Definition
Was versteht man unter Personalcontrolling?
Das Personalcontrolling - auch HR Controlling genannt - erhebt aussagekräftige Personalkennzahlen und -daten, die dem Unternehmen als belastbare Grundlage für betriebliche und personelle Entscheidungen und Strategien dienen. Damit gehört das Personalcontrolling zum Unternehmenscontrolling, fokussiert aber auf die Beobachtung und bei Bedarf auch Anpassung von Personalprozessen und Projekten auf der Basis personenrelevanter Informationen und Analysen.
Das erlaubt nicht nur eine bessere Planung der Personalarbeit und damit von Personalprojekten und -prozessen, aber auch dem Recruiting. Doch die Informationen, die auf diesem Weg über das Personal generiert werden, eröffnen ein deutlich größeres Potenzial. Die verantwortlichen Personalmanager können beispielsweise nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter genau erfassen und auswerten, sondern auch deren Leistungsfähigkeit, die durch sie verursachten Kosten und die Höhe des Vollzeitäquivalents.
Die wichtigsten Methoden des Personalcontrollings
Im HR Controlling, das personen- bzw. gruppenrelevante Daten und Zahlen erhebt und aufbereitet, lassen sich verschiedene Methoden zur Datenerfassung und Auswertung nutzen:
Quantitatives Personalcontrolling Die für diese Methode benötigten Daten liegen im Personalcontrolling bereits vor, wie beispielsweise Personalstruktur oder -kosten.
Qualitatives Personalcontrolling In diesem Fall werden variable Faktoren herangezogen, wie zum Beispiel Umfragen unter den Mitarbeitern in Bezug auf die Führungsqualitäten des Managements, die Zufriedenheit der Beschäftigten, deren Motivation oder deren Bindung an das Unternehmen.
Strategisches Personalcontrolling Diese Methode befasst sich mit Zielen und Strategien des Personalmanagements und des Unternehmens - und zwar auf lange Sicht.
Operatives Personalcontrolling Operatives Personalcontrolling beantwortet unter Abwägung von Kosten und Nutzen bzw. Chancen und Risiken wichtige Fragen nach geeigneten Maßnahmen, um bestimmte Vorhaben zu realisieren und Ziele zu erreichen.
Die Aufgaben und Ziele des Personalcontrollings
Die Ziele können durchaus von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, orientieren sich jedoch hauptsächlich an den Zielsetzungen der Personalwirtschaft - und damit des Unternehmens. Grundsätzlich geht es um die Gewährleistung des benötigten Informationsflusses und um Transparenz, um die Personalwirtschaft effektiv planen, steuern und koordinieren zu können. Die Schwerpunkte sind:
Die Ziele des Personalcontrollings drehen sich im Grunde rund um den Informationsfluss und die Transparenz sowie die Planung, Steuerung und Koordination der Personalwirtschaft. Die wichtigsten Ziele sind:
- ein reibungsloser Informationsfluss
- konsequente Evaluation
- Festlegung von Planungs-, Steuerungs- und Kontrollzielen
- umsichtige Koordination der Personalwirtschaft
- Integration der Personalarbeit
- stringente Früherkennung von Problemen
- verbesserte Transparenz des Personalwesens
Aus den Zielen lassen sich folgende Aufgaben für das Personalcontrolling ableiten: HR Controlling sorgt also für den funktionierenden Informationsfluss im Unternehmen, was nicht zuletzt im Interesse des Qualitätsmanagements liegt. Darüber hinaus stellt das Personalcontrolling relevante Informationen für Entscheidungsträger bereit. Die gesammelten Daten werden so ausgewertet, dass im Management tragfähige Strategien entwickelt und Entscheidungen getroffen werden können.
Gleichzeitig lassen sich Chancen, aber vor allem auch Risiken frühzeitig identifizieren, um die geeigneten Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Eine weitere wichtige Aufgabe ist es, die notwendige personelle Kapazität zu koordinieren, um die relevanten Daten überhaupt erheben und den betreffenden Stakeholdern zur Verfügung zu stellen. Ebenfalls wichtig ist die Kontrolle und Bewertung der Effekte, die durch Personalmaßnahmen, Projekte und Prozesse entstehen.
Die Instrumente des Personalcontrollings
Im Prinzip setzt das Personalcontrolling auch die Instrumente ein, die das Unternehmenscontrolling verwendet - natürlich nach einer entsprechenden Anpassung. Dazu gehören:
- Benchmarks und Vergleiche Kennzahlen wie Soll-Ist-, Wird-Ist- oder Ist-Ist-Vergleiche lassen sich einerseits unternehmensintern mit denen anderer Abteilungen und Standorte, andererseits aber auch extern mit denen anderer Firmen vergleichen.
- Zeitreihen Auch diese können verglichen werden. Darüber hinaus lassen sich aus Zeitreihen Entwicklungen und Trends zur Auswertung von Strategien oder Maßnahmen ablesen.
- Human Resource Scorecard Dieses Instrument erlaubt die Definition von Key Performance Indicators (KPIs) und Zielen.
- Human Ressource Due Diligence und HR Audits Mit diesem Tool lassen sich die personellen Ressourcen im Zuge analysieren, indem Unternehmenskultur und Prozesse untersucht, aber auch Chancen und Risiken gemessen werden.
- Mitarbeiterbefragungen Befragungen der Mitarbeiter geben Aufschluss zu Stärken und Schwächen der Organisation.
Welche Kennzahlen sind im Personalmanagement relevant?
Die Auswahl der zu erfassenden Kennzahlen hängt von den konkreten Zielen ab - einerseits des Personalcontrollings andererseits des Unternehmenscontrollings. In Frage kommen zum Beispiel:
- Altersstruktur
- Krankheitsquote
- Mitarbeiterproduktivität
- Soll- und Netto-Personalbedarf
- Personalbestand
- Personalbeschaffungskosten
- Personalkosten
- Überstundenquote
- Betriebszugehörigkeitsstruktur
- Frauenanteil
Fazit: Personalcontrolling
Personalcontrolling - effektives Instrument zur stringenten Unternehmenssteuerung
Personalcontrolling nutzt in Unternehmen bereits vorliegende Daten, aber auch zu generierende Informationen, um diese nach unterschiedlichen Prämissen auszuwerten. Auf diese Weise lassen sich nicht nur sich entwickelnde Probleme oder Risiken frühzeitig erkennen, sondern vor allem Strategien und Maßnahmen die Personalplanung und -entwicklung ableiten. Schon der Datenumfang und die -vielfalt machen den Einsatz einer geeigneten Software sinnvoll. Auswertungen müssen schnell und vor allem variabel durchgeführt werden, um die wichtigen Personalcontrolling Aufgaben erfüllen zu können. So kann dieser spezielle Bereich des Unternehmenscontrollings einen wichtigen Beitrag zum Erreichen der Unternehmensziele insgesamt leisten.
