Freistellung richtig handhaben - mit Hilfe einer Software

Definition

Freistellung von der Arbeit - was bedeutet das genau?

Eine Freistellung von der Arbeit wird regelmäßig mit der Kündigung eines Arbeits­verhältnisses in Zusammen­hang gebracht - und doch ist das deutlich zu kurz gegriffen.

Zur Einordnung: Ein Arbeitsvertrag regelt einerseits die Verpflichtung des Arbeit­nehmers, eine bestimmte Arbeits­leistung zu erbringen. Anderer­seits verpflichtet sich der Arbeit­geber, dafür ein fest­gelegtes Entgelt zu bezahlen - und dem Beschäftigungs­anspruch des Arbeit­nehmers nach­zu­kommen. Bei einer Frei­stellung werden diese Pflichten, nämlich die Arbeits­pflicht und der Beschäftigungs­anspruch - für eine bestimmte Zeit oder aber auf Dauer aufgehoben.

Sowohl bei einer Kündigung als auch bei anderen Gründen, wie zum Beispiel einem Gut­haben auf dem Arbeits­zeitkonto, muss die Frei­stellung den gesetzlichen Regeln und eventuellen vertraglichen Ver­ein­barungen ent­sprechen. Sinnvoll ist es, eine spezifische Frei­stellungs­ver­einbarung aufzu­setzen, um den rechtlichen Bestand zu gewährleisten.

­ Unterschiedliche Formen in der Praxis

Eine Freistellung von der Arbeit kann grund­sätzlich in drei verschiedenen Formen ver­einbart werden:

Bezahlt oder unbezahlt

Als bezahlte Freistellung wird beispielsweise die Gewährung des vereinbarten Urlaubs be­zeichnet, der natürlich vergütet wird. Doch es gibt über den Erholungs­urlaub hinaus weitere Anlässe, in denen der Gesetz­geber eine bezahlte Freistellung vorsieht:

• Kinderbetreuung oder Angehörigenpflege
• Schwangerschaft und Elternzeit
• Stellensuche und Termine bei der Agentur für Arbeit
• Arztbesuche, medizinische Vorsorge- und Reha-Maßnahmen

Im Gegensatz dazu darf eine unbezahlte Frei­stellung nicht einfach vom Unter­nehmen verhängt werden - auch wenn die wirt­schaftliche Situation kritisch ist. Nur der Nach­weis einer Straftat wie Unter­schlagung oder Betrug eröffnet Arbeit­gebern die Möglich­keit, gegenüber dem relevanten Beschäftigten eine unbezahlte Frei­stellung anzuordnen. Voraus­setzung ist jedoch, dass der berechtigte Schaden­ersatz auch tatsächlich mit den Lohn­ansprüchen ver­rechnet werden kann. Rechtlich gesehen handelt es sich hier nicht um eine Frei­stellung, das Ergebnis ent­spricht jedoch unter dem Strich einer unbezahlten.

Widerruflich oder nicht

Eine widerrufliche Freistellung impliziert, dass der betroffene Beschäftigte de facto von seinem Arbeit­geber zur Wieder­auf­nahme der Arbeit auf­ge­fordert werden kann. Und dieser Pflicht muss der Arbeit­nehmer in dem Fall, dass der Arbeit­geber die Frei­stellung erklärt hat, auch nach­kommen. Das kann bei einer Frei­stellung bis zum Kündigungs­termin der Fall sein, aber auch während eines Urlaubs.

Die unwiderrufliche Frei­stellung kommt zum Zug, wenn das Arbeits­ver­hältnis zwar rechtlich noch aktiv ist, aber der betroffene Be­schäftigte nicht mehr für die Firma arbeitet. Das Unter­nehmen verzichtet dann auf das Recht zur Weiter­beschäftigung.

Einseitig oder beidseitig

Eine einseitige Freistellung, die gegen das Ein­verständnis des Betroffenen ausge­sprochen wird, ist an bestimme Voraus­setzungen ge­bunden. In jedem Fall muss belegt sein, dass das Interesse an einer Frei­stellung deutlich größer ist als das Interesse an der Vertrags­erfüllung seitens des Beschäftigten. Das kann bei einer Kündigung gegeben sein, aber auch bei einem gestörten Vertrauens­verhältnis zwischen Arbeit­geber und Arbeit­nehmer oder bei fehlenden Einsatz­möglich­keiten wegen technischer Störung oder schwieriger Auftragslage.

Im Gegen­satz dazu können sich Arbeitgeber und Beschäftigte jeder­zeit auf eine ein­ver­nehmliche Frei­stellung einigen, sofern diese genau erklärt wird. In der Regel bezieht sich diese Einigung auf die über­schaubare Rest­laufzeit eines Arbeits­vertrages, sodass eine solche Verein­barung meist mit einem Auf­hebungs- oder Abwicklungs­vertrag zusammen­hängt - oder als Vergleich in einem Kündigungs­schutz­prozess ausgehandelt wird.

Welche Gründe gelten für eine Freistellung?

Die Freistellungsgründe lassen sich in drei Kategorien einteilen:

1. Freistellung auf Wunsch des Beschäftigten

• Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub
• Fort- und Weiterbildung
• unbezahlte Freistellung zur Pflege von Angehörigen

2. Gesetzlich begründete (meist bezahlte) Freistellung

• wegen Arbeitsunfähigkeit nach Krankmeldung
• notwendige Arztbesuche, die nur während der Arbeits­zeit möglich sind
• Mutterschutz und Elternzeit
• eigene Hochzeit oder Umzug
• Tätigkeit im Betriebsrat

3. Freistellung auf Wunsch des Arbeitgebers

• Beschäftigter wird einer Straftat verdächtigt
• Beschäftigter könnte Betriebs­geheimnisse verraten
• Beschäftigter könnte gegen Wettbewerbs­richtlinien verstoßen
• Beschäftigter gefährdet sich selbst, wenn er krank arbeitet
• Beschäftigter gefährdet andere, wenn er krank arbeitet
• technische Störung verhindert Beschäftigung
• fehlende Aufträge erlauben keine Beschäftigung
• einige weitere Ausnahmefälle, die dem Arbeit­geber ein Recht zur einseitigen Freistellung eröffnen

Wie wird der Urlaubsanspruch während der Freistellung gehandhabt?

Dieser Punkt wird gerne vernachlässigt, sollte aber unbedingt umfassend in einer Freistellungs­verein­barung geregelt werden: Um die dem Beschäftigten bis zum Kündigungs­termin zustehenden Urlaubs­tage auch auf die Frei­stellung anrechnen zu können, muss dieser darüber in Kenntnis gesetzt werden - und zwar am besten in schriftlicher Form. Sollte dies unter­bleiben, hat der Beschäftigte nach wie vor noch Anspruch auf bezahlten Urlaub. Dieser Anspruch kann sich ab­hängig von der Dauer der Frei­stellung sogar noch erhöhen, wurden hierzu vom Arbeit­geber keine Regelungen vereinbart.

­Auswirkungen der Freistellung und wichtige Hinweise

Die Freistellung eines Beschäftigten zieht Folgen nach sich:

• Sozialversicherung Eine unbezahlte Freistellung kann in Abhängig­keit von ihrer Dauer für Arbeit­nehmer fatal sein. Nach vier Wochen erfolgt zum Beispiel die Ab­meldung bei den Sozial­versicher­ungen - also sowohl Kranken- und Pflege- als auch Arbeits­losen- und Renten­versicherung. Dazu ist der Arbeit­geber verpflichtet. Der Freige­stellte ist dann in der Pflicht, sich eigen­ständig um Versicherungs­schutz zu bemühen. Der Zugang zu den Sozial­ver­sicherungen steht erst dann wieder offen, wenn die unbe­zahlte Frei­stellung endet und er wieder arbeitet. Dann meldet ihn der Arbeit­geber wieder an.
• Zustimmungspflicht Selbst bei einer Frei­stellung als Folge der Kündigung des Arbeits­vertrages muss der Arbeit­geber die Zustimmung des Betroffenen ein­holen, da sonst eine einseitige Frei­stellung vorliegt. Dafür sind jedoch vom Gesetz­geber hohe Hürden auf­gestellt worden. Plausible Gründe sind ein unwider­ruflich zerstörtes Vertrauens­verhältnis oder fehlende Einsatz­möglich­keiten für den Betroffenen, da die Auftrags­lage diese nach­weislich nicht hergibt.
• Freistellungsanspruch Dritter Eine weitere Folge ist zu berück­sichtigen: Wurde einem Beschäftigten bereits eine unbezahlte Frei­stellung eingeräumt, können dessen Kollegen ebenfalls An­spruch darauf erheben. Der Arbeit­geber muss diesem Ansinnen dann nachkommen.

Fazit: Freistellung von der Arbeit

Vielfältige Möglichkeiten sorgsam einsetzen

Eine Freistellung kann sowohl vom Arbeit­geber als auch vom Arbeit­nehmer gewünscht werden, der Gesetz­geber sieht hier darüber hinaus einige Möglich­keiten vor, die jedoch klar geregelt sind. Schwieriger wird es für Unter­nehmen, Beschäftigte einseitig und un­bezahlt frei­zustellen - hier sind hohe gesetzliche Hürden zu nehmen. Allein die Anzahl der Arten einer Frei­stellung und die daraus resultierenden An­sprüche der Arbeit­nehmer machen den Einsatz spezieller Software­lösungen sinn­voll. So lässt sich die Verwaltung der Frei­stell­ungen nicht nur auto­matisieren, sondern auch optimieren. Darüber hinaus können diese Lösungen Arbeits­pläne entsprechend aktualisieren, die Entgelt­fort­zahlung berechnen und Benach­richtigungen auto­matisch versenden. Damit steigt die Effizienz der Personal­abteilung - und die Gefahr, fatale Fehler zu begehen, reduziert sich für das Unter­nehmen deutlich.