Faktura – die Grundlagen
Eine Faktura (latein. für „Rechnung“) liefert die Zusammenhänge zwischen erbrachter Leistung und dem Zahlungszustand. Die Rechnungsgestaltung gehört für mittelständische Betriebe zum täglichen Aufgabenportfolio.
Ohne geeignete Faktura-Software lastet der Personalaufwand unter einer manuellen, lückenlosen Rechnungserstellung. Daher sind Softwarelösungen für die Faktura-Bearbeitung eine wirtschaftliche Alternative für ambitionierte Unternehmen.
Faktura über Software – digitaler Arbeitsplatz
Gesetzliche Vorgaben einer Faktura erzwingen einen umfassenden Datensatz, der händisch für jede Rechnung neu aufbereitet werden müsste. Mithilfe von Excel-Formularen bemühen sich viele mittelständische Unternehmen bereits darum, den Prozess beim Erstellen von Rechnungen zu verschlanken. Eine Faktura-Software hingegen unterstützt dabei, diesen Aufwand dank halbautomatischer Dokumentenerstellung zu minimieren.
Bearbeiter greifen auf einheitliche, rechtssichere Rechnungsvorlagen zurück und lassen Datensätze automatisch in die Faktura übertragen. Die Gefahr formaler Fehler lässt sich dadurch grundsätzlich ausschließen. Neben den Kundendaten können über die Faktura-Software ebenfalls Artikel gepflegt werden. Diese Daten lassen sich der Rechnung einfach über Auswahlfelder anfügen. Eine solche Softwarelösung sollte immer die folgenden Funktionen beinhalten:
- Pflegen der Kundendaten (Adressen, Bankverbindung, Aufträge, Steuernummer)
- Anlegen von Nutzerprofilen und Verwaltung der Zugriffsrechte
- Vertragseinsicht und -ablage, um Beziehungen zu Rechnungen herzustellen
- Daten über die erbrachte Leistung oder den Lieferumfang
- Pflegen von Produkten und Artikeln (Umfang und Preis, Kategorie)
- Automatische Aktualisierung von Steuersätzen und Tarifvorgaben
- Brutto-Netto-Berechnung und sonstige gesetzliche Kalkulationsgrundlagen
- Hinweise für die Aufbewahrungspflichten und ggf. Archivierungsfunktion
- Sowohl Rechnungen als auch Angebote sollten sich erstellen lassen.
Weitere Funktionen einer Faktura Software
-Moderne Faktura-Software ermöglicht, eigene Firmenlayouts mit Logo und Signaturen einzubinden. So bleiben Dokumente gegenüber dem Kundenkreis einheitlich und verfügen über ein Vertrauenssiegel. Die Layouts werden Bestandteil der Rechnungsvorlagen und können mit jedem Auftrag einfach wiederverwendet werden. Dadurch bleiben Rechnungen und Angebote sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Kunden übersichtlich. Die Rechnung ist schlussendlich ein Teil der Leistung oder des Produkts und sollte durch seine Verständlichkeit dem Sympathiewert des Unternehmens folgen.
Software für Fakturierung als Chance
Ein Missverständnis ergibt sich häufig aus der synonymen Verwendung der unterschiedlichen Begriffsbilder „Faktura“ und „Fakturierung“. Denn unter der Fakturierung versteht sich die weiterführende Rechnungsstellung und deren buchhalterische Verwendung, nicht aber die Dokumentierung einer Rechnung (Faktura).
Ein Faktura- oder Rechnungsprogramm zielt grundlegend darauf ab, den Prozess der Rechnungserstellung möglichst wirtschaftlich anzusetzen. Dennoch gibt es weiterführende oder angelagerte Softwarelösungen, die Funktionen für das gesamte Rechnungswesen bereitstellen.
Erweiterung über Software für Fakturierung
Eine Software für die Fakturierung geht demnach über die Rechnungserstellung hinaus. Sie ermöglicht, Rechnungs- und Zahlungsverläufe in der Gesamtheit zu überwachen und Belege treu nach gesetzlicher Aufbewahrungspflicht zu archivieren. Außerdem fügen sich Rechnungsstellung und -verwaltung als Hauptfunktionen hinzu. Das bedeutet, dass Leistungen und Zahlungseingänge automatisch und zuverlässig kontiert werden. Buchungssätze könne dann direkt an die Finanzbuchführung weitergegeben werden.
Über eine Software für die Fakturierung lässt sich direkt Kontakt mit dem Kunden herstellen. Das Programm wird mit dem Mail-Server des Unternehmens verknüpft und über die Benutzeroberfläche kann die Fakturierung direkt Dokumente an den Kunden und an die Finanzverwaltung versenden.
Für die Kontrolle des Zahlungsverkehrs bietet eine Fakturierungs-Software Funktionen, um Zahlungseingänge und Geschäftsprozesse zu überwachen und das Mahnwesen zu aktivieren. Auch die Bankverbindung lässt sich durch ein Mandat direkt mit der Software für die Fakturierung verknüpfen, sodass Aufträge direkt über die Benutzeroberfläche gesteuert werden.
Faktura Software im Vergleich – Einzel- & Komplettlösungen
Am wirtschaftlichsten ist die Faktura-Software als Teil einer Komplettlösung, mit der Unternehmen alle betrieblichen CRM- und ERP-Prozesse steuern. So lassen sich neben Personalkosten auch aufwändige Integrationsprozesse einsparen. Normalerweise wird die Faktura- oder Fakturierungssoftware an einen Programmpark angeschlossen, also durch Schnittstellen miteinander verknüpft.
Dies funktioniert vermutlich in kleinen Betrieben, die relativ wenige Programme nutzen. Beispielsweise gibt es für solche Fälle auch günstige Branchenlösungen, wie spezielle Faktura-Software für das Handwerk. Der wachsende Mittelstand ist jedoch auf langfristig kompatible Lösungen angewiesen.
Faktura Software als Standardsoftware
Unternehmen, die sich von der Aktualisierungstreue vieler verschiedener Softwarehersteller abhängig machen, sehen sich irgendwann vor einem enormen Verwaltungs- und Integrationsaufwand. Denn besonders bei Faktura-Software ist es notwendig, dass die Funktionen und Berechnungsgrundlagen ständig aktualisiert werden oder im Zweifel ein Support zur Verfügung steht.
Bestimmte Hersteller verlangen für die aktualisierten Versionen den Neupreis oder den Kauf einer neuen Lizenz. Es ist nicht immer garantiert, dass die aktualisierte Software mit den bestehenden Schnittstellen reibungslos kommuniziert oder ob alle Datenschutzlücken mit dem Update abgedeckt sind.
Dennoch: Besteht im Unternehmen ein recht geringer Verwaltungsaufwand, wird Standardsoftware sicherlich ausreichen.
Faktura als Teil der CRM-Software
Wird das CRM System mit der integrierten Faktura-Software individuell an die Herausforderungen des Unternehmens angepasst, können Bedenken bezüglich einer regelmäßigen Wartung des Komplettprogramms direkt geklärt werden. Anbieter von Individualsoftware bieten in der Regel einen Service, über den die Software Nutzer automatisch eine Benachrichtigung erhalten, wenn ein Programm erneuert wurde. Probleme bezüglich der langfristigen Kompatibilität lassen sich ausschließen. Der Verwaltungsaufwand wird minimiert und die Funktionalität der Rechnungsprogramme langfristig gesichert.
