Worum geht es bei solchen Online-Diensten?
Die Verpflichtung eines Unternehmens, Buch über das Rechnungswesen zu führen, nennt man umgangssprachlich auch Buchhaltung. Unter online Buchhaltung versteht sich dementsprechend eine papierlose Buchführung, d.h. alle Belege und Rechnungen werden digitalisiert und online bearbeitet. Bei der online Buchhaltung wird zudem keine Buchhaltungssoftware auf einem stationären Rechner benötigt, sondern die komplette Buchführung webbasiert erstellt und in der Cloud gespeichert.
Papierlose online Buchhaltung
Immer mehr Unternehmen setzen auf eine Digitalisierung der Verwaltungsprozesse. Ein großer Vorteil der online Buchhaltung ist, dass die Verwaltung von jedem Ort aus und über verschiedene Endgeräte möglich ist. Hierfür wird lediglich eine stabile Internetverbindung benötigt. Durch eine papierlose online Buchhaltung können zudem Materialkosten eingespart werden, wie Papier, Ordner, Toner, usw.
Zudem werden Portokosten gespart, die durch eine online Übermittlung von Belegen und Rechnungen entfallen. Ein weiterer Vorteil, neben den eingesparten Materialkosten, ist eine Verminderung von Recherche und Suchkosten für Vorgesetzte und Mitarbeiter. Durch die online Buchhaltung kann jeder Zugriffsberechtigte jederzeit und mobil auf Belege zugreifen, so kann selbst auf Dienstreisen die Buchhaltung überprüft und bearbeitet werden.
Digitalisierung der Buchhaltung
Um die eigene Buchhaltung erfolgreich zu digitalisieren, muss zuerst an alten Gewohnheiten gearbeitet werden. Alle Rechnungen und Belege, die nicht in digitaler Form vorliegen, müssen abfotografiert oder gescannt und in die Cloud weitergeleitet werden.
Dazu bieten sich sogenannte OCR-Tools an. Zudem müssen bei der online Buchhaltung gewisse Strukturen und Gesetze beachtet werden. Ebenso wie bei der herkömmlichen Buchhaltung muss ein langfristiges Archivierungssystem gewährleistet sein, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, sowie eine Zugriffsmöglichkeit für beispielsweise eine Steuerprüfung.
Gesetzgebung für online Buchhaltung
Die Gesetzgebung hat die Digitalisierung von Verwaltungs- und Buchhaltungsprozessen bereits im Umsatzsteuergesetz (UstG) und in den GoBD verankert. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind seit dem 1. Januar 2015 in Kraft.
Hierin werden der Umfang des Datenzugriffs und die Mitwirkungspflicht des Unternehmens festgehalten. Wie bereits oben beschrieben, weichen die Anforderungen nicht im Wesentlichen von denen der herkömmlichen Buchhaltung ab. Allerdings wird durch die Digitalisierung eine andere Herangehensweise nötig. So dürfen Buchungssätze nicht im Nachhinein beliebig änderbar sein und müssen mit einem Verweis auf den Beleg in digitaler-, oder Papierform versehen werden, um eine Überprüfung seitens des Finanzamtes zu gewährleisten.
Datenschutz für online Buchhaltung
Der Datenschutz nimmt in Deutschland und der EU einen hohen Stellenwert ein und es ist zwingend erforderlich, alle erhobenen Daten datenschutzkonform zu speichern und zu sichern. Daher werden bei einer digitalisierten Buchhaltung mehrere Sicherungssysteme benötigt. Zudem lohnt sich ein Server mit mindestens zwei Festplatten und einer Datensicherung, die außer Haus betrieben wird.
Ebenso müssen eine Notstromversorgung und eine Feuerschutzanlage gewährleistet sein. Ohne eigene IT Abteilung ist dies, gerade für kleine und mittelständische Unternehmen oder Freiberufler, nur schwer umsetzbar. Daher bietet die webbasierte online Buchhaltung eine geeignete Lösung in diesem Fall. Hierbei werden die Daten in Rechenzentren gespeichert, die extra auf solche Fälle ausgelegt sind.
Bei der Wahl des online Buchhaltungsprogramms sollte darauf geachtet werden, dass die Server in Deutschland stehen und nur eine verschlüsselte Datenübertragung zulassen. Damit die Daten wirklich sicher sind, muss ebenso auf eine regelmäßige Datensicherung mittels Backups geachtet werden. Die Sicherung erfolgt automatisch von Seiten des Anbieters und die Daten werden in der Regel auf mehreren Festplatten gespeichert.
Buchhaltung Cloud
Neben einer klassischen Buchhaltungssoftware, die auf stationären Rechnern aufgespielt wird, gibt es die Möglichkeit die Buchhaltung komplett online zu bearbeiten und die Daten in der Cloud zu speichern. Bei einer Cloud Lösung werden keine eigene Hardware oder eigene IT-Ressourcen benötigt. Alle buchhaltungsrelevanten Tätigkeiten werden direkt via Webbrowser bearbeitet und archiviert. In den meisten Buchhaltungsprogramm mit einer Cloud Speicherung können bereits Rechnungen und Mahnungen geschrieben und bearbeitet werden.
Rechnungsstellung in der Cloud
Mit nur wenigen Klicks werden Rechnungen mit eigenem Corporate-Design erstellt. Zudem besteht die Möglichkeit, mittels einer Bankschnittstelle das Buchhaltungstool mit dem Konto der Bank zu verknüpfen. So werden Zahlungseingänge automatisch der passenden Rechnung zugewiesen. Das hat zum Vorteil, dass auf einen Blick noch offene Rechnungen ersichtlich sind, ohne diese mühselig mit Kontoauszügen zu vergleichen.
Um die Buchhaltung stets aktuell zu halten kann per Mausklick ein Abgleich zwischen Konto und Buchhaltungstool veranlasst werden. Für Unternehmen, die zudem mit Bargeld agieren, ist es notwendig, wenn das Buchhaltungstool über ein integriertes Kassenbuch verfügt. Dort werden alle bar bezahlten Geschäftsvorfälle dokumentiert.
Belegerfassung mit der Cloud
Die webbasierten Buchhaltungstools erleichtern das Erfassen von Belegen ungemein. Belege und Rechnungen können einfach via Smartphone oder Tablet fotografiert werden. Das Buchhaltungstool erfasst dies direkt als Ausgabe und archiviert den Beleg. Weiterer Vorteil der online Buchhaltung ist, dass das Buchhaltungstool Betrag und Mehrwertsteuersatz von Rechnungen, die bereits digitalisiert sind und als PDF-Datei vorliegen, automatisch erkennt und die Rechnungen im System ablegt.
Online Buchhaltung mit eGECKO
Mit eGECKO können Sie Ihre Buchhaltung bequem online erledigen. Wir bieten Ihnen flexible Cloud Modelle und mobile Applikationen, die ganz individuell an Ihre Wünsche angepasst werden können. Die eGECKO Cloud bietet Ihnen höchste Sicherheit und Zugriffsschutz. Ihre Daten werden in einem zertifizierten, deutschen Rechenzentrum gesichert, welches eine schnelle Wiederherstellung im Fehlerfall gewährleistet.
Zudem bieten wir Ihnen die Möglichkeit einer Hybrid-Cloud. Hierbei wird eGECKO sowohl auf Ihren Rechnern installiert und Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, via Webbrowser die Archivierung und Erfassung in der Cloud zu gestalten. Somit entsteht Ihnen die Kombination von Sicherheit und Mobilität in nur einem System.
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