Wie funktioniert Projektplanung online?
Eine ausführliche und gut durchdachte Projektplanung ist entscheidend für den erfolgreichen Ablauf eines Projektes. Schnell wird dabei klar, dass gängige Tabellenkalkulationsprogramme nicht ausreichen, um umfassende Projekte zu planen. Eine Projektplanungssoftware unterstützt mittelständische Unternehmen, die Übersicht zu behalten und zeit- und ressourcenschonend Projekte durchzuführen. Immer mehr Unternehmen nutzen neben einem stationär installierten Programm die Möglichkeit, dass die Projektplanung auch online erstellt werden kann. Warum es viele Vorteile hat, die Projektplanung online zu gestalten und auf was mittelständische Unternehmen achten müssen, um das geeignete Tool zu finden, erfahren Sie im Folgenden.
Vorteile für mittelständische Unternehmen durch Online-Projektplanung
Viele mittelständische Unternehmen scheuen noch den Einsatz von Cloud-Lösungen, da dies vermeintlich unsicher sei, doch gerade in der Projektplanung ist eine webbasierte Online-Lösung durchaus von Vorteil.
- Hinter einer lokale Projektmanagement Software verbergen sich Kosten für Softwarelizenzen, Serverhardware und IT-Support. Wenn eine Projektplanung online gestaltet und in einer Cloud gehostet wird, fallen lediglich monatliche oder jährliche Gebühren an.
- Projektplanung online bedeutet zudem ortsunabhängiges arbeiten. Egal ob im Büro oder auf Geschäftsreise, Sie haben immer den Überblick über alle Projekte und können schnell auf Abweichungen reagieren.
Flüssige Kommunikation zwischen Projektverantwortlichen
- Oftmals beschränkt sich das Team, das für ein Projekt verantwortlich ist, nicht auf das eigene Unternehmen, sondern bezieht Mitarbeiter aus anderen Standorten, Freelancer oder externe Partner mit ein. Durch die online Projektplanung werden alle Teammitglieder unkompliziert vernetzt. Das ganze Team ist immer auf dem neusten Stand, auch wenn Mitarbeiter räumlich weit entfernt voneinander arbeiten.
- Sobald Informationen oder Dokumente in den Projektarbeitsbereich hochgeladen werden, können diese von allen Teammitgliedern eingesehen und kommentiert werden. So entsteht eine Echtzeitkommunikation mit allen Beteiligten, die bei stationären Lösungen nur bedingt umsetzbar ist, da Mitarbeiter im Außendienst sind oder ähnliches.
Aktualität der online Projektplanung
- Updates werden bei einer cloudbasierten Projektplanungssoftware automatisch installiert und müssen nicht manuell aufgespielt werden. Das spart Zeit und Geld, denn oftmals sind Upgrades bei lokalen Systemen kostenpflichtig.
Projektplanung online: Was ist wichtig für mittelständische Unternehmen?
Wie bereits erwähnt gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten und Programmen, die Projektplanung online zu gestalten. Jedes Programm hat sowohl Vor- und Nachteile. Um optimal von mittelständischen Unternehmen genutzt zu werden, sollten cloudbasierte Lösungen der Online-Projektplanung diese Servicemerkmale beinhalten:
- Intuitive und einfache Handhabung: Denn nur so wird die Online-Projektplanung auch im vollen Umfang genutzt.
- Schnelle Einbindung von Teilprojekten und Teams: Dies erleichtert den Arbeitsalltag eines Projektmanagers ungemein und spart Zeit. Je komplexer ein Projekt mit teilweise mehreren Teilprojekten ist, umso wichtiger ist es, dass diese schnell und einfach erstellt und eingebunden werden.
- Archivierung des Projekterfolgs: Bei einem Projekt fallen unzählige Belege, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Quittungen oder andere Dokumente an. Mittels DMS Software werden alle Dokumente umfassend und digital archiviert. Hierbei ist es wichtig, dass die Dokumente GoBD-konform archiviert werden, um den gesetzlichen Vorlagen zu entsprechen.
- Zentraler Überblick: Mit übersichtlichen Dashboards ist der aktuelle Stand des Projektes klar ersichtlich und datengestützte Entscheidungen können schnell und einfach getroffen werden, ohne langes Suchen in Projektordnern.
- Entscheidungsunterstützung: Um schnell auf eventuelle Abweichungen zu reagieren, kann ein Kennzahlen & Frühwarnsystem entscheidend sein. So sind überschrittene Grenzwerte klar ersichtlich und die Auswertungsempfänger werden automatisch benachrichtigt.
- Exportfunktionen: Aktuelle Berichte sind für laufende Projekte enorm wichtig. Durch Kostenrechnung und Reporting wird ein umfassender Überblick über alle Projekte gewährleistet.
- Backups & Datenverwaltung: Eine kontinuierliche Datensicherung ist ein Muss, denn nur so ist eine Notfallwiederherstellung im Fehlerfall möglich.
- Hilfe bei der Bedienung: Sicherheitskonzept und Support müssen 24 Stunden, sieben Tage die Woche gewährleistet werden. Nur so werden mittelständische Unternehmen bei Fragen unterstützt und erhalten Hilfe bei eventuellen technischen Problemen.
Entweder die Projektplanung online erledigen oder stationär – Warum nicht beides?
Egal, ob eine komplette Lösung via Cloud, oder eine Hybrid-Cloud, eGECKO bietet vielseitige Modelle zur Softwarebereitstellung und ist online einsetzbar. Besonders mittelständische Unternehmen profitieren davon, überall mit einer gesicherten Verbindung auf Projekt-relevante Daten und Dokumente zurückzugreifen.
Zudem können Sie mit einer Hybrid-Cloud sowohl inhouse als auch via Webbrowser Projekte anlegen und bearbeiten. Gerne lassen wir Ihnen weiteres Informationsmaterial zukommen und beraten Sie kostenlos und unverbindlich zur Projektplanung mit eGECKO.
