Definition
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen sind ein probates Mittel, Beschäftigten über das reguläre Entgelt hinaus Anerkennung zu zollen und so die Mitarbeiterbindung zu stärken. Das Besondere: Arbeitgeber sparen - im Gegensatz zur Erhöhung des Lohns oder Gehalts - Sozialabgaben ein, sofern der jeweilige Steuerfreibetrag eingehalten wird. Im Gegenzug erhalten Arbeitnehmer steuerfreie Zuwendungen in vollem Umfang ausgezahlt.
Arbeitgeber können demnach maximal 50 Euro monatlich als steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer (2022) gewähren - im Jahr 2021 waren es noch 44 Euro monatlich - und zwar frei von Lohnsteuer und Sozialabgaben. Unternehmen stehen verschiedene Möglichkeiten offen, steuerfreie Zuwendungen an Ihre Belegschaft zu organisieren. So können beispielsweise bei einem persönlichen Anlass wie Hochzeit oder Geburtstag Aufmerksamkeiten im Wert von bis zu 60 Euro überreicht werden. Diese bleiben bei Einhaltung der Bedingungen steuer- und sozialabgabenfrei.
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen müssen in der Regel verwendungsgebunden gewährt werden, sie sind also auf bestimmte Ausgaben bezogen. Gleichzeitig sind sie von Geldleistungen abzugrenzen, wie beispielsweise dem Corona-Bonus, den Entlastungspaketen und Einmalzahlungen, die im Zuge der Corona- und Energiekrise staatlich möglich gemacht wurden.
Der Gesetzgeber räumt Unternehmen vielfältige Möglichkeiten für steuerfreie Zuwendungen ein - hier ein Überblick:
Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Entgelt einen Zuschuss für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel gewähren. Bezuschusst werden sowohl Einzelfahrscheine als auch Mehrfahrten-, Monats- und Jahreskarten sowie auf andere Personen übertragbare Fahrkarten - dabei muss der Arbeitgeber nicht explizit prüfen, ob die Fahrten auch dienstlicher Natur waren. Allerdings können diese Zuwendungen die steuerliche Abzugsfähigkeit der Entfernungspauschale mindern. Die Lösung: Der Arbeitgeber versteuert das Jobticket mit pauschalen 25 Prozent - dann können die Arbeitnehmer auch weiterhin die Entfernungspauschale geltend machen.
Ein weiteres Instrument, um Arbeitnehmer unabhängig vom jeweiligen Gehalt zusätzlich finanziell zu unterstützen, ist der Fahrtkostenzuschuss für die Nutzung eines privaten Fahrzeuges. Der Zuschuss darf sich jedoch nur auf die Fahrten zwischen der Wohnung des Arbeitnehmers und der ersten Tätigkeitsstätte beziehen. Unternehmen können dann wählen, ob sie
Die pauschale Besteuerung setzt voraus, dass dieser Zuschuss ebenfalls zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt wird - also freiwillig bleibt. Als Bemessungsrundlage dient die Entfernungspauschale, die seit 2021 bis zum Ende des Jahres 2023 von 0,30 Euro je Kilometer auf 0,35 Euro je Kilometer erhöht wurde. Ab 2024 bis 2026 erhöht sich die Pauschale erneut auf 0,38 Euro je Kilometer. Wichtig ist, dass der pauschal zu besteuernde Fahrtkostenzuschuss nicht höher ausfallen darf als der Betrag, den der Arbeitnehmer als Entfernungspauschale steuerlich geltend machen kann. Ansonsten wird der Fahrtkostenzuschuss individuell besteuert.
Erhält der Arbeitnehmer vom Unternehmen ein Dienstfahrrad zur Verfügung gestellt, muss differenziert werden:
Dienstfahrzeuge können nach wie vor auch zur privaten Nutzen überlassen und per Ein-Prozent-Regelung steuerlich abgegolten werden. Das gilt auch für E-Autos und die Nutzung betriebseigener oder privater Ladesäulen. Diese dürfen nicht nur für E-Fahrräder, sondern auch dienstliche und private E-Autos lohnsteuerfrei im Unternehmen zum Aufladen genutzt werden.
Auch Geräte zur elektronischen Datenverarbeitung lassen sich als steuerfreie Zuwendungen nutzen: Unternehmen können diese Geräte ihren Arbeitnehmern überlassen - und das sowohl für die geschäftliche als auch zur privaten Nutzung. Selbst bei einer rein privaten Nutzung und Übernahme der Gebühren durch den Arbeitgeber bleibt dieser geldwerte Vorteil steuerfrei. Zu den relevanten Geräten zählen
Ein spezieller Steuerfreibetrag ist hier nicht vorgesehen, allerdings können Unternehmen die Kosten für die Geräte in der Regel direkt als Betriebsausgaben absetzen.
Wichtig: Die überlassenen Geräte zur elektronischen Datenverarbeitung verbleiben generell im Eigentum des Unternehmens.
Bewährte steuerfreie Zuwendungen, die die Mitarbeiterbindung effektiv erhöhen, sind Essenszuschüsse für die Mahlzeiten, die Arbeitnehmer außerhalb des Unternehmens einnehmen. Diese Zuschüsse können in Form von Geldleistungen an den externen Anbieter oder von Essenmarken umgesetzt werden. Als Essenmarke gelten in der Regel Restaurantgutscheine oder -schecks, die vor Ort eingelöst werden können.
Bei der steuerlichen Beurteilung spielt einerseits der jährlich von der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) vorgegebene Sachbezugswert eine Rolle, andererseits die Höhe der Zuzahlung der Arbeitnehmer. Doch Arbeitgeber können generell steuerfreie Zuwendungen in Höhe von 3,10 Euro je Mahlzeit zahlen und damit auch die Sozialabgaben sparen.
Kindergartenzuschüsse können steuerfreie Zuwendungen sein, die einen besonders großen Effekt erzielen: Die Frage der Unterbringung noch nicht schulpflichtiger Kinder ist für viele Arbeitnehmer existenziell wichtig und mit hohen Kosten verbunden. Der Arbeitgeber hat die Wahl, ob er den Kindergartenzuschuss direkt an die Einrichtung oder an den Beschäftigten auszahlt. Dies kann übrigens auch dann steuer- und sozialabgabenfrei erfolgen, wenn ein anderer, nicht im Unternehmen beschäftigter Elternteil die Kosten trägt.
Voraussetzungen: Der Zuschuss wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Entgelt für die Unterbringung und Betreuung von noch nicht schulpflichtigen Kindern gewährt. Dann können auch die Kosten für Tagesmütter bezuschusst werden.
Für derartige steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer (2022) gilt ein Steuerfreibetrag von 1.080 Euro als sogenannter Rabattfreibetrag je Kalenderjahr. Bis zu dieser Grenze dürfen Unternehmen ihren Mitarbeitern die eigenen Dienstleistungen oder Produkte vergünstigt verkaufen oder als Geschenk zukommen lassen.
Damit Tankgutscheine und Wertkarten als steuerfreie Zuwendungen anerkannt werden, müssen sie einerseits zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Entgelt gewährt, andererseits aber auch klar von steuerpflichtigen Geldzuwendungen abzugrenzen sein. Der Sachbezug ist dann gegeben, wenn diese Gutscheine und Karten ausschließlich dazu genutzt werden können, Dienstleistungen und Waren zu beziehen, und die Vorschriften des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Der Steuerfreibetrag beläuft sich auf 50 Euro monatlich, die Arbeitgeber steuer- und sozialabgabenfrei gewähren können.
Wichtig: Die bis 2019 mögliche rückwirkende Erstattung von Tankquittungen sind keine steuerfreien Zuwendungen mehr.
Auch Betriebsveranstaltungen wirken sich positiv auf das Arbeitsklima aus. Für derartige Anlässe kann der Arbeitgeber steuerfreie Zuwendungen gewähren: Zweimal jährlich können demnach bis zu 110 Euro je Mitarbeiter und eine begleitende Person steuerlich angesetzt werden.
Damit es sich bei einer Erholungsbeihilfe um sozialabgaben- und steuerfreie Zuwendungen handelt, sollten die Zuschüsse pauschal mit 25 Prozent versteuert werden und folgende Beträge im Kalenderjahr nicht übersteigen:
Zunächst trägt der Arbeitgeber die pauschalen Steuern, in der Folge kann er diese aber dem Arbeitnehmer übertragen.
Davon zu unterscheiden sind steuerfreie Zuwendungen
Um derartige steuerfreie Zuwendungen anerkannt zu bekommen, ist einerseits die gesundheitsfachliche Bewertung der Krankenkasse, andererseits die von der Finanzverwaltung formulierten Voraussetzungen unter Einschaltung des Betriebsrats gegeben sein.
Die betriebliche Gesundheitsvorsorge umfasst auch steuerfreie Zuwendungen, mit denen der Arbeitgeber beispielsweise Mitgliedschaften in Fitnessstudios außerhalb des Betriebsgeländes unterstützt. Dafür können bis zu 600 Euro jährlich steuer- und sozialabgabenfrei erstattet werden, sofern diese Zuwendung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Entgelt erfolgt.
Der wichtige Bereich Weiterbildung wurde deutlich aufgebessert: So können Unternehmen sogar rückwirkend bis 2019 alle Maßnahmen, mit denen die individuelle Beschäftigungsfähigkeit ihrer Mitarbeiter verbessert wird, bezuschussen. Zu den relevanten Weiterbildungen zählen auch Sprach- und Computerkurse, die gar nicht auf den jeweiligen Arbeitsplatz bezogen sind.
Über die bereits erwähnten 50 Euro je Mitarbeiter hinaus können Unternehmen bis zu dreimal pro Kalenderjahr bis zu 60 Euro in ihre Mitarbeiter als steuerfreie Zuwendungen investieren. Als Anlass werden neben Geburtstag und Hochzeit auch die Geburt eines Kindes, der Namenstag oder ein Jubiläum anerkannt.
Unterstützt ein Unternehmen seine Mitarbeiter mit einem zinsgünstigen Darlehen, kann er dieses bis zu einem Betrag von 2.600 Euro als steuerfreie Zuwendungen verbuchen.
Um auf die Herausforderungen unserer Zeit zu reagieren und pandemiebedingte Härten abzufedern, konnten Unternehmen bis zum 31.3.2022 je Arbeitnehmer einen Corona-Bonus in Höhe von bis zu 1.500 Euro als sozialabgaben- und steuerfreie Zuwendungen auszahlen. Aktuell wurde eine Inflationsprämie initiiert: Demnach können Arbeitgeber ihre Mitarbeiter mit einer sozialabgaben- und steuerfreien Zuwendung von bis zu 3.000 Euro je Mitarbeiter unterstützen.
Seit dem 1.1.2022 sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, sich grundsätzlich an den Kosten der betrieblichen Altersversorgung ihrer Beschäftigten zu beteiligen, wenn
In diesem Fall muss der Arbeitgeber 15 Prozent des umgewandelten Entgelts als Zuschuss in die jeweilige Direktversicherung, die Pensionskasse oder den Pensionsfonds einzahlen. Der Zuschuss darf durchaus auch höher ausfallen. Diese Zuschüsse gelten als steuerfreie Zuwendungen, sofern sie acht Prozent der Beitragsbemessungsgrenze (BBG) Rente und vier Prozent der BBG Krankenversicherung nicht übersteigen.
Fazit: Steuerfreie Zuwendungen
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen müssen freiwilliger Natur sein und die gesetzlich vorgeschriebenen Grenzen einhalten, um anerkannt zu werden. Werden sie korrekt gehandhabt, eröffnen sie Unternehmen ein interessantes Potenzial: Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter in den unterschiedlichsten Bereichen unterstützen, ohne das Entgelt erhöhen und damit höhere Sozialabgaben riskieren zu müssen.