Definition
Was versteht man genau unter Personalplanung?
Als Teil des Personalwesens und der Unternehmensplanung obliegt es der Personalplanung, sämtliche Maßnahmen zu planen und durchzuführen, die die ideale personelle Ausstattung eines Unternehmens sichert - und zwar sowohl in der nahen als auch in der mittleren und fernen Zukunft. Nur mit einem derart vorausschauenden Vorgehen wird ein Unternehmen in die Lage versetzt, seine Ziele mit Hilfe der dazu notwendigen Arbeitnehmer zu erreichen. Dementsprechend befasst sich die Personalplanung mit
- der Personalbestandsplanung,
- der Personalbedarfsplanung,
- der Personalentwicklung und
- der Personalkostenplanung.
Ein wesentliches Ziel besteht darin, die Ressourcen im Unternehmen in den genannten Zeiträumen so zu steuern, dass keine Engpässe auftreten.
Die wesentlichen Aufgaben bzw. Teilbereiche der Personalplanung
Die Aufgabenstellung der Mitarbeiterplanung ist vielschichtig, alleine die unterschiedlichen Betrachtungszeiträume erfordern ein umsichtiges Vorgehen:
- Personalbestandsplanung Ausgangspunkt für alle zu ergreifenden Maßnahmen ist die Ermittlung des jeweiligen personellen Ist-Zustands im Unternehmen.
- Personalbedarfsplanung Um einen eventuell vorhandenen Personalbedarf für den jeweiligen Betrachtungszeitraum zu ermitteln, muss der personelle Soll-Zustand erarbeitet werden und zwar sowohl in Bezug auf die notwendige Anzahl der Arbeitskräfte als auch deren Qualifikationen und Kompetenzen. Daraus leiten sich zwei Ansätze ab, nämlich die
- quantitative Personalplanung und die
- qualitative Personalplanung.
- Personalbeschaffungsplanung Ist der Bedarf an zusätzlichen Arbeitskräften für den jeweiligen Zeitraum ermittelt, können gezielte Recruiting-Maßnahmen geplant und durchgeführt werden - sowohl intern als auch extern.
- Personalentwicklungsplanung Die gezielte Aus- und Weiterbildung von bereits im Unternehmen aktiven Beschäftigten ist ebenfalls ein probates Instrument, um den Bedarf an bestimmten Fachkräften zu decken. So stärken Unternehmen die Mitarbeitermotivation und -bindung, reduzieren aber auch die Kosten für Recruiting und Einarbeitung.
- Personaleinsatzplanung Jeden Mitarbeiter entsprechend seiner Fähigkeiten und Potenziale an der Stelle einzusetzen, an der er den größten Nutzen für das Unternehmen bringt und seine individuellen Karrierepläne verwirklichen kann, ist ein weiterer Schwerpunkt einer erfolgreichen Mitarbeiterplanung.
- Personalfreisetzungsplanung Auch dies gehört zur stringenten Personalplanung: Sind Bereiche des Unternehmens überbesetzt, weil sich beispielsweise der Geschäftsschwerpunkt verändert hat oder neue Technologien eingeführt wurden, müssen diese Überbestände in einer für alle Beteiligten zufriedenstellenden Art und Weise abgebaut werden.
- Personalkostenplanung Eine vorausschauende und umsichtige Personalkostenplanung sichert nicht nur die notwendigen Ressourcen für die notwendigen Maßnahmen, sondern befähigt das Unternehmen dazu, diese zu beschreiben, darzustellen und zu bewerten.
Welche Ziele verfolgt die Personalplanung?
Die Zielsetzung lässt sich folgendermaßen zusammenfassen: Die Personalplanung strebt die ideale personelle Ausstattung eines Unternehmens an, mit der einerseits die Erreichung der unternehmerischen Ziele und andererseits die Zufriedenheit der Belegschaft gesichert ist. Dementsprechend leiten sich die konkreten Ziele größtenteils aus dem jeweiligen Personalbedarf der verschiedenen Abteilungen ab. Allerdings kann sich die ideale personelle Ausstattung durchaus ändern - und das auch schnell: Wechseln beispielsweise Beschäftigte in andere Unternehmen, kommt es zu längerfristigen, krankheitsbedingten Ausfällen oder gehen Mitarbeiterinnen in den Mutterschutz, müssen die für die Mitarbeiterplanung Zuständigen kurzfristig reagieren und adäquaten Ersatz besorgen. Ebenso wirken sich neue Zielsetzungen des Unternehmens, der technologische Fortschritt und die Globalisierung aus - Mitarbeiterplanung ist also als Prozess zu verstehen, der sich den unterschiedlichsten Einflüssen anpassen muss.
Die Komplexität der Personalplanung
Um Unternehmen und Belegschaft effektiv zu unterstützen, muss die Personalplanung verschiedene Planungshorizonte im Blick behalten. Diese gegenstandsbezogene Personalplanung unterscheidet demzufolge zwischen strategischer, taktischer und operativer Planung:
Strategische Personalplanung - langfristig Hier geht es um die langfristige Planung von Aufbau, Einsatz und Erhalt sowie Abbau des Personals. Die strategische Mitarbeiterplanung bezieht also das gesamte Unternehmen mit ein und sollte deswegen von der Unternehmensführung gesteuert werden.
Taktische Personalplanung - mittelfristig Die taktische Planung stellt im Prinzip ein Bindeglied zwischen strategischer Personalplanung einerseits und operativer Planung andererseits dar: Ausgerichtet an den strategischen Zielen geht es um die Planung konkreter Maßnahmen auf mittlere Sicht.
Operative Personalplanung - kurzfristig Diese Planung befasst sich bevorzugt mit ablauforientierten Maßnahmen und damit um die Erreichung der handlungsbezogenen Feinziele, die Voraussetzung für einen erfolgreichen Geschäftsjahresabschluss sind.
Die wichtigsten Instrumente der strategischen Personalplanung
Bei der strategischen Personalplanung geht es nicht nur darum, die in Zukunft notwendige Anzahl und Qualität der Mitarbeiter zu prognostizieren, um rechtzeitig mit der Personalsuche beginnen zu können. Es gibt einige weitere Instrumente, die insbesondere angesichts des zunehmenden Personalmangels an Bedeutung gewinnen:
Bindung zuverlässiger Mitarbeiter
Eine hohe Fluktuation ist teuer - hier sinnvoll mit individueller Förderung, finanziellen Anreizen und außerordentlichen Leistungen entgegenzuwirken, kann sich bei all den damit verbundenen Kosten auf lange Sicht durchaus rechnen. Unternehmen sollten also ermitteln, welche Kompetenzen perspektivisch gefragt und in welchen Unternehmensbereichen qualifizierte Mitarbeiter knapp sind. Es sind genau die Engpässe an motivierten und lernbereiten Beschäftigten, auf die sich zielführende Maßnahmen zur Weiterentwicklung konzentrieren sollten. Deren Förderung deckt nicht nur den Bedarf des Unternehmens, sondern verbessert Motivation und Mitarbeiterbindung.
Employer Branding
Der Fachkräftemangel sorgt dafür, dass Unternehmen im Wettbewerb um die gefragten Talente bestehen müssen. Wird im Zuge der strategischen Personalplanung klar, welche Anforderungen künftige Beschäftigte erfüllen sollten, lassen sich entsprechende Recruiting-Kampagnen rechtzeitig starten, was die Chancen deutlich erhöht. Darüber hinaus können Programme wie „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ oder die Einbindung sozialer Netzwerke von Nutzen sein. An dieser Stelle werden die als Employer Branding bezeichneten Marketingmaßnahmen zur Markenbildung relevant, die ein Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber präsentieren und damit gegenüber den Talenten von Mitbewerbern positiv abheben.
Wissensmanagement und -vermittlung
Bei einer erfolgreichen Personalplanung geht es nicht nur um die Quantität, sondern vor allem um die Qualität der Beschäftigten - also die Kompetenzen. Um bereits vorhandene Potenziale effektiv ausschöpfen zu können, müssen Unternehmen diese zunächst identifizieren. Dabei unterstützen moderne Instrumente wie Datenbanken die Kompetenzprofile, die sich nach bestimmten Schwerpunkten analysieren lassen, um den Bedarf an Weiterbildungen ermitteln zu können. Allerdings erfordert das ein intensives Zusammenspiel mit allen Fachabteilungen, die ihren Beitrag zur Entwicklung zielführender Weiterbildungsprogramme leisten müssen.
Was passiert ohne strategische Personalplanung?
Die daraus resultierenden Probleme können unterschiedlich, aber allesamt fatal sein:
- Das Unternehmen hat zu wenig Personal, um die gesteckten Ziele tatsächlich zu erreichen.
- Die Belegschaft ist im Verhältnis zu den Ergebnissen zu groß, sodass die Gewinnmarge belastet wird.
- Der Aufwand für Recruiting und Einarbeitung ist zu hoch, was wiederum den Nutzen und die Unternehmensgewinne schmälert.
- Im Unternehmen fehlen wichtige Kompetenzen, sodass sich die gesteckten Ziele nicht oder nur teilweise erreichen lassen.
- Die Arbeitsbedingungen verschlechtern sich, was zu Personalabwanderung führt und wiederum kostenintensives Recruiting und Einarbeiten notwendig macht.
Wichtiges Zusammenspiel mit Personalentwicklung
Recruiting ist nicht immer die beste Antwort auf die Fragen der Personalplanung, denn oft genug verfügen bereits im Unternehmen aktive Mitarbeiter über spannende Potenziale, die sich zu beiderseitigem Vorteil mit gezielten Fort- und Weiterbildungen ausbauen lassen. Insofern ist das intensive Zusammenwirken von Personalplanung und -entwicklung der Schlüssel zum Erfolg: Aus der Prüfung der Effektivität und Produktivität der einzelnen Mitarbeiter auf ihren Posten lässt sich ableiten, ob Mitarbeiter eventuell an anderen Stellen sinnvoller einzusetzen und bei Bedarf weiterzuentwickeln sind. Dabei spielen Zufriedenheit und Motivation wichtige Rollen, um gutes Personal ans Unternehmen binden zu können.
Fazit: Personalplanung
Personalplanung als wichtigen Erfolgsfaktor im Unternehmen digital aufstellen
Zuverlässige und qualifizierte Fachkräfte sind begehrt, denn mit ihrer Leistungsbereitschaft und ihrem Knowhow sorgen sie dafür, dass Unternehmen nachhaltig erfolgreich sind. Umso wichtiger ist es, den konkreten Personalbedarf nicht nur auf kurze, sondern auch auf mittlere und lange Sicht zu ermitteln - nur so lassen sich die geeigneten Maßnahmen ergreifen, um entweder neue geeignete Mitarbeiter zu rekrutieren und/oder diese aus dem eigenen Personalbestand zu entwickeln. Um die ungenutzten Potenziale, die in jeder Belegschaft schlummern, sinnvoll nutzen und weiterentwickeln zu können, sollten diese zunächst mit Hilfe einer passenden Software identifiziert und analysiert werden. Ein solcher Datenbestand wird immer wertvoller, denn er eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, die Mitarbeiterentwicklung optimal und effektiv an den Ergebnissen einer strategischen Personalplanung auszurichten.
