Weichen von Anfang an umsichtig stellen
Taking on Board: Onboarding beschreibt im beruflichen Kontext die Einführung neuer Arbeitskräfte in den jeweiligen Arbeitsbereich. Diesen Prozess gut zu durchdenken und professionell zu gestalten, rechnet sich unter dem Strich – und zwar für beide Seiten.
Was ist genau unter Onboarding zu verstehen?
Dieses dem Personalmanagement zugeordnete Konzept dient dazu, neu eingestellte Mitarbeiter optimal und zielgerichtet in das Unternehmen, seine Kultur und Strukturen zu integrieren. Damit soll die Orientierung erleichtert werden, sodass sich neue Beschäftigte perfekt abgeholt fühlen, schnell zurechtfinden und motiviert starten. Welcher Zeitraum für diesen Prozess eingeplant wird, hängt nicht zuletzt von der Komplexität der relevanten Arbeitsaufgabe ab. Er beginnt mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages, durchläuft verschiedene Phasen und dauert regelmäßig bis zum Ende der Probezeit – Abweichungen sind durchaus möglich
Die Aufgaben sind komplex und folgen der Frage: Was benötigt ein neuer Beschäftigter, um so schnell wie möglich in seinem neuen beruflichen Umfeld anzukommen und seine Aufgaben wie geplant erfüllen zu können? Schon in dieser Onboarding-Phase werden demnach die Weichen dafür gestellt, dass die neue Arbeitskraft den gewünschten Beitrag zum Unternehmenserfolg engagiert leisten kann. Es geht also einerseits um die fachliche Integration, andererseits aber auch um eine soziale und kulturelle Integration: Jeder einzelne Beschäftigte eines Unternehmens sollte dessen Ziele, die geltenden Grundsätze und gelebte Philosophie nicht nur verstehen, sondern mittragen – und das am besten schon vor dem ersten Arbeitstag.
Die drei Phasen des Onboarding-Prozesses
Unabhängig davon, wie umfangreich und lang der gesamte Prozess gestaltet ist, unterteilt er sich in jedem Fall in drei Phasen:
Die Preboarding-Phase
Die erste Phase beginnt mit der Unterschreibung des Arbeitsvertrages und endet am ersten Arbeitstag des neuen Beschäftigten. Während dieser Zeit sollte das Unternehmen den neuen Mitarbeiter mit allen Informationen ausstatten, die ihm den Berufseinstieg leichter machen. Dazu zählen zum Beispiel:
- ein detaillierter Einarbeitungsplan
- die Abstimmungstermine für die Anfangszeit
- wichtige Fakten zum Unternehmen
- das Leitbild des Unternehmens
- die wesentlichen Punkte der Unternehmenskultur
Hier eröffnet ein digitales Onboarding einen interessanten Spielraum: Präsentationen, Image-Filme oder anderes Informationsmaterial lässt sich ganz unkompliziert und zeitlich gut abgestimmt versenden.
Das Unternehmen nutzt die Preboarding-Phase zur Vorbereitung, schließlich geht es nicht nur um den Schreibtisch für den neuen Beschäftigten, sondern auch die IT-Ausstattung sowie personenbezogene Zugänge zu den relevanten betrieblichen Systemen. Auf der anderen Seite müssen die Mitstreiter über die personelle Verstärkung informiert werden. Tauchen in dieser Zeit beim neuen Arbeitnehmer noch Fragen auf, hat er jetzt die Möglichkeit, alles ausgiebig zu klären.
Die Orientierungsphase
Ab dem ersten Arbeitstag sollten maximal drei Monate eingeplant werden, damit sich der neue Beschäftigte in Ruhe orientieren kann: Er erhält Einblick in die unternehmensinternen Arbeitsabläufe und natürlich die von ihm zu erledigenden Tätigkeiten. Gleichzeitig lernt er das soziale Umfeld und die Kollegen kennen, die mit ihm zusammenarbeiten. Eine sinnvolle Lösung kann eine Patenschaft sein: Ein direkter Ansprechpartner übernimmt die Betreuung und Begleitung des neuen Mitarbeiters, sodass alle eventuellen Fragen direkt beantwortet werden. In dieser Phase erhält die neue Arbeitskraft den Arbeitsplatz, die Online-Zugänge sowie Passwörter zugewiesen und wird in die EDV eingewiesen. Darüber hinaus kümmert sich der Vorgesetzte um die Einweisung in die konkreten Abläufe, aber auch in die Zielvorstellungen - eine gute Gelegenheit, um sich gegenseitig mit den Erwartungen vertraut zu machen. Nun ist der Beschäftigte selbst gefragt, sich umfassend mit dem Unternehmen und der relevanten Branche zu befassen.
Die Integrationsphase
Die abschließende und in der Regel bis zum Ende der Probezeit dauernde Phase im Onboarding dient der kompletten Integration eines neuen Beschäftigten in das Team und das Unternehmen: Ob Veranstaltungen, Informationstage oder Workshops – den Unternehmen stehen vielfältige Möglichkeiten zur Auswahl. Zielführend können auch Teamevents sein, die den persönlichen Zugang zu den anderen Teammitgliedern erleichtern. Selbstverständlich geht es in dieser Phase auch darum, dass der neue Beschäftigte mit Wissen ausgestattet wird. Dazu können Einarbeitungstermine genutzt werden, aber auch Fortbildungsprogramme, die den neuen Mitarbeiter dazu befähigen, eigenständig an den vorgesehenen Projekten mitzuarbeiten. Damit beide Seiten den Fortschritt im Blick behalten, können die Vorgesetzten regelmäßige Feedbackgespräche durchführen, sodass ein eventuell noch bestehender Handlungsbedarf frühzeitig erkannt wird.
Onboarding neuer Mitarbeiter – warum ist das so wichtig?
Ein professionelles Onboarding hat sich bewährt, denn auch bei der Neueinstellung zählt der erste Eindruck – und zwar bei allen Beteiligten: Unternehmen sollten neuen Beschäftigten das Gefühl vermitteln, dass sie nicht nur erwünscht, sondern willkommen sind. Schließlich hat es im Vorfeld einigen Aufwand betrieben, um sich personell zu verstärken. Gerade in dieser anfänglichen Phase steht es beiden Parteien noch offen, das Arbeitsverhältnis ohne Probleme wieder zu kündigen. Diese Tatsache wird zu oft als Einbahnstraße verstanden, die nur das Unternehmen nutzen kann. Doch eine frühe Fluktuation ist ausgesprochen kostenintensiv – und zwar für den Arbeitgeber. Gefragt sind also Maßnahmen, die auf den neuen Arbeitnehmer zugeschnitten sind und ihm Wertschätzung vermitteln. Nur so lässt sich schnell eine hohe Mitarbeiterbindung aufbauen, die dem Unternehmen effektiv zugutekommt. Und hier spielt der durchdachte, etablierte und laufend optimierte Onboarding-Prozess die entscheidende Rolle.
Onboarding-Prozesse aufsetzen – was ist zu beachten?
Folgendes Vorgehen hat sich bei der Entwicklung eines bedarfsgerechten und flexibel anpassbaren Onboarding-Prozesses bewährt:
1. Abstimmung der Zuständigkeiten und notwendigen Vorlaufzeiten im Vorfeld
2. Standardisierung und Automatisierung des Onboarding-Prozesses
- Checklisten nach Bedarf erstellen
- Verwendung einer HR-Software - und damit
- Zugänge, Ansprechpartner und Informationen werden automatisiert bereitgestellt
- Self-Service Portal nutzbar für den neuen Mitarbeiter
- Dokumentenmanagement
- Trainings- und Skillmanagement
- Kommunikationsmöglichkeiten
- auch mobil verfügbar
3. Regelmäßige Feedback- und Mitarbeitergespräche zur Optimierung des Onboarding-Prozesses
Der Einsatz einer professionellen und komplex aufgestellten HR Software erleichtert also nicht nur die Erstellung, Überwachung und Optimierung des gesamten Onboarding-Prozesses, sondern reduziert auch die nicht zu unterschätzenden Kosten für ein Onboarding. Der damit verbundene Aufwand rechnet sich jedoch gleich mehrfach: Einerseits eröffnet ein digitales Onboarding ein Höchstmaß an Flexibilität, da sich alle Maßnahmen ohne Probleme individuell zuschneiden lassen. Andererseits stärkt ein professionell aufgesetztes Onboarding das Unternehmensimage und das Employer Branding, was insbesondere im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte das entscheidende Zünglein an der Waage sein kann.
Das Onboarding als Erfolgsfaktor verstehen
Der Arbeitsplatz ist noch nicht eingerichtet, die Zugangsdaten nicht beantragt, der zuständige Kollege ist krank – wird ein neuer Mitarbeiter so empfangen, dürfte die Motivation direkt in den Keller gehen. Dabei haben es gerade die ersten Tage und Wochen in einem neuen Unternehmen in sich, denn es werden die Weichen dafür gestellt, ob und wie engagiert und produktiv sich eine neue Arbeitskraft einbringen wird. Bereiten sich Unternehmen nicht ausreichend auf das Onboarding vor, dann verspielen sie ein enormes Potenzial, was nicht nur Zeit, sondern vor allem auch Geld kostet. Zielführend ist es, professionell zu agieren, aber auch persönlich auf den neuen Mitstreiter einzugehen – und das im Rahmen eines professionellen Onboarding-Prozesses schon vor dem ersten Arbeitstag und oft genug auch über das Ende der Probezeit hinaus. Der Einsatz einer umfassenden HR- oder Onboarding Software kann dabei für das Höchstmaß an Flexibilität und Komfort sorgen.
