Personalkosten sind vielfältig
Mehr als nur Lohn & Gehalt
Zusammengefasst lässt sich festhalten: Als Personalkosten werden alle jene Kosten bezeichnet, die einem Unternehmen im Zusammenhang mit dem Einsatz von Mitarbeitern entstehen. In einem Großteil der Unternehmen stellen die Personalkosten den bedeutendsten Kostenfaktor dar. Durchschnittlich machen die Personalkosten zwischen 30 und 40 Prozent der gesamten Kosten aus.
Im Gegensatz zum im internen Rechnungswesen verwendeten Begriff Personalkosten wird im externen Rechnungswesen vom Personalaufwand gesprochen, also einer zur Gewinn- und Verlustrechnung gehörenden Position. Ausgenommen wird jedoch der kalkulatorische Unternehmerlohn, dieser zählt nämlich im internen Rechnungswesen zu den kalkulatorischen (Zusatz-)Kosten.
Wie setzen sich die Personalkosten im Detail zusammen?
Zum Personalaufwand zählen mehrere Positionen:
1. Direkte Personalkosten
In diese Kategorie zählen sämtliche vom Unternehmen gezahlten Löhne und Gehälter - sowohl für die Teil- und Vollzeitbeschäftigten als auch für die geringfügig Beschäftigten.
- Gehalt In der Regel beziehen Angestellte, wie zum Beispiel Ingenieure oder Bürokaufleute, monatlich ein Gehalt, also ein fest definiertes Entgelt. Ob sie Urlaub nehmen oder arbeiten, macht dabei keinen Unterschied, denn das Gehalt bleibt gleich. Sollten Angestellte Überstunden leisten, werden diese meist nicht finanziell vergütet. Als Ausgleich erfolgt in manchen Fällen eine Gutschrift auf ein Gleitzeitkonto.
- Lohn Im Gegensatz zum Gehalt bemisst sich der Lohn an der tatsächlich erbrachten Arbeit, was Schwankungen von Monat zu Monat mit sich bringen kann. Auf diese Weise werden insbesondere Arbeiter oder geringfügig Beschäftigte vergütet, die im produzierenden Gewerbe oder auch in der Gastronomie tätig sind. Die Grundlage zur Berechnung dieser Personalkosten wird vertraglich vereinbart. In Frage kommen
- geleistete Stunden oder
- produzierte Stückzahlen.
- Geringfügige Beschäftigung Zum einen zählen Minijobs in diese Kategorie, also Beschäftigungsverhältnisse, für die monatlich nicht mehr als 520 Euro als Arbeitsentgelt bezahlt werden. Zum anderen gibt es auch sogenannte Midijobs, bei denen Beschäftigte im Durchschnitt mehr als 520 Euro monatlich verdienen, aber weniger als regulär Beschäftigte. Bei diesen Beschäftigungsverhältnissen sind ebenso wie bei kurzfristig Beschäftigten einige Besonderheiten in Bezug auf die Sozialversicherungs- und Lohnsteuerpflicht zu beachten.
Welche dieser Vergütungsformen in einem Unternehmen in Frage kommen, wir entweder vertraglich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer oder im relevanten Tarifvertrag festgelegt.
2. Indirekte Personalkosten
Über die direkten Personalkosten hinaus zählen auch die sogenannten Personalnebenkosten zum Personalaufwand. Alternative Begriffe sind Lohnnebenkosten und Personalzusatzkosten. Damit werden die Kosten beschrieben, die ein Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttoarbeitsentgelt seiner Beschäftigten aufwenden muss. Zu den Personalnebenkosten zählen insbesondere:
- gesetzlich verankerte und auf das Bruttoentgelt bezogene Sozialbeiträge zur Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung
- gesetzlich verankerte und auf die Mitarbeiter bezogene Beiträge zur Berufsgenossenschaft
- Umlagen U1, U2 und U3 - für die Entgeltfortzahlung, die Elternzeit und das Insolvenzgeld
- vertraglich oder tariflich vereinbarte und freiwillige Sozialleistungen
- vertraglich oder tariflich vereinbartes und freiwillig vereinbartes Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld
- weitere tariflich vereinbarte oder freiwillige soziale Leistungen wie zur Altersvorsorge
- Kosten für Aus-, Weiter- und Fortbildung
- Kosten für Reisen und Bewirtungen bei Kundenterminen u. ä.
3. Sonstige Personalkosten
Es zählen vielfältige weitere Kosten zu den sonstigen Personalkosten: Einerseits handelt es sich dabei um Kosten, die durch die Fluktuation von Mitarbeitern, die durch Rekrutierung ersetzt werden müssen, verursacht werden. Als Beispiele sind hier die Kosten für Inserate, für die Organisation und Durchführung von Vorstellungen, aber auch die Zahlung von Abfindungen zu nennen, die beispielsweise bei Entlassungen fällig werden.
Weitere Positionen erscheinen sich zunächst nicht auf den Personalaufwand zu beziehen, wie beispielsweise Büromieten und die damit verbundenen Nebenkosten sowie die Kosten für die Arbeitsplatzausstattung, die Kantine oder Werkwohnungen, doch sie werden durchaus dazu gezählt.
Einfache Berechnung der Personalkosten
Zur Berechnung der Personalkosten eines Mitarbeiters ist der jährliche Personalaufwand durch die Arbeitszeit zu teilen:
- Bruttoentgelt inklusive Urlaubs- und Weihnachtsgeld + zusätzliche gesetzliche, tarifliche und freiwillige Personalnebenkosten + sämtliche sonstigen Personalkosten = Gesamte Personalkosten
Im nächsten Schritt ist die tatsächliche Arbeitszeit zu ermitteln:
- 365 Kalendertage - Wochenenden, Urlaubs- und Feiertage, Dauer von Fortbildungen und sonstige Abwesenheitszeiten = Tatsächliche Arbeitszeit
Von der so ermittelten tatsächlichen Arbeitszeit sind eventuell unproduktive Anteile abzuziehen, um das Verhältnis zur täglichen Arbeitszeit zu ermitteln. Werden die gesamten Personalkosten durch das Ergebnis geteilt, ergibt sich der Stundensatz je Mitarbeiter.
Wie werden die Personalnebenkosten berechnet?
Der Arbeitgeber muss zur Berechnung der Personalnebenkosten die Beitragssätze der verschiedenen Sozialversicherungen kennen und so seinen Arbeitgeberanteil ermitteln. Hier sind die regelmäßigen Anpassungen des Gesetzgebers zu beachten.
Die Rolle der Beitragsbemessungsgrenzen
In den Sozialversicherungen gelten unterschiedliche Beitragsbemessungsgrenzen, die darüber hinaus in der Regel jährlich an die Entwicklung des Durchschnittseinkommens angepasst werden. Bis zu dieser Grenze sind die Beiträge für die jeweilige Sozialversicherung zu berechnen und abzuführen. Verdient ein Mitarbeiter mehr, fällt auf den überschießenden Anteil keine Sozialabgabe an. Damit wird die Einstellung von Besserverdienern attraktiver gemacht.
Wie werden die Umlagen gehandhabt?
Zu den Personalnebenkosten zählen auch die im Umlageverfahren abgeführten Beiträge
- zur Lohnfortzahlung (U1),
- für den Mutterschutz (U2) und
- für das Insolvenzgeld (U3).
Sie werden wie die Beitrage zur Sozialversicherung auf der Grundlage des Aufwendungsausgleichsgesetzes (AAG) an die jeweilige gesetzliche Krankenversicherung abgeführt und von dort aus verteilt.
Personalkostenkennzahlen - Was ist das und welche gibt es?
Die verschiedenen Personalkostenkennzahlen erlauben es den Unternehmen, die Höhe des Anteils der Personalkosten zu ermitteln und zu bewerten. Die wichtigsten Kennzahlen in diesem Bereich sind:
- Personalintensität Diese Kennzahl stellt das Verhältnis von Personalaufwendungen zur gesamten Leistung (betrifft v. a. die Umsatzerlöse) eines Unternehmens als Faktor dar. Berechnung: Personalkosten ./. Gesamtleistung x 100 = Personalintensität
- Personalkostenquote Hierbei handelt es sich um das prozentuale Verhältnis zwischen Personalaufwendung und gesamter Leistung eines Unternehmens. Berechnung: Personalkosten ./. Gesamtleistung = Personalaufwandsquote
- Personalkosten pro Mitarbeiter Berechnung: Personalkosten ./. Mitarbeiteranzahl = Personalkosten pro Mitarbeiter
- Personalkosten pro Stunde Berechnung: Personalkosten ./. Anzahl der Arbeitsstunden = Personalkosten pro Stunde
- Personalzusatzkostenquote Mit dieser Kennzahl wird das Verhältnis zwischen Personalnebenkosten und Personalkosten ausgewiesen. Berechnung: Personalnebenkosten ./. Personalkosten = Personalzusatzkostenquote
Je höher die Personalintensität bzw. Personalkostenquote eines Unternehmens ausfällt, desto höher ist der Fixkostenanteil - in Krisenzeiten geht dies zu Lasten der Flexibilität. Übersteigt die Personalkostenquote beispielsweise die Marke von 50 Prozent, handelt es sich um ein personalkostenintensives Unternehmen, wie beispielsweise Dienstleistungsunternehmen. Hier steigt die Personalkostenquote auf bis zu 80 Prozent.
Wie lassen sich die Personalkosten reduzieren?
Unternehmen stehen verschiedene Wege offen, um die Personalkosten zu senken:
- Flexibilisierung der Arbeitszeit Die Vereinbarung wöchentlicher Mindest- bzw. Höchstarbeitszeiten eröffnet Unternehmen einen sinnvollen Spielraum: Die relevanten Mitarbeiter können innerhalb dieser Spanne variabel eingesetzt werden, um einer sich verändernden Auftragslage bzw. Auslastung Rechnung tragen zu können.
- Einstellung von Teilzeitkräften bzw. geringfügig Beschäftigten Auf die Vergütung von Minijobs fallen nur anteilige pauschale Sozialabgaben an, was zu deutlichen Einsparungen führt. Die Verdienstgrenze liegt aktuell bei durchschnittlich 520 Euro monatlich.
- Beschäftigung von Studenten, Schülern oder Aushilfen Bietet das anfallende Arbeitsaufkommen die Beschäftigung ungelernter Kräfte wie Studenten, Schüler oder Aushilfen an, erhalten diese deutlich niedrigeren Vergütungen als reguläre Arbeitskräfte - das Unternehmen kann also sparen.
- Fokussierung auf junge Mitarbeiter und Berufsanfänger Auch diese Mitarbeitergruppen verdienen oft weniger, als dies in der Regel bei altbewährten Arbeitskräften der Fall ist - ohne dass das Unternehmen Abstriche in der Arbeitsleistung hinnehmen müsste.
- Outsourcing Spezielle Aufgaben können an Dienstleister ausgelagert werden. Diese werden nach erfolgreicher Erledigung des Auftrages bezahlt - hier fallen keine Lohnnebenkosten oder andere zusätzliche Personalkosten an. Darüber hinaus spielen Urlaubsansprüche und Ausfälle wegen Krankheit keine Rolle.
- Nutzung von Zeitarbeitern oder freien Mitarbeitern Ähnlich stellt sich die Situation bei Zeitarbeitern und freien Mitarbeitern dar: Unternehmen können Leistungen in Anspruch nehmen, ohne sich um urlaubs- oder krankheitsbedingte Ausfälle und zusätzliche Personalkosten kümmern zu müssen.
- Nutzung von steuerfreien oder pauschal besteuerten Leistungs- und Sachzuwendungen Nutzen Unternehmen diese Möglichkeit, das Entgelt der Beschäftigten aufzustocken und diese ans Unternehmen zu binden, sparen sie sich die Sozialabgaben und profitieren in steuerlicher Hinsicht.
- Bildung von Rücklagen In guten Zeiten für schlechte vorzusorgen, ist immer ein probates Mittel - auch bei den Personalkosten. Die gebildeten Rücklagen lassen sich bei Bedarf auflösen.
- Abbau von Überstunden In diesem Zusammenhang spielen auch Überstunden eine Rolle, denn ist eine Vergütung vertraglich vereinbart, müssen Unternehmen entsprechende Rücklagen bilden. Den Bestand an Überstunden abzubauen, sollte daher eine der ersten Maßnahmen zur Reduzierung der Personalkosten sein.
Erfassung der Personalkosten in der Bilanz bzw. der Gewinn- und Verlust-Rechnung
Hier ist zu differenzieren: Während sich direkte und indirekte Personalkosten vergleichsweise einfach und exakt berechnen und buchen lassen, ist dies bei sonstigen Personalkosten nicht so einfach. Hier zeigt sich oft genug, dass der Aufwand sehr hoch ist, zumal viele Unternehmen nicht klar definieren, was in diese Kategorie zu zählen ist.
Aus diesem Grund werden zur Berechnung der Personalkosten bzw. Personalkostenkennzahlen die Daten aus der Bilanzposition Personalaufwand oder der GuV- oder BWA-Position Personalkosten herangezogen. Hier sind nämlich sämtliche Löhne und Gehälter, aber auch die Sozialabgaben und darüberhinausgehenden Aufwendungen wie zur Altersvorsorge erfasst und dargestellt. In der Bilanz erfolgt die Gegenbuchung dann bei der Bank, denn mit der Auszahlung der Personalkosten erfolgt eine Belastung des Bankkontos und damit der Liquidität - und zwar in gleicher Höhe.
Fazit: Personalkosten
Exakt berechnen und abführen
Die Personalkosten nehmen einen Großteil der gesamten Kosten eines Unternehmens ein und müssen exakt abgerechnet werden. Angesichts unterschiedlicher Vergütungsmodelle, Beitragssätze und steuerlicher Regelungen empfiehlt sich der Einsatz einer professionellen Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Ein solches Programm erlaubt nicht nur die schnelle Berechnung, sondern reduziert auch die Fehlerquote. Darüber hinaus lassen sich die wichtigen Personalkostenkennzahlen per Knopfdruck erledigen, sodass das Management eines Unternehmens eine belastbare Entscheidungsgrundlage erhält.
