Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) mögen auf den ersten Blick komplex erscheinen, erfüllen aber einen wichtigen Zweck: Nur, wenn die Buchführung in Unternehmen klar reglementiert ist, lassen sich die Ergebnisse auch vergleichen. Genau darauf kommt es Gläubigern, aber auch Investoren und Geschäftspartnern an.
Das Kürzel GoB umschreibt die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung – und damit die in Deutschland geltenden allgemeinen Regeln zur Rechnungslegung für die Buchhaltung und handelsrechtliche Bilanzierung. Die Grundsätze sind einerseits in der kaufmännischen Praxis gewachsen, andererseits aber auch schriftlich im Handelsgesetzbuch (HGB) definiert. Und das aus gutem Grund: Diese einheitlichen Standards sollen die Zweckerfüllung von erstellten und veröffentlichten Jahresabschlüssen gewährleisten, da sie Unternehmer ebenso wie Gläubiger davor schützt, von falschen Daten auszugehen und deswegen eventuell Verluste zu realisieren.
Der Geltungsbereich ist im Handelsrecht klar umrissen: Im § 238 Abs. 1 HGB ist klar formuliert, dass jeder Kaufmann der Pflicht unterliegt, seine Bücher nach den GoB-Richtlinien zu führen und mit diesen nicht nur seine Handelsgeschäfte transparent zu machen, sondern auch seine Vermögenslage – und zwar nach den geltenden Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Doch es gibt durchaus Ausnahmen, wie beispielsweise Freiberufler und Kleinunternehmer.
Im Jahr 1985 hat der Gesetzgeber erstmals diese Prinzipien zumindest teilweise im Handelsgesetzbuch (HGB) systematisch zusammengefasst, also kodifiziert. Die gesetzlichen Regeln wirken sich insbesondere auf die Erstellung der Jahresabschlüsse aus, die letztendlich Aufschluss zur finanziellen Lage eines Unternehmens geben sollen. Darüber hinaus gelten jedoch auch unkodifizierte Regeln, die sich im Laufe der Jahre aus der Praxis heraus entwickelt haben. So reicht es beispielsweise schon aus, falsch zu buchen oder Unterlagen nicht entsprechend den vorgeschriebenen Fristen aufzubewahren, um im Ernstfall Maßnahmen von Seiten des Finanzamtes auszulösen.
Die vielfältigen Regeln der GoB sind thematisch in verschiedene Bereiche gegliedert:
Hier sind die wichtigsten Richtlinien zur Buchführung und Rechnungsstellung definiert.
Diese behandeln den Zeitpunkt der Erfassung von Aufwendungen und Erträgen sowie Gewinnen und Verlusten.
Diese Grundsätze definieren die Regeln für die korrekte Bilanzierung im Zuge der doppelten Buchführung.
Diese im § 239 Abs. 2 HGB beschriebene Regel besagt, dass ein Unternehmen seine Buchungen einerseits vollständig und andererseits korrekt durchzuführen hat. Es dürfen also weder Geschäftsvorfälle erfunden, noch dürfen Buchungswerte willkürlich verändert werden. Das gilt auch für Schätzungen, die objektiv und realistisch erhoben werden müssen, auch wenn ein Buchungswert nicht genau feststeht. Dann sind nachvollziehbare Muster zu nutzen, um eine Schätzung aufzustellen.
Diese grundsätzliche Regel spielt zusammen mit der geforderten Vollständigkeit und Klarheit: Ermittelt ein Unternehmen sein aktuelles Vermögen, ist jeder einzelne Gegenstand zu bewerten. Es reicht also nicht aus, verschiedene unternehmenseigene Grundstücke grob und als ein Ganzes zu schätzen, vielmehr muss jede Immobilie einzeln betrachtet werden. Dieser Ansatz gilt auch für Schulden bei verschiedenen Banken. Lediglich Massengegenstände wie Schrauben, Heizöl oder auch Sand dürfen abweichend bewertet werden.
In diesem Grundsatz ist klar definiert, dass sämtliche Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen zeitnah und vor allem chronologisch verbucht werden müssen.
Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, denn jede Buchführung sollte nicht nur übersichtlich, sondern auch verständlich und nachvollziehbar aufgebaut sein. Maßgabe dieser im § 238 Abs. 1 HGB definierten Regel ist, dass sich auch ein Außenstehender damit zurechtfinden muss, wobei sich dieser gut mit der Materie auskennen sollte.
Dieser Anspruch ist in § 239 Abs. 2 HGB geregelt und stellt klar: Alle die Buchführung betreffenden Vorgänge in einem Unternehmen müssen auch verbucht werden. Geschäftsvorfälle dürfen also nicht einfach unter den Tisch fallen, wenn sie nicht genehm sind, wie zum Beispiel Rückstellungen, sollten auf das Unternehmen Verluste oder Zahlungen zukommen. Darüber hinaus leitet sich aus dieser Regel ab, dass Kaufleute einmal im Jahr eine Inventur durchführen müssen. Der Hintergrund: Ohne einen genauen Bestand ist eine komplette Erfassung und Buchung der Vermögensgegenstände unmöglich.
Dieser GoB stellt sicher, dass die Geschäftsvorfälle sich auch nach Jahren noch nachvollziehen lassen. Demnach müssen alle Dokumente und Unterlagen vorschriftsmäßig archiviert werden.
Keine Buchung ohne Beleg – so lässt sich diese Regel zusammenfassen. Um eine Buchung ordnungsgemäß auszuführen, ist also ein schriftlicher Beleg wie eine Rechnung notwendig.
Während sich die GoB auf die traditionelle Buchführung bezieht, adaptieren die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, die Regeln für die digitale Welt. Die notwendigen Anpassungen wurden vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) mit dem Schreiben vom 14.11.2014 herausgegeben. Die GoBD gelten somit bereits seit dem 1.1.2015, allerdings traten mit Wirkung vom 1.1.2020 neue Regelungen.
Es lassen sich vier Säulen der GoBD unterscheiden:
Grundsätzlich betreffen die GoBD die korrekte Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen in elektronischer Form, was angesichts immer mehr zum Einsatz kommender Software-Lösungen ausgesprochen sinnvoll ist. Damit lösten die GoBD eine ganze Reihe von überholten Vorschriften ab, wie zum Beispiel die GDPdU(Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme).
Die GoBD sind nicht als Gesetz zu verstehen, es handelt sich vielmehr um vom Finanzamt erstellten Richtlinien, die eine praktische Anleitung für Unternehmen darstellen. Damit soll sichergestellt werden, dass steuerliche Beweise auch in elektronischer Form akzeptiert werden.
Wichtig:
Die GoBD stellen keinen Ersatz für die im Handelsgesetzbuch festgeschriebenen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) dar, sondern ergänzen diese.
Die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten – und die Richtung ist klar: das papierlose Büro. Ein elementarer Schritt ist der Einsatz einer Buchhaltungssoftware, die selbstverständlich die definierten Grundsätze berücksichtigen muss. Das gilt sowohl für die Verarbeitung und Aufbewahrung digitaler Unterlagen als auch für die Buchung und Dokumentation der Geschäftsvorfälle.
Folgende Kriterien muss eine gute GoBD-Software erfüllen:
Während die GoB die traditionelle Buchführung reglementieren, um eine Vergleichbarkeit der Ergebnisse zu erreichen, zielen die GoBD auf die korrekte und vor allem nachvollziehbare Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen im elektronischen Zeitalter ab. Angesichts der verstärkten Nutzung von Software-Lösungen für die Buchhaltung ist diese Ergänzung notwendig geworden, um Rechtssicherheit für digitale Steuerbeweise zu erreichen. Bei Einsatz einer GoBD-Software können Unternehmen davon ausgehen, dass sämtliche Vorschriften eingehalten werden - und das vereinfacht nicht nur die interne Buchhaltung, sondern schafft genau die Transparenz, die die GoB grundsätzlich abzielen.