Offboarding

Was ist genau damit gemeint?

Das Ausscheiden eines Mit­arbeiters geht oft genug im Alltags­geschäft unter – und damit vergibt sich ein Unter­nehmen die Chance, mehr über die Gründe und einen eventuellen Handlungs­bedarf zu erfahren. Qualifizierte Fach­kräfte zu verlieren, kann sich heute kaum noch eine Firma leisten. Doch es gibt unter­schiedliche Szenarien, die zur Kündigung führen können. Gefragt ist also ein Exit-Management, das den unterschiedlichen Motivationen Rechnung trägt. Off­boarding sollte einen professionell organisierten Austritt eines Beschäftigten aus einem Unter­nehmen umfassen - angefangen bei der aus­gesprochenen Kündigung bis hin zum letzten Tag und damit zum faktischen Abschied.

Wichtig ist, dass ein professionelles Off­boarding zwei Ebenen umfassen muss: Einerseits zieht das Ausscheiden eines Mit­arbeiters Folgen im Unter­nehmen selbst nach sich. Diese Ebene wird als technischer Prozess bezeichnet, der sich zum einen mit den notwendigen technischen Maß­nahmen und zum anderen mit den organisatorischen befasst. Zum Beispiel sind Equipment, Aus­weise und Schlüssel wieder vom Auss­cheidenden abzugeben, aber auch seine Zugangs­daten für die relevanten Systeme zu deaktivieren. Die zweite Ebene ist als sozio-emotionaler Prozess zu verstehen, der mit einem offenen Gespräch, wie beispielsweise einem Austritts­interview, enden sollte. Denn nicht nur der erste Eindruck ist entscheidend, auch der letzte zählt.

Warum ein professionelles Offboarding so wichtig ist

Welche Motivation auch genau vorlag: Scheidet ein Mit­arbeiter aus, verliert ein Unter­nehmen nicht nur eine Arbeits­kraft, sondern hat eine ganze Reihe von Aufgaben zu erledigen. Gibt es hier keinen klar strukturierten Off­boarding-Prozess, der eine Übersicht zu den einzelnen notwendigen Schritten enthält und diese genau priorisiert, drohen chaotische Abläufe - und Versäumnisse. Diese können sich fatal auswirken, wenn beispielsweise wichtige Dokumente oder Schlüssel nicht im Unter­nehmen verbleiben oder sensible Systeme nicht umsichtig geschützt werden.

Nicht zu unterschätzen ist auch der Verlust von Knowhow und Erfahrungen, sollte der Aufgaben­bereich des Aus­scheidenden nicht vorausschauend an einen Nach­folger übergeben werden. Das Unter­nehmen trägt in dieser Phase eine große Ver­antwortung - und zwar sowohl gegenüber dem aus­scheidenden Mit­arbeiter als auch den verbleibenden und sich selbst. An einem unkoordinierten Ende eines Arbeitsoder Dienst­verhältnisses kann also nicht nur das Image leiden, hier eröffnet sich das Risiko für Verluste und Rechts­streitigkeiten im Nach­gang.

Folgende Vorteile eines professionellen Offboardings lassen sich demnach zusammenfassen:

1. Sorgt für ein positives Unternehmens­image
2. Ermöglicht die geordnete Übergabe des Aufgaben­gebietes
3. Beugt ungewollten Kündigungen vor
4. Erleichtert die Rekrutierung neuer Mit­arbeiter
5. Reduziert das Risiko von Rechts­streitigkeiten
6. Schafft u. U. die Grundlage für eine Rückkehr
7. Wahrt den Schutz von Daten und internen Informationen

Motivation für das Ausscheiden im Offboarding aufgreifen

Grundsätzlich besteht ein Off­boarding-Prozess aus strukturierten, standardisierten und klar definierten Aufgaben. Und doch ist ein bestimmtes Maß an Flexibilität notwendig, da die Trennungs­gründe durchaus sehr unterschiedlich sein können. Die gängigen Situationen:

1. Ein Mit­arbeiter kündigt von sich aus, um der eigenen beruflichen Karriere eine neue Richtung zu geben. In diesem Fall ist davon auszugehen, dass der betreffende Mit­arbeiter ein offenes Gespräch führt, seine Pläne ehrlich darlegt und seinen Weg­gang bedauert. Alternativ könnte auch ein Konflikt in der jeweiligen Abteilung dazu beitragen, dass sich die Stimmung immer weiter verschlechtert. Dann wird der Beschäftigte ohne große Erklä­rung seine Kündigung aussprechen.
2. Ein Mit­arbeiter muss entlassen werden - aus vielfältigen Gründen. Ob Kosten­einsparung, betriebliche Um­strukturierung oder unternehmens­schädigendes Verhalten des Mit­arbeiters - eine solche Kündigung von Seiten des Unter­nehmens ist nicht nur unangenehm, sondern kann auch für viel Unruhe unter der Beleg­schaft und rechtliche Auseinander­setzungen sorgen.
3. Ein Mit­arbeiter geht in den Ruhe­stand. Das wohl­verdiente Ende der beruflichen Lauf­bahn ist erreicht - doch viele Arbeit­nehmer haben Probleme in dieser Situation: Künftig keinem geregelten Ablauf und festen Arbeits­aufgaben nach­gehen zu können, kann durchaus Ängste auslösen.
4. Ein Mit­arbeiter ist unerwartet verstorben. Diese Situation ist nicht nur für die Hinter­bliebenen schwer zu begreifen, auch die Kollegen sind menschlich betroffen und bedürfen einer besonderen Für­sorge. Das Unter­nehmen steht vor besonderen Heraus­forderungen, die weit über die technische Ebene hinausgehen.

Der Prozess muss anpassbar sein

Das Exit-Management muss also sehr unter­schiedlichen Situationen gerecht werden. Und doch lassen sich einige grund­legende Aufgaben klar umreißen:

• Personal­abteilung und Buch­haltung kontaktieren und informieren, um rechtzeitig alle Vor­bereitungen treffen zu können
• offenes Feedback­gespräch führen, das einerseits Wert­schätzung vermittelt, andererseits aber auch die Gründe offenlegt und zum weiteren Vor­gehen informiert
• Unterlagen wie Arbeits­zeugnis und Referenzen erstellen, um einen reibungs­losen Ablauf zu gewähr­leisten
• Transparenz herstellen und die Veränderung gegenüber den Kollegen, Kunden und Geschäfts­partnern kommunizieren
• Übergabe organisieren und dokumentieren
• technisches Off­boarding sicherstellen, wie beispielweise IT- und Sicherheits­abteilung einschalten, Rück­gabe von Firmen­eigentum planen, Mails und Anrufe umleiten
• Abschied entsprechend der konkreten Situation gestalten
• nach Möglich­keit in Kontakt bleiben, Ausgeschiedenen also in bestimmte Kommunikations­netze einbeziehen

Schon anhand dieser groben Aufstellung der anstehenden Off­boarding-Aufgaben zeigt sich, wie komplex das Thema tatsächlich ist. Angesichts neuer Arbeits­formen, sind hier weitere Differenzierungen notwendig.

Remote-Offboarding – das ist dabei wichtig

Sofern der ausscheidende Mit­arbeiter überwiegend oder generell im Home­office oder sogar im Ausland arbeitet, stellen sich unter der Überschrift Remote-Off­boarding weitere Fragen:

Rückgabe von Unternehmens­eigentum - wie wird das organisiert?

Hier sollte ein Unter­nehmen die Transport­wege bedarfsgerecht festlegen - und auch die Kosten­frage von vornherein klären.

Verab­schiedung - in welcher Form bietet sich diese an?

Das Exit-Interview und eine kleine Abschieds­zeremonie lassen sich durchaus als Video-Call durchführen - entsprechende Vor­bereitungen sollten frühzeitig getroffen werden.

Beschäftigte aus dem Ausland - welche Aus­wirkungen sind bei Kündigung zu bedenken?

Wird das Arbeits­verhältnis mit einem ausländischen Beschäftigten beendet, wirkt sich das u. U. auf dessen Visa-Status, auf seine Aufenthalts- und Arbeits­erlaubnis auswirken. Sinnvoll ist es, wenn das Unter­nehmen rechtzeitig dazu informiert, welche formalen Schritte nun vor ihm liegen.

Häufige und vermeidbare Offboarding-Fehler

Scheidet ein Mit­arbeiter unkoordiniert aus, droht Wissens­verlust - wenn der wichtige Transfer im Rahmen einer umsichtigen Über­gabe fehlt. Ebenso schwierig ist die Lücke im Daten­schutz, sollte der Aus­scheidende nach wie vor Zugang zu firmen­internen Informationen haben. Kunden könnten irritiert reagieren, wenn sie plötzlich den bekannten Ansprech­partner nicht mehr erreichen, da sie nicht rechtzeitig über die personelle Veränderung informiert wurden.

Doch selbst das Fokussieren auf die technische Seite eröffnet das Risiko weiterer Fehler: Unter­nehmen sollten das Feed­back nutzen, um wichtige Rück­schlüsse zu ziehen - und damit eventuell weitere Kündigungen zu verhindern. Nicht zuletzt ist es eine Image-Frage, wenn ein ausscheidender Mit­arbeiter nicht wertschätzend verabschiedet, sein Arbeits­zeugnis zu spät ausgehändigt oder zu unpersönlich geschrieben wird: Der Ruf als Arbeit­geber wird insbesondere für qualifizierte Bewerber ein immer wichtigeres Kriterium - und hier können Unter­nehmen mit einem professionellen Off­boarding die Weichen für die Zukunft stellen.

Wie kann eine Software den Offboarding-Prozess erleichtern?

Die Digitalisierung eröffnet ein enormes Potenzial und das Off­boarding macht hier keine Ausnahme: Mit einer bedarfsgerechten Soft­ware stellen Unternehmen sicher, dass das Exit-Management keine Auf­gabe vernachlässigt und alle Verantwortlichen automatisch in den Prozess einbezogen werden. Vor allem auf der tech­nischen Ebene kann eine Software mit Funktionen wie der sicheren De­aktivierung von Zutritts­berechtigungen oder Kennwörtern punkten, aber eben auch Über­sichten der ausgegebenen Arbeits­materialien wie Smartphone, Laptop oder Firmen­wagen liefern. Darüber hinaus lässt sich das gesamte Offboarding zielführend planen und dokumentieren – bis hin zu Erinnerungs­funktionen, die alle involvierten und mit Aufgaben betrauten Mitarbeiter mit ins Boot nehmen.

Doch auch die Aufgaben auf der sozialen und emotionalen Ebene lassen sich mit Hilfe einer Soft­ware abbilden und das weit über die Unter­stützung bei der Vorbereitung des wichtigen Off­boarding-Gesprächs hinaus. Unternehmen können einen bedarfsgerechten Prozess definieren, sodass die Software die Abläufe automatisiert steuert. Das hält den Rücken frei für die wertvollen zwischen­menschlichen Aspekte.