Definition
Fehlen Mitarbeiter, reißt dies in jedem Unternehmen Lücken auf. Umso wichtiger ist ein stringentes Fehlzeitenmanagement, das sich explizit mit den Fehlzeitquoten der einzelnen Beschäftigten, deren Analyse und den geeigneten Maßnahmen zur Senkung befasst. Einen wesentlichen Ansatz liefern die Ursachen des Ausfalls. Aus deren Auswertung lassen sich Gegenstrategien ableiten, um die Fehlzeitenursachen zu beseitigen und sinnvolle Präventionen zu initiieren. Probate Instrument sind Fehlzeiten- und Rückkehrgespräche, die den Erfolg einer Wiedereingliederung unterstützen.
Ein Fehlzeitenmanagement umfasst demnach sämtliche Schritte und Instrumente, die es Unternehmen erlauben, die Fehlzeiten ihrer Mitarbeiter zu verwalten, zu analysieren und zu reduzieren, wie beispielsweise:
Damit zielt das Fehlzeitenmanagement darauf ab, die Produktivität im Unternehmen zu sichern, aber auch die Kosten und die aus Fehlzeiten resultierende Mehrbelastung der aktiven Mitarbeiter zu reduzieren.
Bei den Fehlzeiten müssen folgende unterschieden werden:
Fehlzeiten können aber auch verdeckt zustande kommen, wie beispielsweise durch das Überziehen von Pausenzeiten, Verspätungen und einen verfrühten Feierabend oder auch die Erledigung privater Angelegenheiten während der Arbeitszeit. Es liegt auf der Hand, dass sich hier im Laufe der Zeit enorme Fehlzeiten summieren können, die sich nur schwer vom Management erfassen lassen. Ein weiteres Phänomen, das sich vor allem in großen Unternehmen im Fehlzeitenmanagement durch Analyse identifizieren lässt, ist der sogenannte Absentismus: Darunter ist ein häufiges Fehlen zu verstehen, für das es keinen klaren Grund gibt. Der Grund ist in der Regel in der fehlenden Motivation zu finden, den Arbeitspflichten nachzukommen.
Ein stringentes Fehlzeitenmanagement kann mit Hilfe geeigneter Tools aus den gesammelten Daten wichtige Erkenntnisse ziehen - und zwar nicht nur für die gesamte Organisation, sondern auch für Bereiche, Regionen, Filialen oder Abteilungen. Ebenso sinnvoll sind die Vergleiche verschiedener Zeiträume, aus denen sich saisonale Unterschiede, aber auch Entwicklungen und Trends für die Personalbedarfsplanung ablesen lassen. Personalengpässe, die sich fatal auswirken würden, können mit entsprechenden Gegenmaßnahmen vermieden werden.
Die wichtigsten Kennzahlen im Fehlzeitenmanagement sind demnach:
Die Fehlzeiten im Blick zu behalten und aus der Auswertung die notwendigen Schritte zur Reduzierung abzuleiten, liegt im ureigenen Interesse jedes Unternehmens. Schließlich sind die Folgen von Ausfällen vielschichtig, verursachen Kosten und einen großen Organisationsaufwand:
Da die ausfallenden Mitarbeiter in der Regel weiterhin Anspruch auf Lohnzahlung haben, sollten die Fehlzeiten möglichst gering sein. Aufschluss gibt eine Analyse: Sie zeigt die Zusammensetzung hoher Fehlzeiten ebenso auf wie die Mitarbeiter, die häufig oder langfristig ausfallen. Voreilige Schlüsse sind hier nicht angebracht, sondern eine detaillierte Recherche der Ursachen. Lässt sich das Problem eingrenzen, können Unternehmen individuell unterstützen und Präventionsmaßnahmen entwickeln. In Frage kommen beispielsweise:
Nicht zu unterschätzen ist an dieser Stelle die Rolle der Führungskräfte, denn deren Führungsqualität beeinflusst die Unternehmenskultur direkt: Sie sollten
Ebenso wichtig ist es, die Grenze zwischen Berufs- und Privatleben zu akzeptieren: Arbeitnehmer nach Feierabend mit dienstlichen Angelegenheiten per Mail oder Telefon zu behelligen, sollte die Ausnahme bleiben. Das reduziert Stress und schützt die Regenerationsphase - und damit die Gesundheit.
Das Fehlzeiten Management ist also durchaus bedeutend für den Unternehmenserfolg, muss aber umsichtig aufgesetzt werden. Da hier eine enorme Anzahl von sensiblen Daten zu erfassen und auszuwerten ist, empfiehlt sich der Einsatz digitaler Tools, die ein stringentes Fehlzeitenmanagement erlauben. Sie ermöglichen
Damit erhalten Unternehmen die Möglichkeit, schnell auf sich anbahnende Probleme reagieren und sinnvolle Gegenmaßnahmen ergreifen zu können. Darüber hinaus eröffnen künstliche Intelligenz und Machine Learning das Potenzial, Trends und Muster bei den Fehlzeiten automatisiert zu identifizieren. Der Handlungsspielraum des Unternehmens vergrößert sich also.
Naturgemäß verursachen Anschaffung und Implementierung dieser Tools zunächst einen gewissen Aufwand, der sich aber mit einer höheren Effizienz in der Personalarbeit kostenreduzierend auswirkt.
Fazit: Fehlzeitenmanagement
Fehlzeiten kosten Unternehmen nicht nur Geld, sondern müssen mit viel Aufwand organisatorisch abgefangen werden. Im Rahmen eines stringenten Fehlzeitenmanagements können Unternehmen die Ursachen eingrenzen und gezielte Gegenmaßnahmen ergreifen. Die dazu notwendige Datengrundlage lässt sich insbesondere mit speziellen digitalen Tools schaffen, vor allem aber nach verschiedenen Prämissen auswerten. Abhängig von den Ergebnissen steht ein Portfolio an Maßnahmen zur Auswahl, um beispielsweise das Arbeitsklima zu verbessern, die Bedingungen am Arbeitsplatz bedarfsgerecht zu gestalten oder gesundheitsfördernde Programme zu starten. Ziel im Fehlzeitenmanagement ist es also, die gravierenden Ursachen für Fehlzeiten zu ermitteln, gezielt zu bekämpfen und damit die Kosten zu reduzieren.