hingegen keinen Einfluss auf die Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung.
Wie läuft die Umsatzsteuerjahreserklärung im Detail ab?
Die Umsatzsteuererklärung basiert auf den Daten, die per obligatorischer Umsatzsteuervoranmeldung im Laufe des relevanten Steuerjahres beim Finanzamt eingereicht haben.
Umsatzsteuer voranmelden
Darunter ist eine Erklärung des Unternehmens zu verstehen, wie viel Umsatzsteuer in einem vorher festgelegten Zeitraum vereinnahmt wurde. Der in Frage kommende Zeitraum bemisst sich nach der Höhe der im Vorahr abgeführten Umsatzsteuer:
- Umsatzsteuerschuld im Vorjahr über 7.500 Euro - monatlicher Voranmeldungszeitraum
- Umsatzsteuerschuld im Vorjahr zwischen 1.000 und 7.500 Euro - quartalsweiser Voranmeldungszeitraum
- Umsatzsteuerschuld im Vorjahr unter 1.000 Euro - Voranmeldung entfällt
Von der auf die eigenen Umsätze entfallenden und eingenommenen Umsatzsteuer können Unternehmen für die im jeweiligen Zeitraum aufgewendete Umsatzsteuer für Einkäufe oder bezogene Leistungen als Vorsteuer abziehen.
Umsatzsteuer bezahlen
Das Ergebnis muss dem Finanzamt spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums mitgeteilt werden. Gleichzeitig muss das Unternehmen dafür sorgen, dass die Umsatzsteuer auch abgeführt wird - per Überweisung, dann ist auf Pünktlichkeit zu achten, oder per Lastschrift.
Wichtig: Zahlung rechtzeitig veranlassen
Das Finanzamt stellt keine gesonderte Zahlungsaufforderung auf, allerdings ist mit strengen Bußgeldern zu rechnen, sollten Termine nicht eingehalten werden.
Umsatzsteuerjahreserklärung
Für die Erstellung der Umsatzsteuerjahreserklärung stehen nun folgende Berechnungen an:
- Die zu bezahlende Umsatzsteuer berechnet sich grundsätzlich als Differenz aus eingenommener und aufgewendeter Umsatz- bzw. Vorsteuer des gesamten Jahres. Umsatzsteuerzahllast = Umsatzsteuer - Vorsteuer
- Die Umsatzsteuerabschlusszahlung wiederum wird ermittelt, indem die bereits im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldungen geleisteten Zahlungen mit der gesamten Umsatzsteuerzahllast verrechnet werden. Umsatzsteuer-Abschlusszahlung = Umsatzsteuerzahllast - Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
Ergebnis der Umsatzsteuerjahreserklärung
Da sich im Rahmen der Umsatzsteuerjahreserklärung im Vergleich zu den Voranmeldungen noch weitere Belege verarbeiten und Buchungen bei Bedarf korrigieren lassen, kann es einerseits zu fälligen Nachzahlungen kommen. Diese sind unaufgefordert an das Finanzamt zu überweisen – und zwar innerhalb eines Monats nach Abgabe. Alternativ zieht das Finanzamt den Betrag vom Konto ein. Andererseits ist auch ein Guthaben möglich, wenn im Rahmen der Voranmeldungen zu viel Umsatzsteuer vorausgezahlt wurde. In diesem Fall lässt sich das Guthaben entweder mit anderen offenen Steuerbeträgen verrechnen oder als Rückerstattung wieder auf das angegebene Konto überweisen. Selbstverständlich stellt das Finanzamt einen Umsatzsteuerbescheid aus, allerdings nur dann, wenn das Finanzamt zu einem anderen Ergebnis als das Unternehmen oder der Steuerberater kommt.
Kann eine Software die Erstellung der Jahresumsatzsteuererklärung vereinfachen?
Auf jeden Fall: Sinnvoll ist eine moderne Online-Software, die alle zur Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuerjahreserklärung notwendigen Daten automatisch verarbeitet. In der Regel lassen sich diese Programme nahtlos in die elektronische Buchhaltung und andere IT-Systeme integrieren. Darüber hinaus können entsprechende Schnittstellen genutzt werden, um die ermittelten Daten an den Steuerberater oder das Finanzamt zu übertragen. Die Umsatzsteuererklärung ist auf diese Weise im Handumdrehen erledigt.
Fazit zur
Umsatzsteuererklärung
Der Aufwand ist durchaus beträchtlich: Umsatzsteuervoranmeldungen müssen meist monatlich beim Finanzamt eingereicht werden, um die Umsatzsteuerlast auf das gesamte Steuerjahr zu verteilen. Die Umsatzsteuererklärung fasst die Voranmeldungen zusammen: Die insgesamt im Jahr aufgewendete Umsatzsteuer wird von der vereinnahmten abgezogen. Dieser Vorgang lässt mit einer Software automatisieren - bis hin zur Datenübertragung an die zuständigen Stellen.
