Im Unterschied zu einem Führungsinformationssystem (FIS), welches sich eher auf eine Verdichtung von Informationen für personell bedingte Entscheidungen konzentriert, legt ein Management-Information-System (MIS) seinen Fokus auf betriebswirtschaftliche Zusammenhänge. Historisch betrachtet hat sich die Bedeutung des Begriffs, seit seinem ersten Aufkommen in den 1960ern, mehrmalig gewandelt. So entsprach die Vorstellung zu Beginn eher der Informationsbereitstellung, wie sie heute in operativen Systemen wie z. B. ERP- & CRM Systemen standardisiert wurde.
Nachdem die erste Theorie zu MIS bekannt wurde, leitete die Wirtschaftsinformatik dispositive Herausforderungen ab, die auch bei den modernen operativen Systemen auftreten können. Darum wurde entschlossen, dass der Begriff Management-Information-Systemen und sein funktionaler Zusammenhang eher der technisch gestützten Entscheidungshilfe bzw. -führung gerecht werden müsste. Mit diesem neuen Fokus legte sich die Grundlage für den aktuell blühenden Ast der DSS (Decision Support Systems) voraus.
Damals konnten die Pioniere des MIS aufgrund des unzureichenden technischen Stands ihre Vision nie realisieren. Der theoretische Antrieb und die Faszination für künstliche Intelligenz (KI) sorgten dafür, dass neue Formen von technischen Entscheidungshilfen aufblühten, die sich nun allesamt unter dem Spektrum der Management-Information-Systeme manteln.
Darunter fallen jedoch nicht nur die DSS, Business Intelligence (BI) und OLAP. Fast schon als würde der Begriff als Gedächtniswort seine historische Entwicklung gelten, fügen sich auch die Informationsausgaben der operativen Systeme in dieses Spektrum. Das Ziel von MIS liegt daher sicherlich in der möglichst performanten Verknüpfung all seiner zugehörigen Systeme wie ERP und BI. Mit dieser Struktur können Datenbestände verdichtet und zentral für ad hoc Analysen abgerufen werden.
Anders als in den 1960ern befindet sich die Wirtschaftsinformatik nun eher in einer Reflexionsphase darüber, warum Management-Informationssysteme nicht schon früher ausgefeilt wurden. Aktuelle Herausforderungen wie Big-Data und andere Informationsfluten machen es schwer, relevante von unsinnigen Informationen zu trennen. Moderne Informationssysteme unterstützen sowohl bei Verwaltung und Entwicklung einheitlicher Informationsqualitäten. Genauer betrachtet, setzt sich der Prozess von MIS immer aus folgenden Hauptfunktionen zusammen.
Daten entspringen den operativen Systemen wie einem ERP System und werden dementsprechend in einer operativen Datenbasis zusammengefasst. Müssen Analysen kurzfristig vorbereitet werden, könnte diese Art Zwischenspeicher direkt aushelfen. Um tiefgehende Entscheidungen zu treffen sind Selektionsverfahren nötig, mit denen eine hohe Informationsqualität erreicht werden soll.
Die operative Datenbasis und weitere Datengrundlagen, darunter auch externe Informationen, finden ihren Weg in einen komplexen Informationsspeicher. Als solcher versorgt die sogenannte Führungsgrößendatenbank ihre Management-Informationssysteme mit zentral verwalteten Daten. Über spezielle Verfahren werden die Informationen gebündelt, verdichtet und so aufbereitet, dass sie möglichst kompakt und trotzdem aussagekräftig werden. Der Vorteil dieser Zentralisierung ist die omnipräsente Einsicht des Managements in die Leistungswerte aller Geschäftsbereiche.
Wie auch im letzten Jahrhundert festgestellt wurde, hilft MIS nicht, wenn die Informationsflut den Analysten erschlägt oder wenn unterschiedliche Management-Ebenen derselbe Datenbestand präsentiert wird. Um Informationen auf Relevanz zu prüfen, müssen Nutzergruppen festgelegt werden. MIS sieht daher vor, den unterschiedlichen Informationsbedarf zum einen durch differenzierte Datenbestände und zum anderen durch abweichende Visualisierungen zu stillen. Die kollaborative Kommunikation zwischen Mitarbeitern wird außerdem gestärkt, da jede Entscheidung auf einheitlichen Informationen beruht und jeder durch den zentralen Zugriff nachvollziehen kann, wie es zu einer Lösung kam.
Um jeden nach MIS strukturierten Prozess und jede Entscheidung zu vereinfachen, werden die genannten Teilschritte durch automatische Systeme gestärkt. Sie dienen der effizienten Vorbereitung für komplexe Analysen und Entscheidungen. Dabei handelt es sich beispielsweise um Analyse- oder Selektionsfunktionen, mit denen Informationen verarbeitet und zusammengefasst werden.
Zudem werden Datenbestände aufgrund der besseren Übersicht und um Zusammenhänge zu verdeutlichen in mehrdimensionalen Strukturen modelliert. Diese Form der Datenverarbeitung war bis vor wenigen Jahrzehnten noch undenkbar und ein weiterer Flaschenhals der MIS-Theorie in den 60ern. Heute gehören mehrdimensionale Datenansichten zum Standard von analytischen Informationssystemen, wie auch OLAP mit dem Data Cube.
Je nach Umfang eines MIS und nach Anschlussmöglichkeit an die operativen Systeme bringen sich einige Vorteile mit ein. Dabei geht es um wesentliche Funktionen für Statistiken, Simulationen, Prognosen und Übersichten. Im Grunde versorgt ein Management-Informationssystem die Geschäftsabteilung mit relevanten Informationen, bei denen Entscheidungen über langfristige Pläne Gegenstand der MIS-Zielsetzung werden.