Terminmanagement

Realistische Fristen & gute Auslastung

Wenn kein einheitliches Terminmanagement gepflegt wird, hadert das Projektmanagement mit den Herausforderungen verzögerter Fristen und sich überschneidenden Aufgabenpaketen. Wird das Projektergebnis nicht fristgerecht übergeben, entstehen Vertragsstörungen oder zweifelhafte Kundenbindungen. Die Projektleitung sieht sich gezwungen, Mitarbeiter krampfhaft anzuspornen und aus zielorientiertem Arbeiten wird eher eine von Unmut durchzogene Arbeitslaune.

• Mit wenigen, aber fundamentalen Schritten einer organisierten Terminplanung werden Projekte leichter zu bewältigen.
• Fristen lassen sich leichter bestimmen und charakteristische Projektrisiken durch angemessene Pufferzeiten ausgleichen.
• Außerdem bilden sich sogenannte kritische Pfade bei der Terminplanung aus, die einer besonderen Aufmerksamkeit bedürfen.

Im Folgenden werden die Wege bis zur erfolgreichen Ausarbeitung eines Terminplans und dessen Darstellungsformen vorgestellt.

Struktur des Termin­managements

Die Organisation der Projektleitung ist auf definierte Zeit-Aufgaben-Pakete angewiesen, über die gewisse Zuständigkeiten und Fristen verteilt werden können. Dazu müssen diese Pakete systematisch angelegt und in eine Struktur gefasst werden:

Vorgänge bestimmen

Die Teilprozesse und zugehörigen Aufgabenpakete werden im ersten Schritt des Terminmanagements mit Rahmendaten versehen. Um später eine Kontrolle zu ermöglichen und Meetings einzuräumen, werden Meilensteine, sogenannte Checkpoints, des Projektverlaufs angegeben. Dabei handelt es sich neben den üblichen Vorgängen also um spezielle Termine.

Vorgänge anordnen

Es ist wichtig den Aufgabenpaketen eine sinnvolle Struktur zu geben, nach der sie bearbeitet werden. So können unterschiedliche Projektrouten im Terminmanagement in maximaler Effizienz verschmelzen. Nun bilden sich die ersten Chancen für Pufferräume aus, in denen mögliche Fehler korrigiert werden können. Am besten beginnt die Reihenfolge mit Paketen, die keine vorausgehenden Schritte erfordern. Je nach Kapazitätsauslastung sollten Ressourcen so geteilt werden, dass Aufgaben synchron verlaufen und parallel abgeschlossen werden können.

Schätzung der Vorgangsdauer

Die Aufgabenpakete werden mit einem Zeitrahmen versehen. Hierfür gibt es verschiedene Modelle, deren Effizienz häufig debattiert wird. Je nachdem wie viel Einsicht die Projektleitung in die Tätigkeiten der Mitarbeiter hat, können Schätzung direkt durch das Projekt- und Terminmanagement beschlossen werden. Ansonsten ist es sinnvoll, alle Verantwortlichen nach realistischen Schätzungen zu befragen.

Entwicklung des Terminplans

Der Terminplan ist das Ergebnis des ordentlichen Terminmanagements. In der groben Ausarbeitung sollten nun der Start- und Endtermin des Projekts feststehen, zwischen denen alle Checkpoints und Teilprozesse der gewählten Reihenfolge nach einsortiert werden können. In Branchen der Serien- und Massenanfertigung spricht man zum Beispiel von „Scheduling“. 

• Für den Terminplan gibt es verschiedene Darstellungsarten, auf die im weiteren Verlauf näher eingegangen werden soll. 
• Dazu fügen sich dann auch verschiedene Möglichkeiten der Unterstützung durch Software zur Terminplanung. Mit digitalen Prozessen lassen sich diese Pläne äußerst effizient erstellen.

Steuerung des Terminplans

Bei Aufgaben, die Konzentration erfordern, ist es ungünstig, Mitarbeiter während der Arbeit zu unterbrechen, um deren aktuellen Stand zu bewerten. Dafür werden Checkpoints und angelagerte Meetings genutzt. Über eine entsprechende Terminsoftware können Mitarbeiter beispielsweise den Status ihrer Aufgabe auch selbst bestimmen. 

• So lässt sich der aktuelle Stand eines Projekts anhand eines interaktiven Terminplans jederzeit auf Abruf nachvollziehen. 
• Meetings können dann besser genutzt werden, beispielsweise um Hilfestellung bei überlasteten Kapazitäten zu bieten.

Kontrolle und Auswertung des Terminplans

Damit Fehler nicht erst kurz vor der letzten Frist behoben werden, wird der Terminplan also gesteuert. Darunter fällt ein komplexer Vorgang des Terminmanagements, bei dem alle Fristen und Aufgaben überwacht, kontrolliert und ausgewertet werden. Häufig wird bei diesem Prozess auch eine sogenannte Abweichungsanalyse angewandt. Es handelt es sich um einen Vergleich von Soll- und Ist-Zuständen, bei dem die Reaktionsbedürftigkeit der Projektleitung festgestellt wird.

Warum ist ein aufmerksames Termin­management wichtig?

Das Terminmanagement soll vor allem auch vermeiden, dass verschiedene Projektleitungen Kapazitäten überlasten, die in dem Planungszeitraum bereits ausgelastet sind. Eine gute Kommunikation ist daher fundamental, um sich komplizierte Herausforderungen durch Überschneidungen zu sparen. 

• Sollen Mitarbeiter in verschiedene Projekte involviert werden, hilft unter anderem ein Organisationstool, mit dem der Kommunikationsstream bewältigt wird. 
• Eine Terminplanungssoftware geht über diesen Schritt hinaus. Indem Projektpläne für alle Managementebenen einsehbar sind oder ausgelastete Mitarbeiter markiert werden, lässt sich eine Unterversorgung des Projekts vermeiden.

Fehlzeiten in der Terminplanung berücksichtigen

Um Projektrisiken besser einschätzen zu können sollte eine Planung über Tabellen vermieden werden. Diese Variante ist nicht wirklich nachhaltig, wenn Urlaubszeiten und Feiertage berücksichtigt werden sollten. Sinnvoller ist es, wenn eine Schnittstelle zur Software der Personalverwaltung besteht, über die alle Mitarbeiterdaten direkt in das Terminmanagement übernommen werden können. Dazu kommen noch äußere Zwänge, wie Fristen der Lieferanten oder Freelancer, die bei der Planung bedacht sein müssen. Auch hierfür eignet sich die Anbindung der Terminplanungssoftware an die entsprechenden Module der Unternehmenssoftware.

Der kritische Pfad der Terminplanung

Nur über eine ordentliche Zeiteinschätzung lässt sich der sogenannte kritische Pfad realisieren. Neben allen veranschlagten Projektrouten gibt es einen Pfad, der von Anfang bis Ende ohne Leerlaufzeiten die Gesamtdauer des Projekts bestimmt. 

• Fallen hier Verzögerungen im Ablauf an, bewirken diese automatisch eine Verlängerung der Projektfrist. 
• Um dies zu vermeiden, ist dem kritischen Pfad eine besondere Aufmerksamkeit bei der Steuerung und Kontrolle des Terminplans zuzukommen. 
• Daher greifen Projektleiter bei ihrem Terminmanagement auch auf ein entsprechendes Risikomanagement zurück.

Darstellungsformen des Terminplans

Mithilfe einer entsprechenden Terminplanungssoftware lassen sich die folgenden Darstellungsarten einfach über wenige Klicks erzeugen. Es ist ebenfalls möglich Tabellen und logische Strukturen über herkömmliche Bürosoftware zu realisieren. Für solche Umsetzungen bleibt häufig jedoch keine Zeit, da eine manuelle Erstellung von Reportings und Statistiken recht aufwändig ist.

Terminliste

Die einfachste grafische Form des Terminplans umfasst eine chronologische Reihenfolge nach tabellarischem Muster. Jede Software zur Terminplanung sollte diese Funktion besitzen. Ein Vorteil ist die einfache Erstellung des Dokuments. Ein großer Nachteil ist jedoch die logische Zuordnung der Teilprozesse.

• Es wird nicht direkt ersichtlich, welche Aufgaben parallel verlaufen. Dem kritischen Pfad kommt dadurch auch weniger Aufmerksamkeit zu. 
• Es lässt sich zwar der Stundenaufwand summieren, nicht aber die tatsächliche Gesamtzeit des Projekts. Schließlich verlaufen verschiedene Aufgaben häufig auch synchron.

Balkenplan

Der Balkenplan, auch Gantt-Diagramm genannt, ordnet alle Vorgänge Ihrer Dauer zu. Auf der vertikalen Achse reihen sich dazu die Balkensockel mit entsprechenden Vorgangsbezeichnungen. Die Einheiten der Vorgangsdauer verlaufen entlang der horizontalen Achse und kennzeichnen nun die Länge eines jeden Balkens. Software zur Terminplanung bietet häufig verschiedene Möglichkeiten, Balkenpläne darzustellen.

• Diese Methode ist deutlich übersichtlicher als eine Terminliste, bildet jedoch immer noch keinen logischen Zusammenhang zwischen den Projektrouten ab. 
• Um Aufgaben nach Ihrer zeitlichen Priorität zu bewerten, ist der Eindruck durch den Balkenplan jedoch gut geeignet.

Netzplan

Unter einem Netzplan versteht sich die grafische oder tabellarische Darstellung eines Terminplans. Mit Software lassen sich diese komplexen Übersichten, die an einen elektrischen Schaltplan erinnern, in wenigen Schritten erstellen. Tatsächlich kann man den Netzplan als Schaltung des analytischen Terminmanagements bezeichnen.

• Über ihn werden zeitliche und logische Abfolgen durch verzweigte Strukturen aus Vorgängen und Ereignissen ersichtlich. 
• Parallel verlaufende Aufgaben werden zum Beispiel untereinander angelegt und führen zum nächsten Aufgabenzweig. 
• Ein großer Vorteil ist die Darstellung des kritischen Pfads. Denn die tatsächliche Gesamtzeit des Projekts wird nicht von den einzelnen Stundenaufwänden überschattet. 
• Der Projektverlauf und dessen Risiken sind leicht zu prognostizieren und Pufferzeiten lassen sich gut abschätzen.

Die richtige Termin-Software einsetzen

Um sich für eine Terminsoftware zu entscheiden, sollte die Kompatibilität einer Einzellösung geprüft werden. Werden im Unternehmen Programme von unterschiedlichen Anbietern genutzt, die sich jedoch Schnittstellen teilen, entstehen Probleme. Zum Beispiel bilden sich Sicherheitslücken aus, wenn bestimmte Programme nicht aktualisiert werden können. 

• Eine Möglichkeit diesen Problemen auszuweichen sind Anbieter, welche über eine Komplettlösung alle Unternehmensbereiche vernetzen. 
• Die Software zur Terminplanung ist dann eine Funktion oder ein Modul einer umfassenden Lösung. Bei einer Aktualisierung entstehen dann keine Risiken von Programminkompatibilitäten.
• Ebenfalls ist das Online-Terminmanagement möglich, bei dem Terminpläne über eine webbasierte Plattform geräteunabhängig verwaltet werden.