Herausforderungen vieler Vereine
Die wichtigsten Bestandteile eines Vereins setzen sich durch seine Mitglieder, Gremien eventuell auch Übungsleiter zusammen. Bestimmte Mitglieder nehmen vielleicht mehrere Funktionen ein. Dabei entstehen pro Kopf einige Datenmengen, die oft in undurchsichtigen Aktenbergen verschwinden.
Diese Anhäufungen zu sortieren und im Falle einer Beitragsänderungen alle betroffenen Mitglieder über die neuen Beitragsordnungen zu informieren, kostet Zeit und Nerven. Eine Software zur Mitgliederverwaltung im Verein nimmt viele Herausforderungen ab. Dazu wird unter anderem auch die Dokumentenverwaltung digitalisiert und viele Bereiche des Vereinslebens über eine zentrale Übersicht organisiert.
Unterstützung der Mitgliederverwaltung
Die Mitgliederverwaltung im Verein hat bestimmte Anforderungen an eine Digitalisierung. Zum Beispiel ist der Datenschutz nach DSGVO und BDSG ein sehr wichtiger Aspekt. Datenschutz spielt jedoch auch eine weitere Rolle, wenn es um die Änderungen der Informationen zu Mitgliedern geht. Daten müssen immer auf Vollständigkeit oder Fehler überprüft sein. Dazu helfen Kontrollfunktionen einer Software, sodass Datensätze vor Fehleinträgen geschützt bleiben.
Damit das Vereinsleben jedoch nicht nur vor dem PC zusammenfindet, sollte die Software mobil einsetzbar sein. Dazu bieten sich die webbasierte Mitgliederverwaltung oder eine App an. Werden diese Voraussetzungen erfüllt, sollten auch bestimmte Chancen bedacht werden, die weitaus mehr bieten als eine reine Daten- und Dokumentenpflege.
Chancen der Online-Mitgliederverwaltung für Vereine
Neben den Hauptvorteilen einer effizienten Organisation bietet das digitale Netzwerk der Mitgliederverwaltung weitere Chancen, die ohne eine Software in der Form nicht möglich wären:
- Über eine digitale Mitgliederverwaltung lassen sich Aufnahmeformulare online stellen und bearbeiten. Handschriftlich verfasste Anträge können auch als digitale Kopie zugeordnet werden.
- Die Online-Mitgliederverwaltung bietet außerdem die Möglichkeit eines leicht erreichbaren schwarzen Bretts.
- Die Kommunikation zwischen den Mitgliedern und Absprachen zu Veranstaltungen werden zentral organisiert.
- E-Mail-Verteiler informieren Mitglieder automatisch, wenn Beiträge geändert wurden oder sonstige News ausgespielt werden.
- Eine Übersichtsseite bietet alle wichtigen Funktionen auf einen Blick. Dieser Bereich kann individuell angepasst werden. Nicht jeder Nutzer benötigt die gleichen Funktionen oder Statistiken.
Funktionsumfang Software zur Mitgliederverwaltung des Vereins
Konkret sollte eine gute Mitgliederverwaltung durch folgende digitale Funktionen und Module des Programms unterstützt sein:
Stammdaten und Anträge
Adress- und Vertragsdaten werden über wenige Klicks erreicht. Dokumente wie Aufnahme- & Austrittserklärungen werden direkt im Mitgliedsprofil hinterlegt.
Tätigkeiten und Art der Mitgliedschaft
Der Status und die Tätigkeiten des Mitglieds werden verständlich markiert. Darunter fallen beispielsweise auch Ehrungen und Beitragsbefreiungen.
Auf den Verein abgestimmt
Die Auswahlfelder und Übersichtsseiten müssen individualisierbar sein, damit die Software auf die Mitgliederverwaltung des Vereins abgestimmt werden kann.
Gremien und Beschlüsse
Gremien und deren Termine lassen sich leicht über ein entsprechendes Modul organisieren. Neuigkeiten zu Beschlüssen und Änderungen lassen sich dann an alle Mitglieder verschicken.
Aufnahme von Mitgliedern
Mitglieder können manuell oder über ein selbstständig auszufüllendes Aufnahmeformular angelegt werden. Einzugsermächtigungen für die Beiträge könnten auch online gestellt werden.
Sortierung der Mitgliederprofile
Mitgliederlisten lassen sich über Filterfunktionen einfach sortieren. Es sind auch Zusammenstellungen von Gruppen, Mannschaften oder Funktions- bzw. Sportarten möglich.
Unterstützung der Vereinsbuchhaltung
Alle kaufmännischen Prozesse der Beitragsordnungen und Lastschriften sollten sich über ein Modul verwalten lassen.
Statistiken und Ansichten
Statistiken zu Mitgliederlisten und -gruppen lassen sich in Gesamtansichten oder statistischen Prognosen darstellen. Die Beitragseinnahmen lassen sich dadurch übersichtlich für die kommenden Perioden abbilden.
Vorteile für die Mitglieder
Durch den Einsatz einer mobil erreichbaren Version der Software können Neuigkeiten des Vereins direkt eingesehen werden. Terminen kann dort direkt über eine übersichtliche Oberfläche zugesagt werden. Zu wichtigen Änderungen seines Profils erhält das Mitglied eine E-Mail. Je nach Vereinsstruktur können Mitglieder ihre Daten auch eigenständig verwalten oder Änderungsvorschläge angeben. Da der Verein durch die Verwaltung von Beitragsordnungen und Lastschriften direkt über wenige Funktionen zusammenfasst, entstehen keine Unstimmigkeiten bei Abbuchungen.
Integration einer zukunftssicheren Mitgliederverwaltung
Einige Vereine können vor Ort nicht immer für die Sicherheit von Daten sorgen. Dazu zählen auch digitale Vereinsnetzwerke, die trotzdem in Form von Servern gepflegt werden müssen. Eine webbasierte, also Online-Mitgliederverwaltung übernimmt die Verantwortung, indem alle Fragen der Datensicherheit an Experten abgegeben werden.
Die Integration einer solchen Software verläuft relativ unkompliziert. Damit Mitglieder ihr persönliches Zugriffsportal nutzen, bieten sich auch entsprechende Schulungen an. Diese werden grundsätzlich durch den Anbieter veranstaltet. Wurden Mitgliederlisten bereits über Tabellenkalkulationsprogramme angelegt, können gängige Formate leicht in eine Softwarelösung importiert werden. Es entsteht in diesem Fall also keine doppelte Arbeit.
Instandhaltung des Software-Pakets
Die Software wird darüber hinaus vom Anbieter regelmäßig aktualisiert. Ist das Programm Teil einer Vereinssoftware, entstehen durch eine Aktualisierung keine Kompatibilitätsprobleme, wenn Daten zwischen den einzelnen Modulen umhergereicht werden müssen. Das gilt vor allem für webbasierte Lösungen. Denn eine Aktualisierung bekommt der Verein in der Regel gar nicht mit, da keine Programme neu installiert werden müssen.
