Fehlzeitenmanagement

Definition

­Was ist das Fehlzeitenmanagement genau?

Fehlen Mitarbeiter, reißt dies in jedem Unter­nehmen Lücken auf. Umso wichtiger ist ein stringentes Fehl­zeiten­management, das sich explizit mit den Fehl­zeit­quoten der einzelnen Be­schäftigten, deren Analyse und den geeigneten Maß­nahmen zur Senkung befasst. Einen wesentlichen Ansatz liefern die Ursachen des Aus­falls. Aus deren Aus­wertung lassen sich Gegenstrategien ableiten, um die Fehl­zeiten­ursachen zu beseitigen und sinnvolle Präventionen zu initiieren. Probate Instrument sind Fehl­zeiten- und Rück­kehr­gespräche, die den Erfolg einer Wieder­ein­gliederung unterstützen.

Ein Fehlzeitenmanagement umfasst demnach sämtliche Schritte und Instrumente, die es Unter­nehmen erlauben, die Fehl­zeiten ihrer Mit­arbeiter zu ver­walten, zu analysieren und zu reduzieren, wie beispielsweise:

• die Erfassung von Arbeitszeiten
• die Erstellung von Urlaubsplänen
• das Überwachen, Erfassen und Analysieren von Abwesenheiten
• das Ab- und Einleiten von Vorbeugungsmaßnahmen

Damit zielt das Fehlzeitenmanagement darauf ab, die Produktivität im Unter­nehmen zu sichern, aber auch die Kosten und die aus Fehl­zeiten resultierende Mehr­belastung der aktiven Mitarbeiter zu reduzieren.

Welche Arten von Fehlzeiten gibt es überhaupt?

Bei den Fehlzeiten müssen folgende unterschieden werden:

• Persönlich bedingte Fehlzeiten Ausschlaggebend ist die Arbeits­unfähigkeit eines Betroffenen, die begründet werden kann durch
  • Krankheit inklusive Berufskrankheit,
  • Krankheit des Kindes,
  • einen Haushalts-, Sport oder Betriebsunfall sowie
  • eine Kur.
• Gesetzlich bzw. im Tarifvertrag begründete Fehlzeiten Hier ist zu differenzieren zwischen
  • Urlaub inklusive Sonder-, Bildungs- und Zusatzurlaub,
  • Mutterschutz und Elternzeit,
  • Freistellung und
  • Streik.
• Betrieblich bedingte Fehlzeiten In diese Kategorie fallen Fehlzeiten wegen
  • Aus- und Fortbildung,
  • Qualifizierung,
  • Betriebsfeste und
  • Betriebsausflüge.

Fehlzeiten können aber auch verdeckt zustande kommen, wie beispiels­weise durch das Über­ziehen von Pausen­zeiten, Ver­spätungen und einen verfrühten Feier­abend oder auch die Erledigung privater Angelegen­heiten während der Arbeits­zeit. Es liegt auf der Hand, dass sich hier im Laufe der Zeit enorme Fehl­zeiten summieren können, die sich nur schwer vom Management erfassen lassen. Ein weiteres Phänomen, das sich vor allem in großen Unter­nehmen im Fehl­zeiten­management durch Analyse identifizieren lässt, ist der sogenannte Absentismus: Darunter ist ein häufiges Fehlen zu ver­stehen, für das es keinen klaren Grund gibt. Der Grund ist in der Regel in der fehlenden Motivation zu finden, den Arbeits­pflichten nachzukommen.

Die relevanten Kennzahlen im Fehlzeitenmanagement

Ein stringentes Fehlzeitenmanagement kann mit Hilfe geeigneter Tools aus den gesammelten Daten wichtige Erkennt­nisse ziehen - und zwar nicht nur für die gesamte Organisation, sondern auch für Bereiche, Regionen, Filialen oder Abteilungen. Ebenso sinn­voll sind die Vergleiche verschiedener Zeit­räume, aus denen sich saisonale Unter­schiede, aber auch Ent­wicklungen und Trends für die Personal­bedarfs­planung ablesen lassen. Personal­engpässe, die sich fatal aus­wirken würden, können mit ent­sprechenden Gegen­maßnahmen vermieden werden.

Die wichtigsten Kennzahlen im Fehlzeitenmanagement sind demnach:

• die Fehlzeiten sortiert nach den Gründen
• die Fehlzeitenquote, also die durchschnitt­liche Anzahl der Fehltage je Mit­arbeiter bzw. Abteilung pro Jahr
• die Krankenstandsquote, also die durchschnitt­liche Anzahl der jähr­lichen Fehltage je Mit­arbeiter wegen Krankheit
• die Anzahl der Fehltage und die sich daraus ergebenden Kosten
• die durchschnittliche Abwesenheitsdauer
• im Optimalfall der Fehlzeitenindex, der Vergleich der Fehl­zeiten­quote im Unter­nehmen mit dem Branchendurchschnitt

Sinnvolle Maßnahmen zur Reduzierung von Fehlzeiten

Die Fehlzeiten im Blick zu behalten und aus der Aus­wertung die not­wendigen Schritte zur Reduzierung abzu­leiten, liegt im ureigenen Interesse jedes Unter­nehmens. Schließlich sind die Folgen von Ausfällen viel­schichtig, verursachen Kosten und einen großen Organisationsaufwand:

• Verbleibende Mitarbeiter müssen Über­stunden zum Ausgleich leisten.
• Vereinbarte Termine müssen eventuell ver­schoben oder ganz abgesagt werden.
• Bei Bedarf notwendige Ver­tretungen kosten zusätzlich Geld

Da die ausfallenden Mit­arbeiter in der Regel weiterhin Anspruch auf Lohn­zahlung haben, sollten die Fehl­zeiten möglichst gering sein. Auf­schluss gibt eine Analyse: Sie zeigt die Zusammen­setzung hoher Fehl­zeiten ebenso auf wie die Mit­arbeiter, die häufig oder lang­fristig ausfallen. Voreilige Schlüsse sind hier nicht ange­bracht, sondern eine detaillierte Recherche der Ursachen. Lässt sich das Problem eingrenzen, können Unter­nehmen individuell unterstützen und Präventions­maß­nahmen entwickeln. In Frage kommen beispielsweise:

• die Kommunikation mit der Beleg­schaft mit einer positiven Feedbackkultur
• die Gesundheit fördernde Programme und Initiativen im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
• die bedarfsgerechte Arbeitsplatz­gestaltung wie ergonomische Büromöbel
• das Betriebliche Eingliederungsmanagement
• das Umstellen auf moderne Arbeitszeit­modelle wie Gleit- oder Teilzeit­arbeit und Homeoffice
• ein gesundes Arbeitsklima

Nicht zu unter­schätzen ist an dieser Stelle die Rolle der Führungs­kräfte, denn deren Führungs­qualität beeinflusst die Unter­nehmens­kultur direkt: Sie sollten

• die Arbeitnehmer unterstützen,
• Anerkennung für gute Leistungen zeigen
• anstehende Veränderungen um­fassend mit den Betroffenen besprechen,
• die Belegschaft auch in wesentliche Ent­scheid­ungen mit einbeziehen und
• für attraktive zusätzliche Sozial­leistungen sorgen.

Ebenso wichtig ist es, die Grenze zwischen Berufs- und Privat­leben zu akzeptieren: Arbeit­nehmer nach Feier­abend mit dienstlichen Angelegen­heiten per Mail oder Telefon zu behelligen, sollte die Aus­nahme bleiben. Das reduziert Stress und schützt die Regenerations­phase - und damit die Gesundheit.

Fehlzeitenmanagement richtig etablieren - am besten digital

Das Fehlzeiten Management ist also durchaus bedeutend für den Unter­nehmenserfolg, muss aber umsichtig auf­gesetzt werden. Da hier eine enorme Anzahl von sensiblen Daten zu erfassen und auszu­werten ist, empfiehlt sich der Einsatz digitaler Tools, die ein stringentes Fehl­zeiten­management erlauben. Sie ermöglichen

• die automatische Erfassung und Aus­wertung der Fehlzeiten je Mit­arbeiter in Echtzeit,
• die Berechnung aller relevanten Kenn­zahlen und
• die Erstellung wichtiger Berichte.

Damit erhalten Unternehmen die Möglich­keit, schnell auf sich anbahnende Probleme reagieren und sinn­volle Gegen­maß­nahmen ergreifen zu können. Darüber hinaus eröffnen künstliche Intelligenz und Machine Learning das Potenzial, Trends und Muster bei den Fehl­zeiten auto­matisiert zu identifizieren. Der Handlungs­spielraum des Unter­nehmens vergrößert sich also.

Naturgemäß verursachen Anschaffung und Implementierung dieser Tools zunächst einen gewissen Auf­wand, der sich aber mit einer höheren Effizienz in der Personal­arbeit kostenreduzierend auswirkt.

Fazit: Fehlzeitenmanagement

Fehlzeitenmanagement zur Reduzierung der Kosten für Personalausfall

Fehlzeiten kosten Unternehmen nicht nur Geld, sondern müssen mit viel Auf­wand organisatorisch abge­fangen werden. Im Rahmen eines stringenten Fehl­zeiten­managements können Unter­nehmen die Ursachen eingrenzen und gezielte Gegen­maß­nahmen ergreifen. Die dazu not­wendige Daten­grund­lage lässt sich insbe­sondere mit speziellen digitalen Tools schaffen, vor allem aber nach verschiedenen Prämissen auswerten. Abhängig von den Ergebnissen steht ein Portfolio an Maß­nahmen zur Auswahl, um beispiels­weise das Arbeits­klima zu verbessern, die Bedingungen am Arbeits­platz bedarfs­gerecht zu gestalten oder gesund­heits­fördernde Programme zu starten. Ziel im Fehl­zeiten­management ist es also, die gravierenden Ursachen für Fehl­zeiten zu ermitteln, gezielt zu be­kämpfen und damit die Kosten zu reduzieren.