Beim Jahresabschluss geht es nicht um einen feierlichen Begriff, unter dem sich schon die guten Vorsätze fürs Neujahr anschleichen. Beim betrieblichen Jahresabschluss handelt es sich um einen kaufmännischen Terminus, der einen Prozess mit gesetzlichen Anforderungen beschreibt. Darunter fällt zum einen ein Stichtag (meistens der 31.12), an dem das Geschäftsjahr vorschriftlich abgeschlossen wird. Je nach Unternehmensgröße müssen die Jahresabschlüsse eventuell auch unter bestimmten Fristen veröffentlicht werden.
Grundsätzlich soll über das Erstellen des Jahresabschlusses die finanzielle Vitalität des Unternehmens ermittelt werden. Das bedeutet, dass die wirtschaftliche Lage, Vermögensbestandteile und eventuell auch Risiken für die Planungsperioden ausgezeichnet werden. Diese Darstellung wird vom Gesetzgeber erfordert und muss unter formalen Angaben eingehalten werden. Doch auch für Unternehmen entstehen einige Vorteile, wenn sie einen Jahresabschluss erstellen:
Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?
Nicht jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet einen umfassenden Jahresabschluss zu erstellen. Eigentlich betrifft die Pflicht zum Jahresabschluss nach §242 (HGB), bestehend aus Bilanz und GuV-Rechnung, nur Kaufleute mit Eintragung ins Handelsregister. Alle Einzelkaufleute und Freiberufler mit einem Jahresumsatz von weniger als 600.000 €, deren Überschuss die 60.000 € Marke nicht überschreitet, dürfen über die EÜR abschließen. Für alle anderen Kaufleute und Körperschaften gilt die Anforderung an eine ordentliche, doppelte Buchführung, über die sie den Jahresabschluss erstellen müssen. Dazu zählt auch, dass die Bilanz an die Unternehmensgröße ausgerichtet wird.
Personengesellschaften
Der Großteil der Personengesellschaften (GbR, OHG, KG) muss einen einfachen Jahresabschluss erstellen. Es genügt eine Zusammenfassung von Bilanz und GuV-Rechnung. Eine Veröffentlichung ist grundsätzlich nicht erforderlich. Der Jahresabschluss wird einfach im elektronischen Register hinterlegt. Dies gilt jedoch nur für Personengesellschaften mit natürlicher Person als haftender Gesellschafter (§264a HGB).
Kleine Kapitalgesellschaften
Eine AG GmbH oder UG ist dazu verpflichtet einen erweiterten Jahresabschluss zu erstellen. Es ergänzt sich eine Anlage mit Lagebericht, in dem der Abschluss präzise erläutert wird. Die Frist der Handelsbilanz gilt bis 6 Monate. Die Steuerbilanz muss nach 7 Monaten aufgestellt sein. Als „klein“ gelten Kapitalgesellschaften, wenn sie maximal 12.000.000 € Umsatz erwirtschaften, bis zu 6.000.000 € in der Bilanzsumme auszeichnen und nicht mehr als 50 Mitarbeiter besitzen.
Mittelgroße Kapitalgesellschaften
Unternehmen, die mindestens die Kriterien der kleinen Kapitalgesellschaften erfüllen, maximal 40.000.000 € Umsatz erwirtschaften und bis zu 250 Mitarbeiter führen, gelten bis zu einer Bilanzsumme von 20.000.000 € als mittelgroße Kapitalgesellschaft. Sie müssen ihre Handelsbilanz spätestens nach 3 Monaten und die Steuerbilanz nach 7 Monaten einreichen. Anlage und Lagerbericht sind verpflichtend zu ergänzen.
Große Kapitalgesellschaft
Sobald mindestens zwei Kriterien einer mittelgroßen Kapitalgesellschaft überschritten sind, handelt es sich um ein Großunternehmen. Aber auch wenn es weniger als 250 Mitarbeiter hat und über 40.000.000 € erwirtschaftet, muss der Jahresabschluss den Anforderungen an einen Großbetrieb entsprechen. Für große Kapitalgesellschaften gelten dieselben Fristen für die Aufstellung des Jahresabschlusses. Auch eine Anlage mit Lagebericht gehört für diese Unternehmen zum Jahresabschluss.
Für wen gilt die Publizitätspflicht?
Für Kapitalgesellschaften besteht nach § 325 HGB grundsätzlich eine Veröffentlichungspflicht. Auch Personenhandelsgesellschaften. Alle anderen Unternehmen unterliegen dem Publizitätsgesetz. Sie müssen demnach mindestens zwei der drei Kriterien erfüllen. Dazu zählen eine Bilanzsumme von über 65.000.000 €, Umsatzerlöse aus mehr als 130.000.000 € und eine Größe von mehr als 5.000 Mitarbeitern. Folgende Gesellschaftsformen müssen den Jahresabschluss immer im elektronischen Register veröffentlichen:
Der Aufbau eines Jahresabschlusses setzt sich also je nach Unternehmensgröße aus verschiedenen Datenmengen zusammen.
Die Daten für die Bilanz liegen meistens in der Buchhaltung, wie zum Beispiel die Anlagenübersicht. Doch auch andere Abteilungen und Archive müssen genaustens durchforstet werden, damit der Jahresabschluss am Ende seine Gültigkeit erreicht. Nach falschen Ausschreiben müssen Unternehmen häufig Nachzahlungen entrichten oder verwickeln sich in Skandale.
Wichtige Unterlagen für die Bilanzierung
Diese Werte bilden die Basis der GuV-Rechnung
Einfacher ist es, wenn Unternehmen alle Daten kontinuierlich in einer zentralen Übersicht pflegen können. So wird zumindest die Bilanz und die GuV-Rechnung leicht abgeleitet. Der Grundsatz einer ordnungsgemäßen Buchführung ist dann eine unumstößliche Sicherheit.
Der Jahresabschluss über Software
Eine Möglichkeit zur zentralen Darstellung der Unternehmensdaten ist ein entsprechendes Programm. Von der Benutzeroberfläche aus werden alle Werteströme erfasst und von den jeweiligen Abteilungen gesteuert. Zum Erstellen des Jahresabschlusses greift eine Software auf diesen Fokus zu und trägt die Werte über die Funktion zur automatischen Bilanzierung zusammen. Alle erstellten Dokumente können über eine ELSTER-Schnittstelle direkt an das Finanzamt vermittelt werden.
Ein weiterer Vorteil ist die fortlaufende Überwachung dieser Gegenüberstellung. Controller können Zielvorhaben an der tatsächlichen finanziellen Vitalität des Betriebs ausrichten. Ein Monatsabschluss lässt sich mit dieser Grundlage leicht zusammentragen. Außerdem werden die Kosten für die Steuerberatung und für die Buchhaltung gering gehalten, wenn einem Sachverständigen alle Unterlagen verständlich dargestellt sind. Auch die folgenden Risiken lassen sich durch eine Software abwälzen: