Der Monatsabschluss als Strategie
Der letzte Monatsabschluss sorgte vielleicht wieder für viel Stress zwischen den Abteilungen. Einige Daten fehlten und mussten aufwändig in den Archiven recherchiert werden. Klar ist, dass niemand gerne alle vier Geschäftswochen einen qualifizierten Monatsabschluss erstellt.
Doch für die Geschäftsführung und auch für das Controlling stellen diese Daten eine wichtige Schnittstelle dar, anhand der die Wege des Erfolgs bewertet werden können. Das gibt dem Unternehmen nicht nur mehr Sicherheit – solch ein Qualitätsmanagement ist aus verschiedenen Aspekten durchaus sinnvoll. Vor allem wenn der Monatsabschluss externen Sachverständigen offengeboten wird. Einige Unternehmen sind schließlich dazu verpflichtet, dem Gesetzgeber Zwischenberichte vorzulegen.
Der Zweck eines Monatsabschlusses
Dem Monatsabschluss kommt als Hauptfunktion also eine Kontrollübersicht zu. Er stellt sich praktisch genau wie der Jahresabschluss auf. Bevor aber der Jahresabschluss zum Ende oder zu Beginn des Geschäftsjahrs als Kontrolle für den Unternehmenserfolg herangezogen wird, soll der Quartals- oder Monatsabschluss direkt die Schwachstellen und Potentiale des laufenden Geschäftsjahrs auszeichnen.
- Dazu werden Daten aus der Buchführung periodenmäßig abgegrenzt.
- Für die meisten kleineren Unternehmen besteht kein Zwang zum monatlichen Abschließen.
- Dem gegenüber besteht für jedes börsennotierte Unternehmen, abseits von einigen Kreditunternehmen, die Pflichtabgabe von Zwischenberichten.
Gefahrenpotential beim Monatsabschluss
Die Handlungsräume und Fristen bei einem gesetzlich erforderten Monatsabschluss sind deutlich gestauchter als bei einem Jahresabschluss. Das Abgabedatum eines Monatsabschluss sieht spätestens den zehnten Tag des Folgemonats vor. Auf keinen Fall sollten Daten falsch angelegt oder erst zur letzten Revision des Zwischenberichts gemeldet werden. Denn solche Versehen bedeuten vor allem Stress für jeden Beteiligten, der dann zum Aufräumen verdonnert wird.
Es ist verständlich, dass einige Unternehmen daher auf Monatsabschlüsse setzen. So lassen sich Fehler direkt erkennen und sukzessiv bis zum Pflichtdokument beseitigen. Denn Fehler können Nachzahlungen heranziehen und für die kommt niemand gerne auf. Vor allem nicht, wenn sie sich eigentlich einfach vermeiden lassen.
So wird ein Monatsabschluss aufgebaut
Die Form eines Monatsabschlusses unterliegt aufgrund der verschiedenen Verwendungszwecke nicht immer einer gesetzlichen Anforderung. Für eine einfache Übersicht reicht natürlich auch ein Dokument aus, das die Wertveränderungen markiert darstellt. Je nachdem, wer den Monatsabschluss erhält, bieten sich andere Darstellungsformen an. Für einen Controller ist eine kompakte Ansicht beispielsweise sinnvoll.
Zweifach ausgeführter Monatsabschluss
Die Geschäftsführung wiederum verlangt eine ausführliche Aufgliederung aller Prozesswerte, um begründete Reaktionen auf die Wertveränderungen anzuleiten. In Konzernen könnte eine doppelte Ausführung, also als Report und vorschriftlich verfasster Zwischenbericht, notwendig sein. Fließen viele Wertströme durch das Unternehmen, die dem Gesetzgeber strukturiert über den Lagebericht des Jahresabschlusses erklärt werden müssen, ist diese doppelte Ausführung unabdingbar. Um jedoch das redundante Anlegen der Datensätze zu vermeiden, lohnt sich der Einsatz einer Software zum Monatsabschluss.
Monatsabschluss mit Software
Im besten Fall bietet das Programm, mit dem auch der Jahresabschluss erstellt wird, eine Funktion für Zwischenberichte. Auf lange Sicht funktioniert eine vollkompatible Integration in die bestehende Verwaltungssoftware am günstigsten, welche die Daten aus der Buchhaltung und dem Controlling direkt weiterverarbeitet und zur Monatsabschluss-Erstellung aufruft.
- Ist diese Software Teil einer Komplettlösung ist die Pflege besonders einfach. Der Anbieter aktualisiert die Funktionen und Module regelmäßig.
- Dadurch kann der Gefahr von inkompatiblen Schnittstellen durch unterschiedliche Versionen effektiv ausgewichen werden.
- Sollte sich die Unternehmensstruktur ändern und wird der Zwischenbericht plötzlich zum Pflichtprogramm, kann der Anbieter auch einfach neue Funktionen anfügen.
Bestandteile zum Erstellen des Monatsabschlusses
Genau wie der Jahresabschluss enthält der ordentliche Monatsabschluss alle wichtigen Schritte der doppelten Buchführung. Dazu untergliedern sich die Vorgänge in einen technischen und in einen fachlichen Monatsabschluss. „Technisch“ bedeutet, dass die Konten der betrachteten Buchungsperioden geöffnet und ordentlich geschlossen werden. „Fachlich“ beschreibt die Prüfung, Archivierung und Zuordnung der Belege und Geschäftsvorfälle.
- Zuerst werden die Perioden aller Geschäftsvorfälle und Einnahmen, wie Ausgaben abgegrenzt
- Nun wird die Gewinn- und Verlustrechnung der doppelten Buchführung entnommen
- Es folgt die Berechnung der Umsatzsteuervoranmeldung
- Ein Bericht nach Richtlinien der Außenwirtschaftsverordnung könnte ebenfalls notwendig sein
- Aufbauend auf den Ergebnissen der GuV-Rechnung wird nun die Monatsbilanz erstellt
- Die Ergebnisse der Rechnungsabgrenzung sind für den Monatsabschluss von besonderer Bedeutung, da viele Leistungen und Erträge erst in den folgenden Perioden wirksam werden
