Das Ausscheiden eines Mitarbeiters geht oft genug im Alltagsgeschäft unter – und damit vergibt sich ein Unternehmen die Chance, mehr über die Gründe und einen eventuellen Handlungsbedarf zu erfahren. Qualifizierte Fachkräfte zu verlieren, kann sich heute kaum noch eine Firma leisten. Doch es gibt unterschiedliche Szenarien, die zur Kündigung führen können. Gefragt ist also ein Exit-Management, das den unterschiedlichen Motivationen Rechnung trägt. Offboarding sollte einen professionell organisierten Austritt eines Beschäftigten aus einem Unternehmen umfassen - angefangen bei der ausgesprochenen Kündigung bis hin zum letzten Tag und damit zum faktischen Abschied.
Wichtig ist, dass ein professionelles Offboarding zwei Ebenen umfassen muss: Einerseits zieht das Ausscheiden eines Mitarbeiters Folgen im Unternehmen selbst nach sich. Diese Ebene wird als technischer Prozess bezeichnet, der sich zum einen mit den notwendigen technischen Maßnahmen und zum anderen mit den organisatorischen befasst. Zum Beispiel sind Equipment, Ausweise und Schlüssel wieder vom Ausscheidenden abzugeben, aber auch seine Zugangsdaten für die relevanten Systeme zu deaktivieren. Die zweite Ebene ist als sozio-emotionaler Prozess zu verstehen, der mit einem offenen Gespräch, wie beispielsweise einem Austrittsinterview, enden sollte. Denn nicht nur der erste Eindruck ist entscheidend, auch der letzte zählt.
Welche Motivation auch genau vorlag: Scheidet ein Mitarbeiter aus, verliert ein Unternehmen nicht nur eine Arbeitskraft, sondern hat eine ganze Reihe von Aufgaben zu erledigen. Gibt es hier keinen klar strukturierten Offboarding-Prozess, der eine Übersicht zu den einzelnen notwendigen Schritten enthält und diese genau priorisiert, drohen chaotische Abläufe - und Versäumnisse. Diese können sich fatal auswirken, wenn beispielsweise wichtige Dokumente oder Schlüssel nicht im Unternehmen verbleiben oder sensible Systeme nicht umsichtig geschützt werden.
Nicht zu unterschätzen ist auch der Verlust von Knowhow und Erfahrungen, sollte der Aufgabenbereich des Ausscheidenden nicht vorausschauend an einen Nachfolger übergeben werden. Das Unternehmen trägt in dieser Phase eine große Verantwortung - und zwar sowohl gegenüber dem ausscheidenden Mitarbeiter als auch den verbleibenden und sich selbst. An einem unkoordinierten Ende eines Arbeitsoder Dienstverhältnisses kann also nicht nur das Image leiden, hier eröffnet sich das Risiko für Verluste und Rechtsstreitigkeiten im Nachgang.
Folgende Vorteile eines professionellen Offboardings lassen sich demnach zusammenfassen:
Grundsätzlich besteht ein Offboarding-Prozess aus strukturierten, standardisierten und klar definierten Aufgaben. Und doch ist ein bestimmtes Maß an Flexibilität notwendig, da die Trennungsgründe durchaus sehr unterschiedlich sein können. Die gängigen Situationen:
Das Exit-Management muss also sehr unterschiedlichen Situationen gerecht werden. Und doch lassen sich einige grundlegende Aufgaben klar umreißen:
Schon anhand dieser groben Aufstellung der anstehenden Offboarding-Aufgaben zeigt sich, wie komplex das Thema tatsächlich ist. Angesichts neuer Arbeitsformen, sind hier weitere Differenzierungen notwendig.
Sofern der ausscheidende Mitarbeiter überwiegend oder generell im Homeoffice oder sogar im Ausland arbeitet, stellen sich unter der Überschrift Remote-Offboarding weitere Fragen:
Hier sollte ein Unternehmen die Transportwege bedarfsgerecht festlegen - und auch die Kostenfrage von vornherein klären.
Das Exit-Interview und eine kleine Abschiedszeremonie lassen sich durchaus als Video-Call durchführen - entsprechende Vorbereitungen sollten frühzeitig getroffen werden.
Wird das Arbeitsverhältnis mit einem ausländischen Beschäftigten beendet, wirkt sich das u. U. auf dessen Visa-Status, auf seine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis auswirken. Sinnvoll ist es, wenn das Unternehmen rechtzeitig dazu informiert, welche formalen Schritte nun vor ihm liegen.
Scheidet ein Mitarbeiter unkoordiniert aus, droht Wissensverlust - wenn der wichtige Transfer im Rahmen einer umsichtigen Übergabe fehlt. Ebenso schwierig ist die Lücke im Datenschutz, sollte der Ausscheidende nach wie vor Zugang zu firmeninternen Informationen haben. Kunden könnten irritiert reagieren, wenn sie plötzlich den bekannten Ansprechpartner nicht mehr erreichen, da sie nicht rechtzeitig über die personelle Veränderung informiert wurden.
Doch selbst das Fokussieren auf die technische Seite eröffnet das Risiko weiterer Fehler: Unternehmen sollten das Feedback nutzen, um wichtige Rückschlüsse zu ziehen - und damit eventuell weitere Kündigungen zu verhindern. Nicht zuletzt ist es eine Image-Frage, wenn ein ausscheidender Mitarbeiter nicht wertschätzend verabschiedet, sein Arbeitszeugnis zu spät ausgehändigt oder zu unpersönlich geschrieben wird: Der Ruf als Arbeitgeber wird insbesondere für qualifizierte Bewerber ein immer wichtigeres Kriterium - und hier können Unternehmen mit einem professionellen Offboarding die Weichen für die Zukunft stellen.
Die Digitalisierung eröffnet ein enormes Potenzial und das Offboarding macht hier keine Ausnahme: Mit einer bedarfsgerechten Software stellen Unternehmen sicher, dass das Exit-Management keine Aufgabe vernachlässigt und alle Verantwortlichen automatisch in den Prozess einbezogen werden. Vor allem auf der technischen Ebene kann eine Software mit Funktionen wie der sicheren Deaktivierung von Zutrittsberechtigungen oder Kennwörtern punkten, aber eben auch Übersichten der ausgegebenen Arbeitsmaterialien wie Smartphone, Laptop oder Firmenwagen liefern. Darüber hinaus lässt sich das gesamte Offboarding zielführend planen und dokumentieren – bis hin zu Erinnerungsfunktionen, die alle involvierten und mit Aufgaben betrauten Mitarbeiter mit ins Boot nehmen.
Doch auch die Aufgaben auf der sozialen und emotionalen Ebene lassen sich mit Hilfe einer Software abbilden und das weit über die Unterstützung bei der Vorbereitung des wichtigen Offboarding-Gesprächs hinaus. Unternehmen können einen bedarfsgerechten Prozess definieren, sodass die Software die Abläufe automatisiert steuert. Das hält den Rücken frei für die wertvollen zwischenmenschlichen Aspekte.